• قرار گرفتن سایت و محصولات در صفحه اول گوگل
• پیشی گرفتن از رقبا در کلمه کلیدی و افزایش بازدید از سایت شما
• بارگزاری محتوا و عکس به صورت یکتا

خدمات بارگزاری محتوای محصولات

• محتوای شما دارای لینک های خروجی
• محتوای شما دارای لینک های داخلی
• نمایش عبارت کلیدی اصلی در مقدمه
• توزیع عبارت کلیدی و مترادف های آن بر اساس محتوای بارگزاری شده
• نمایش عبارت کلیدی در زیر عنوان ها
• رعایت ویژگی Alt تصاویر
• طول محتوا از 2100 الی 2400 کلمه
• نمایش عبارت کلیدی در عنوان سئوی مطالب
• رعایت طول عنوان سئو
• نمایش عبارت کلیدی در نامک

گزاره های زیر در بهبود خوانایی مطلب کمک می کنند:

• تعداد جملات
• طول جملات
• تعداد کلمات
• تعداد کلمات پیچیده
• درصد کلمات سخت و پیچیده
• میانگین کلمات در هر جمله
• میانگین بخش و هجاهای هر کلمه
• نحوه توزیع زیر عنوان ها
• اندازه طول پاراگراف

• میزبانی سایت بر روی هاست امن
• استفاده از اینترنت امن و مطمئن
• استفاده از سیستم عامل و نرم افزارهای معتبر و اصلی
• استفاده از آنتی ویروس و فایروال قدرتمند ، بروز ، معتبر و اصلی
• دریافت سیستم مدیریت محتوا ، قالب و افزونه تنها از منبع اصلی
• استفاده از رمز عبور قدرتمند و محافظت از آن
• تعیین سطح دسترسی مناسب اطلاعات
• محافظت از مسیر ورود به مدیریت سایت
• تعیین محدودیت های دسترسی و مشاهده
• محافظت سایت در برابر اسپمرها
• پیگیری مشکلات امنیتی گزارش شده و بروزرسانی امنیتی مداوم
• راه اندازی گواهی امنیتی SSL بر روی سایت

• بازيابي اطلاعات هارد سرور در كمترين زمان ممكن
• نگهداری نسخه ‌هاي زماني مختلفي از داده‌ها
• ايجاد زمانبندي براي گرفتن نسخه های پشتيبان طبق سياست‌هاي امنيتي
• آرشيو كردن اطلاعات و نگهداري آنها در فضاي كاري، بيرون از سايت يا بيرون از فضاي كاري (off-site)
• پشتيبان‌گيري در كمترين زمان ممكن
• تهيه نسخه‌هاي پشتيبان از سيستم‌ عامل مختلف و برنامه‌هاي كاربردي
• امكان پشتيبان‌ گيري متمركز و خودکار وجود داشته باشد

• بارگزاری محتوای(مطالب) سایت
• سازگاری سایت با مرورگرهای مختلف
• طرح گرافیکی سایت
• رنگ بندی در سایت(رنگ پس زمینه و سایر رنگها در عناصر مختلف )
• مولتی مدیا (ویدئوها و موزیک ها)
• لینکهای موجود در سایت
• فریم های سایت
• فرم های تماس و ارتباط مخاطب با مدیر سایت

• مقدمه:

  امروزه با پيشرفت علوم و تكنولوژي امكان توليد انبوره كالا فراهم شده است و اين كار برنامه‌ريزي دقيق جهت استفاده به موقع و حداكثر از امكانات را مي‌طلبد. تقسيم كار و رشد جمعيت نياز استفاده از فرآورده‌هاي ديگران را بوجود آورده است و اين خود زمينه پيدايش سازمان‌هاي معظم گرديده كه در اين نظام‌هاي پيچيده فني ـ اجتماعي، انبار به عنوان واسطه موجبات گردش كالا از ثبات قيمت محصول، تعمير و نگهداري ماشين‌ها و … نقش مهمي را ايفا نمايد بطوريكه نقش آن در تجارت غير قابل انكار است.

  ارزش ريالي موجودي‌هاي انبار در صنايع مختلف متفاوت است و عوامل مختلفي در ميزان نگهداري موجودي انبار واحدهاي صنعتي ـ تجاري مؤثرند مثل روش توليد، دوره توليد، ميزان بكارگيري ماشين‌آلات، نوع محصول ساخته شده، بازار مصرف، نوع مواد اوليه مورد احتياج، نوسانات ارزي و قيمت در بازارهاي جهاني، وضعيت واحد صنعتي در كل صنعت كشور و جهان و … و بالاخره سيستم‌هاي تداركاتي و سفارشات واحدهاي توليدي. اما انبار به دلايل متفاوتي براي مؤسسات و مراكز تجاري ـ صنعتي از اهميت خاصي برخوردار مي‌باشد كه اهم آنها عبارتند از:

  • ارزش بالاي سرمايه در گردش شركت كه به صورت كالا در انبار نگهداري مي‌شود (گاهاً تا 60 درصد سرمايه در گردش).
  • ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخش انبار با بخش‌هايي نظير توليد يا تعمير و نگهداري و وقفه در توليد به علت نرسيدن نيازمندي‌ها.
  • ارتباط نزديك انبار با بخش برنامه‌ريزي مواد بايد به نحوي باشد كه ضربه‌هاي حاصله در اثر كمبود محصول يا مواد را خنثي نمايد و حكم ضربه‌گير را در سازمان داشته باشد.

• فصل  : 1

  تعريف انبار:

  امروزه انبار ديگر حالت يك محفظه را ندارد بلكه عمليات آن زماني كافي و رضايت‌بخش است كه از دو جهت اطلاعاتي و فيزيكي مورد توجه قرار گيرد بطور كلي انبار محل و فضايي است كه يك يا چند نوع كالاي بازرگاني ـ صنعتي يا مواد اوليه يا فرآورده‌هاي مختلف در آن نگهداري مي‌شود يا مي‌توان گفت محل و فضايي است كه در آن مواد اوليه براي ساخت محصولات، كالاي نيمه ساخته (كالاي در جريان ساخت)، محصول ساخته شده، مواد و لوازم مصرفي، قطعات يدكي ماشين‌آلات، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداري مي‌شود آنهم براساس سيستم صحيح طبقه‌بندي.

  جايگاه انبار:

  سازماندهي سازمان‌هاي ختلف بنابر نيازهاي آنها متفاوت است. گاه در بعضي از مؤسسات انبار مستقيماً زير نظر مدير عامل قرار دارد و تحت نظر مدير انبار نيز انبارهاي مختلفي مانند انبار مواد، قطعات، محصولات، ضايعات و … قرار دارد. در سازمان‌هاي دولتي و غير انتفاعي معمولاً واحد انبار تحت نظر تداركات و يا كارپردازي كه خود نيز يكي از واحدهاي تابعه امور اداري است انجام وظيفه مي‌نمايد.

  اهداف و وظايف انبارها:

  هدف از تشكيل و ايجاد انبارها چه در سازمان‌هاي دولتي و چه بخش خصوصي، تأمين و نگهداري كالاهاي مورد نياز سازمان است. انبارداري عبارتست از كليه فعاليت‌هاي مربوط به تهيه و نگهداري و تحويل مواد و اقلام مورد نياز در زمان مناسب و مديريت انبارداري نيز برنامه‌ريزي و سازمان‌دهي و هماهنگي و هدايت و كنترل عمليات انبارداري است وظايف انبارها را مي‌توان به شرح زير بازگو نمود:

  • برنامه‌ريزي و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودي هر يك از اقلام كالاهاي مورد نياز سازمان در حد مطلوب خود.
  • همكاري و مساعدت در خريد و تأمين و تهيه كالاها و كنترل و دريافت كالاهاي خريداري شده.
  • نگهداري كالا در انبار به نحو صحيح و تسريع در امر تحويل با رعايت مقررات و دستورالعمل‌هاي سازمان اجراي وظايف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحيح انبارداري، موجبات تسريع در انجام امور سازمان و توليد بي‌وقفه و مرغوب و صرفه‌جويي و كاهش هزينه‌هاي توليد را موجب شده و بنيه مالي شركت (سازمان) را تقويت مي‌نمايد اجراي قوانين و دستورالعمل‌هاي سازمان در كليه امور خصوصاً انبارداري كه جنبه مالي دارد لازم‌الاجراست و عدول از آن كيفر به همراه دارد.

  گرچه كهولت مقررات و عدم تطابق آنها با دنياي امروز موجبات كندي كار را فراهم مي‌نمايد ولي در پي اصلاح و نوسازي آن همواره بايد تلاش نمود.

   

  انواع انبارها:

  انبارها از نظر فرم ساختماني به سه صورت زير مي‌باشند:

  • انبارهاي پوشيده: كه از تمام اطراف بسته است و داراي سقف و وسايل ايمني كامل مي‌باشند.
  • انبارهاي سرپوشيده يا هانگارد: اين انبار داراي سقف بوده ولي چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبي است. اين نوع انبارها كالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ مي‌نمايد.
  • انبارهاي باز يا محوطه: اين انبار به صورت محوطه بوده و جهت نگهداري ماشين‌آلات و لوازم سنگين مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

  انبارها را از نظر نوع موادي كه در آن نگهداري مي‌شود مي‌توان به چهار دسته كلي يا بيشتر تقسيم نمود مثل انبار مواد اوليه يا انبار محصول يا  انبار ضايعات يا … .

  از تركيب چند انبار با هم نيز مخزن بوجود مي‌آيد. انبارها از لحاظ كالاهايي كه در آنها نگهداري مي‌شود به انبار كالاهاي معمولي، قابل اشتعال يا انفجار، فاسد شدني، شيميايي و سموم و انبار مواد غله‌اي تقسيم مي‌شود و از لحاظ چگونگي و ماهيت به انبارهاي گمركي و ترانزيتي يا انبارهاي توزيع محلي يا ناحيه‌اي كارخانه‌هاي صنعتي تقسيم مي‌شود و ممكن است دسته‌بندي‌هاي ديگري را نيز از انبارها بعمل آورد كه در زمره ساير روش‌ها مي‌توان آنها را بررسي نمود.

   

   

  انواع موجودي‌هاي انبارها:

  • مواد اوليه: براي ساخت محصولات كه به مواد خام مشهور است. البته مواد اوليه ممكن است مواد خام و طبيعي نباشد بلكه محصول ساخته شده در يك كارخانه ممكن است ماده اوليه كارخانه ديگر باشد مثل نخ كه محصول نهايي كارخانه نخ ريسي است اما ماده اوليه پارچه‌بافي است و پارچه نيز خود ماده اوليه كارخانجات و لباس دوزي‌هاست.
  • كالاي نيمه ساخته (كالاي در جريان ساخت): كه شامل بهاي ناقص دستمزد و مواد و هزينه‌هاي سربار ساخت مي‌باشد.
  • كالاي ساخته شده: كالاهاي آماده براي فروش يا توزيعي هستند كه ممكن است تهيه شده يا ساخته شده باشند.
  • اجناس خريداري شده جهت فروش: كه در مؤسسات تجاري و توزيع كننده اين نوع موجودي بيشتر به چشم مي‌خورد.
  • مواد و لوازم مصرفي: كه در توليد غيرمستقيم مؤثرند مثل گريس، روغن، ملزومات و غيره … .
  • قطعات يدكي ماشين‌آلات: كه جهت تعمير ماشين‌آلات و دستگاه‌ها بكار مي‌روند.
  • ابزارآلات: كه ابزار كارگاه‌ها براي توليد محصول مي‌باشد.
  • اجناس اسقاطي: اجناسي هستند كه مستهلك شده و غيرقابل استفاده‌اند و معمولاً به مزايده گذاشته مي‌شوند يا مورد تعمير مجدد قرار مي‌گيرند.

  موجودي‌هاي مذكور بايد در انبارها با نظم و طبقه‌بندي و جاگذاري و كدگذاري‌هاي مناسبي قرار بگيرند.   

• فصل  :  2 

  سيستم انبارداري و مزيت‌هاي آن:

  سيستم مجموعه‌اي از اجزاء و عناصرست كه با هم داراي ارتباط متقابلي مي‌باشند و هر سيستمي داراي هدف است و غالباً برآيندي غير از برآيند حاصل جمع برآيندهاي اجزاء خود دارد. وجود اين كليت جدا با ويژگي‌هاي خاص خود در امور انبارداري مزاياي زيادي را عايد ما مي‌سازد كه اهم اين مزايا عبارتند از:

  • شناسايي كالاهاي موجود در انبار به نحوي آسانتر و دسترسي راحت‌تر به كالاها بخصوص در مؤسسات با حجم موجودي‌هاي زياد و متنوع.
  • تشكيل فايل‌هاي اطلاعاتي دقيق‌تر در بخش‌هاي مختلف و تسريع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصميم‌گيري‌‌هاي مديريت.
  • دادن اطلاعات دقيق و صحيح به ساير بخش‌هاي مؤسسه و ارتباط سيستماتيك و منظم اطلاعات ميان آنها.
  • رفع اشكال ناشي از اتكاء سيستم و مؤسسه به افراد معين در صورتي‌كه فرد جديدي مسئوليت انجام بخشي از فعاليت‌هاي سيستم را بر عهده گيرد در اسرع وقت از چهارچوب فعاليت‌ها و روابط سيستم اطلاع حاصل مي‌نمايد.
  • ايجاد اطمينان خاطر در مديريت و مسئولين بخش‌ها در صورت وجود سيستم منظم و تصميم‌گيري بجا و به موقع متكي بر اطلاعات صحيح و كافي.
  • ايجاد كنترل‌هاي دقيق در سيستم از طريق كنترل دائمي و ادواري موجودي‌هاي انبار و بررسي و رفع مغايرات احتمالي.
  • كاهش هزينه‌هاي مصرف بدون مواد يا سهل انگاري در مصرف و حفظ مواد، رفت و آمدهاي زايد و پيش‌بيني‌هاي غلط به علت نداشتن اطلاعات صحيح و به موقع هزينه‌هاي ديگر.
  • پايه و اساسي جهت سيستم حسابداري صنعتي مي‌گردد اگر سيستم نگهداري و ثبت ميزان رسيده و مصرف مواد صحيح تعبيه شود.
  • تأثير روحي ناشي از وجود نظم و آگاهي مسئولين از ميزان دقيق موجودي‌هاي و كاهش يا حذف احتمال سوءاستفاده توسط متصديان يا انبارداران و مديران و رئيس انبارها.

  وظايف انباردار:

  • توصيه و پيشنهاد روش‌هاي انبارداري و اصلاحي ديگر.
  • اجراي سيستم و روش انبارداري مصوب توسط مقامات مجاز سازمان.
  • نظارت كلي نسبت به تمام انبارهاي سازمان از طريق رؤساي واحدهاي تابعه.
  • تعيين انواع مختلف كالاهايي كه بايد در انبار نگهداري شوند.
  • نگهداري مدارك مربوط به موجودي‌هاي واقعي كالاها در مؤسسه.
  • مراقبت و صدور دستور جهت محافظت از موجودي‌هاي انبار از لحاظ فساد و نابودي و ساير مخاطرات احتمالي.
  • اجراي بودجه مصوب انبارها.
  • مراقبت در رفع نواقص پرسنلي و تكميل كادر انبارداران و انتخاب انبارداران با معلومات و تنظيم برنامه‌هاي آموزشي آنان.
  • مراقبت در ارسال گزارش‌هاي ماهيانه انبارها و ساير مكاتبات و انجام امور اداري.

  وظايف رئيس يا متصدي انبار:

  • حفظ و حراست كليه اجناسي كه در تحويل انبار مي‌باشند و مراقبت آنها از فساد و مخاطرات احتمالي.
  • اطلاع از انواع موجودي انواع اجناس موجود در انبارها در هر موقع از زمان.
  • تشخيص و تعيين اشياء اضافي و بدون استفاده و گزارش نمودن آن.
  • مراقبت در اينكه موجودي‌هاي انبار از حداقل و حداكثر مندرج در كارت‌هاي انبار كمتر نشده و يا تجاوز نكند.
  • نظارت در دريافت و تحويل كالا طبق دستورات صادره و تهيه اسناد مربوط به آن.
  • مراقبت در بسته‌بندي و حمل محصولات و توزين و شمارش كالاها.
  • مراقبت در ثبت مدارك و اسناد و دفاتر و كارت‌هاي انبار.
  • داشتن مهارت كافي در طبقه‌بندي، نگهداري، جاگذاري اجناس و ترتيب محل انبارها و كالاها و كد آنها.
  • خود را موظف به رعايت اصول امانت‌داري و حفظ منافع مؤسسه مربوطه بداند.
  • از روش‌ها و فنون انبارداري اطلاعا كافي داشته و داراي ابتكار شخصي در تسهيل امور انبارها باشد.
  • گزارشات هر دوره عملكرد (هفتگي ـ پانزده روزه ـ ماهيانه) را به نحوي صحيح و به موقع جهت ارائه به مديريت‌ها تهيه نمايد.

  انتظارات مديريت يك مؤسسه از سيستم كنترل انبارها:

  • وجود همكاري بين واحدهاي مربوط به خريد، دريافت، آزمايش، انبار و حسابداري.
  • تمركز يافتن كليه خريدها در قسمت خريد.
  • به مصرف رساندن مقرون به صرفه مواد و ملزومات.
  • انبار كردن تمام مواد و ملزومات بطرز خاصي كه به نحو دقيق و با سرپرستي كامل محافظت گردند.
  • تعيين ميزان حداقل و حداكثر موجودي هر جنس به نحوي‌كه از آن حدود تجاوز يا كاهش ننمايد.
  • انجام عمليات صحيح در مورد صدور اجناس بطوريكه تحويل آن طبق درخواست‌هاي مصوب در موقع لزوم انجام شود.

• فصل  :  3

  طراحي و برنامه‌ريزي تأمين كالا:

  براي اينكه قسمت انبارهاي سازمان بتواند وظايف محوله را به نحو احسن به مرحله اجرا درآورد و از خريد كالاهاي زايد و بلامصرف جلوگيري گردد و سازمان مواجه با كمبود مواد اوليه و لوازم و قطعات يدكي مورد نياز نشود، مديران و مسئولين كليه قسمت‌هاي سازمان با همكاري مسئولين قسمت‌هاي خريد و انبارها، با برنامه‌ريزي صحيح و تحقيقات و محاسبه همه جانبه نيازهاي واقعي سازمان را برآورد نموده و با ايجاد سيستم صحيح، از خريدهاي بي‌رويه و اتلاف سرمايه و نيروي كار سازمان جلوگيري نمايد. بطور كلي برنامه‌ريزي تأمين كالا، متناسب با سيستم كار سازمان، موقعيت جغرافيايي، امكانات مالي، فضاي انبارها و امكانات نگهداري كالا و … بايد طراحي و به مرحله اجرا درآيد. ارائه طرحي بي‌چون و چرا كه در كليه سازمان‌ها قابل اجرا باشد ميسر نبوده و مقرون به صلاح هم نخواهد بود. اما اميد است با رعايت مراحل و نكات ذيل بتوان مسئولين امر را در اين مهم ياري نمود:

  (1) تعيين انواع كالاهاي مورد نياز: در هر سازماني بايد مشخص شود كه چه كالاهايي مورد نياز است؟ براي تهيه صورت كالاهاي مورد نياز سازمان بايد عمليات و مراحل ذيل را به مرحله اجرا درآورد:

  الف) قسمت‌هاي مختلف سازمان كالاي مورد نياز خود را با ذكر مشخصات دقيق به قسمت تداركات ارسال مي‌دارند.

  ب) قسمت تداركات ليست‌هاي ارسالي از قسمت‌هاي مختلف را دقيقاً بررسي نموده و كالاهاي مشترك‌المصرف و يا ملزومات عمومي را به صورت فهرستي تنظيم و ثبت مي‌نمايد.

  ج) سپس كالاهايي را كه از طرف دو يا چند قسمت درخواست شده تحت عنوان كالاهاي چند مصرفي به ليست‌هاي فوق اضافه مي‌شود.

  د) سپس كالاهاي اختصاصي قسمت‌هاي مختلف سازمان مشخص و به نام قسمت درخواست كننده به صورت كلي كالاهاي مورد نياز اضافه مي‌شود. بدين ترتيب اسامي كليه نيازها با ذكر قسمت‌هاي مصرف كننده آن مهيا مي‌شود.

  (2) استاندارد كردن كالاهاي مورد نياز سازمان: در اجراي اين اصل مشخصات فني و ميزان ايمني و مرغوبيت كالاهاي مورد نياز توسط مسئولين فني و كارشناسان ذيصلاح دقيقاً مشخص و با توجه به كيفيت و بهاي آنها در مقايسه با كالاهاي مشابه و قابل مصرف، مناسب‌ترين نوع يا مارك هر يك از كالاها را معين مي‌نمايند. مسئولين خريد مكلفند تا هميشه كالاهاي مورد نياز را با مارك تعيين شده خريداري و از خريداري كردن مارك‌هاي غيرمجاز خودداري نمايند.

  (3) تعيين مقدار هر يك از اقلام كالاها: مقدار هر يك از اقلام با توجه به زمان و بودجه و اوليت كالاها تهيه مي‌شوند.

  (4) شناسايي منابع خريد و تأمين كالا: جهت حصول اطمينان از دقت و سرعت و عدم ايجاد وقفه و تأمين كالاها با قيمت ارزان و كيفيت مرغوب بايد كارخانجات و نمايندگي‌هاي معتبر فروش را مشخص كرد اين مؤسسات و نمايندگي‌ها ممكن است در داخل يا خارج كشور باشند. همچنين برسي امكانات تهيه و توليد بعضي از كالاها با امكانات سازمان موجبات خودكفايي تقريبي را فراهم مي‌آورد لذا علاوه بر صرفه‌جويي در قيمت خريد و حمل و نقل، موجب افزايش مهارت كاركنان شده و نگراني كمبود و يا نبود اين كالاها در بازار تا حدودي مرتفع خواهد شد. منبع ديگر تأمين كالا، وجود كالاهاي بلامصرف و اضافه بر مصرف در ساير انبارهاي سازمان است و لازم است انبارها از اين لحاظ دائماً بررسي شوند تا در صورت احتياج به قسمت‌هاي نيازمند ديگر انتقال و يا در صورت عدم نياز به فروش برسند تا از ركود سرمايه و فرسايش كالاها در  انبارها جلوگيري شود.

  طبقه‌بندي

  تعريف طبقه‌بندي و نكات مهم در اجراي آن:

  به تقسيم انواع كالاهاي موجود به گروه‌ها يا دسته‌هائي‌كه داراي صفات مشترك و يا كاربرد مشترك باشند طبقه‌بندي گويند. طبقه‌بندي كالا به طور ناقص در منازل، سازمان‌ها و … به نحوي صورت گرفته و در بيشتر موارد براي نگهداري كالا ناگزير به اجراي آن خواهيم بود. در انبارها براي نگهداري بهتر و تعيين آدرس و پياده كردن سيستم كدگذاري و كنترل موجودي و طبقه‌بندي كالا اهميت مي‌يابد. معمولاً در سازمان‌ها و مؤسسات بزرگ صنعتي، با بررسي‌هاي دقيق و همه جانبه كليه كالاهاي مورد نياز سازمان را با توجه به كاربرد و خصوصيات و شرايط نگهداري آنها به چند گروه الي و هر گروه اصلي را به يك انبار اختصاص مي‌دهند. در انبار نيز كالاهاي موجود را با توجه به تجانس و حجم كالا و كاربرد آنها و وسايل و امكانات نگهداري و گنجايش انبارها طبقه‌بندي مي‌نمايند يعني يك گروه اصلي كالا را به يك انبار اختصاص داده و چند گروه فرعي ديگر از آن تهيه مي‌نمايند در طبقه‌بندي بايد به نكات مهم زير توجه نمود:

  • براي كليه كاركنان انبار ساده و قابل فهم باشد.
  • با احتاجات مختلف سازمان منطبق و هماهنگ بوده و نياز آنها را به راحتي تأمين نمايد.
  • انعطاف‌پذير بوده و با تغييرات كاهش يا افزايش تعداد اقلام كالاهاي مورد نياز قابل تطبيق باشد.

   

  عوامل مؤثر در انتخاب سيستم و شيوه طبقه‌بندي:

  • تعداد اقلام انبار و كالاها و همچنين ظرفيت انبارها
  • وسايل نگهداري كالا و ميزان صادرات و واردات كالاها
  • موقعيت جغرافيايي قسمت‌هاي مصرف كننده
  • مقررات و نظريه مقامات مسئول سازمان.

  انواع طبقه‌بندي كردن كالاها:

  (1)طبقه‌بندي كردن كالاهاي مورد نياز سازمان.

  (2)طبقه‌بندي كالاهاي موجود در انبار.

  (3)طبقه‌بندي كالا در سطح مواد مورد نياز صنايع كشور يا طبقه‌بندي استاندارد.

  (4)طبقه‌بندي كالاها براساس طرح‌ها و برنامه‌ها.

  (5)طبقه‌بندي كالا بر حسب مراحل انجام كار و زمان مصرف.

  در نوع اول طبقه‌بندي كليه نيازهاي سازمان را به گروه‌هاي عمده تقسيم و هر گروه را در انباري با توجه به عمليات و فعاليت‌ها قرار داده و آن انبار را به همان نام مي‌نامند مثل انبار مصالح ساختماني، قطعات يدكي، برق، لوازم اداري و نوشت‌افزار و انبار ملزومات عمومي، انبار سوخت و روغن‌آلات و … .

  در روش دوم يك يا دو گروه اصلي كالا را به انبار اختصاص داده و سپس از نظر خواص و حجم و كاربر و ميزان مصرف و امكانات نگهداري و … آنرا به گروه‌هاي فرعي تقسيم مي‌نمايند. مثلاً انبار مصالح و لوازم ساختماني به عنوان گروهي اصلي به گروه‌هاي فرعي آهن‌آلات، لوزام بهداشتي، لوازم برقي، لوازم لوله‌كشي، ابزار ساختماني، مصالح ساختمان، لوازم تزئيني و … تقسيم و رده‌بندي مي‌گردد.

  در روش چهارم كليه كالاها و لوازم مختلف مربوط به اجراي يك طرح يا برنامه را برآورد و محاسبه نموده و كليه اين كالاها را به مقدار لازم در اختيار مجريان طرح قرار مي‌دهند.

  در روش پنجم مطابق مراحل انجام كار و عمليات و زمان‌بندي اجراي هر برنامه كالاهاي مورد نياز آن مرحله را در يك گروه قرار مي‌دهند مثلاً در شركت نفت پس از كشف و تخمين مقدار ذخيره معادن نفت، جهت حفاري چاه‌ها و مهار آن و استخراج و انتقال نفت خام به يكي از پالايشگاه‌هاي كشور ابتدا كليه لوازم حفاري بعد كليه لوازم مهار چاه و بعد لوازم استخراج و بعد لوازم لوله‌كشي و انتقال نفت را تحويل داده و هر مرحله يك گروه را تشكيل مي‌دهد.

  اما روش سوم يا استاندارد در كشورهاي صنعتي با همكاري كليه مؤسسات صنعتي دولتي و خصوصي به اجرا درمي‌آيد. به طبقه‌بندي كليه مواد مورد نياز صنايع و توليدات كشور طبقه‌بندي ملي يا استاندار گويند كه مورد قبول و استفاده كليه مؤسسات توليدي قرار مي‌گيرد.

  تعريف و فوايد كدگذاري:

  به ايجاد رويه و سيستمي كه هب وسيله آن اطلاعات و نشانه‌هاي مورد نياز از شخصي به شخص ديگر يا از نقطه‌اي به نقطه ديگر به صورت خلاصه منتقل گردد كدگذاري گويند. كه به معني رمز يا نشان خاص است و جهت سهولت در كار و تقليل حجم گفته‌ها و نوشته‌ها بكار مي‌رود در كدگذاري ممكن است از عوامل متعددي چون رنگ‌ها، نورها، اشكال، اعداد، الفبا و … يا تركيبي از آنها بهره گرفت اما مهمترين فوايد سيستم كدگذاري عبارتند از:

  (1) جلوگيري از نوشتن جملات طويل و توصيفي و شناسايي كردن ساده و دقيق‌تر كالاها.

  (2)استاندارد كردن كالاها و كمك به جمع‌آوري صحيح آمار و اطلاعات آماري و محاسباتي.

  (3)ثبت عمليات واردات و صادرات كالاها و نگهداري حساب دقيق موجودي انبار توسط ماشين‌هاي الكترونيكي پيشرفته.

  (4)صدور سفارش خريد بطور ساده و مطمئن و دقيق و پيگيري ساده‌تر امور و سهولت برنامه‌ريزي و كنترل.

  انواع روش‌هاي كدگذاري:

  • روش ساده با روش اعداد ترتيبي.
  • روش اعداد گروهي.
  • روش اعشاري يا روش ديوئي.
  • روش حروفي يا الفبايي.
  • روش نيمونيك يا روش استفاده اول نام كالاها.
  • روش مخفي.
  • روش كدينگ ويژه.
  • روش كدينگ استاندارد.

  در روش ساده كالاها به ترتيب ورود سريال مي‌خورند مثل 1 و 2 و 3 … و براي انبارهايي تعداد اقلامشان محدود بود در قديم استفاده مي‌ِشد عيب اين روش عدم توانايي در كنار هم‌گذاري كدهاي دو كالاي مشابه در صورت جديد‌الورود بودن يكي از آنها بود كه با فاصله باز اين مشكل رفع شد مثل 1 ـ 5 ـ 10 ـ 15 ـ … يعني اعداد بين آنها كه كد كالاي مشابه با شماره‌هاي قبل و بعد از آن را نشان مي‌دهد. در روش اعداد گروهي كليه كالاها را به چند گروه كلي متناسب تقسم مي‌نماييم. مثلاً‌350 قلم كالاي مؤسسه را در 5 گروه تقسيم‌بندي مي‌كنند لذا تعداد كالاها در هر گروه عبارتست از  70= 5 ÷ 350.

  يعني 70 قلم در يك رده قرار مي‌گيرد با 30% شماره اضافي هر رده شامل 100 قلم كالا مي‌گردد كه از شماره 70 تا 100 جهت كالاهاي جديد‌الورود مي‌باشد به همين ترتيب در هر رده 30% شماره اضافي از كل تعداد موجودي در هر رده در نظر گرفته مي‌شود و رده دوم از 101 شمارش مي‌شود و رده سوم از 201 و رده چهارم از 301 و رده پنجم از 401 اين روش نقص روش ساده را ندارد در هر گروه كدهاي اضافي تعبيه شده است حسن ديگر آن اين است كه عدد اول از سمت چپ نشانگر گروه خاص آن موجودي است. در مثال بالا 500 كد خواهيم داشت (براي 5 گروه اصلي ئ 350 موجودي واقعي و هر 70 قلم در يك گروه قرار مي‌گيرد). در روش اعشاري ديوئي از عدد و اعشار استفاده مي‌شود و بيشتر در كتابخانه‌ها متداول است مثلاً كد 7/15/24 عدد 24 بيانگر گروه كتاب و دو رقم دوم يعني 15 نمايانگر نام مؤلف و عدد 7 نشانگر نام كتاب است.

  در روش حروف الفبايي از حروف و يا اعداد و حروف مركب استفاده مي‌شود كه گروه اصلي با يك حرف و گروه فرعي و اصل كالا از حروف ديگر يا اعداد مشخص مي‌شود. در روش نيمونيك يا حروف اول نام كالاها كه براي انبارها با موجودي كم بكار مي‌رود نام كالا يا مشخصات چيزي را به اختصار بياد ما مي‌آورد مثل نزاجا = نيروي زميني ارتش جهموري اسلامي ايران يا ا.س.م = اسيد سولفوريك مرگ و … . اين روش محتاج به حضور ذهن خوب كاركنان انبارداري است. در روش مخفي ارقام علامات و يا حروفي كه براي كدگذاري بكار مي‌رود اول داراي معني و مفهوم خاص بوده و درك آنها مستلزم شناخت قبلي يا مراجعه به راهنما يا كلي رمز خواهد بود مثل شماره خودورهاي ارتش يا علاماتي كه در مخابرات تلگرافي از آنها استفاده مي‌شود.

  روش كدينگ ويژه جهت طراحي و كدگذاري اقلام انبا بنا به نياز مؤسسه است. بعد از كدگذاري همه اقلام مؤسسه فهرست كاملي با ذكر مشخصات دقيق و واحد مصرف جنس تهيه مي‌شود و جاي خالي يا اعداد رزرو نيز در نظر گرفته مي‌شود. پس از طي مراحل فوق دفتر راهنماي انبارها تهيه مي‌شود كه مورد استفاده مصرف كنندگان، انبار، مأمورين خريد و حسابداري قرار گرفته و به منزله زبان يكنواخت قسمت‌هاي مختلف عمل مي‌نمايد.

  در اين دفتر مواردي چون نام و مشخصات كالا، واحد مصرفي جنس، شماره يا كد كالا و محل در انبار به چشم مي‌خورد.

  براي دستيابي به شماره جنس در دفترچه راهنماي اقلام بايد اقدامات زير را به عمل آورد:

  • تعيين گروه اصلي مربوط به آن جنس.
  • تعيين گروه فرعي آن جنس كه در داخل گروه اصلي قرار دارد.
  • تعيين شماره كالاهاي مربوطه از داخل گروه‌هاي فرعي.

   

  سيستم Mesc:

  در سيستم Mesc كه روش كدگذاري جديدي به شمار مي‌آيد، هر قلم كالا توسط يك عدد ده رقمي نشان داده مي‌شود. براي كليه اقلام مصرفي و مورد مصرف آينده صنعت يكصد (99 تا 00) گروه پيش‌بيني شده است. هر گروه مشتمل بر يكصد گروه فرعي (99 تا 00) و هر گروه فرعي نيز شامل يكصد گروه فرعي ديگر مي‌باشد. علاوه بر آن مي‌توان به هر يك از تركيبات اين شش رقم، اعداد (999 ـ 000) يك عدد سه رقمي را اضافه نمود. اجزاء تشكيل دهنده نه (9) رقم اول Mesc به ترتيب زير نشان دهنده موارد زير مي‌باشند:

  نمودار مشخصات كالا              فرعي   فرعي   اصلي

  ** ـ *** ـ    ـ      ** ـ   ** ـ   **

  به اين ترتيب هر قلم كالا با 9 رقم اول شماره طبقه‌بندي (Mesc) مشخص شده و رقم آخر كه نمودار ناميده مي‌شود، اطلاعات خاص را درباره كالاي مورد بحث به شرح زير در اختيار مي‌گذارد:

  نمودار 0: هنوز اين كالا بكار گرفته نشده است.

  نمودار 1: نشان دهنده كالاها و لوازم وارداتي (غير از قطعات يدكي وارداتي) است كه به عنوان كالاهاي استاندارد صنعت برگزيده شده‌اند.

  نمودار 2: نشان دهنده كالاها و لوازم و يا قطعاتي است كه در ايران ساخته و يا تهيه مي‌شوند و به عنوان كالاهاي استاندارد برگزيه شده‌اند.

  نمودار 3: نشان دهنده قطعات يدكي وارداتي است كه به عنوان قطعات يدكي استاندارد صنعت انتخاب شده‌اند.

  نمودار 4: نمايشگر شماره موقت كالا بوده و فقط باي استفاده دايره طبقه‌بند كالا مي‌باشد.

  نمودار 5: نمايشگر لزوم مراجعه به يك شماره طبقه (Mesc) ديگر براي كسب مشخصات اصلي است.

  نمودار 6: نشانگر كالاهاي غيراستاندارد اعم از لوازم عمومي و قطعات يدكي است كه مجدداً نبايد سفارش شوند. اقام داراي نمودار 6 به سرعت بايد مورد بررسي قرار گيرند و طبق ضوابط مربوطه ترتيب حذف آنها از موجودي انبار داده شود.

  نموار 7: نشان دهنده كالايي است كه قابل مصرف مي‌باشد ولي كالاي مشابه ديگري جانشين آن شده و ديگر سفاش داده نخواهد شد  و از مسئولين انبار خواسته مي‌شود كه قبل از سفارش و توزيع اقلام استاندارد، نسبت به توزيع و مصرف اقلام نمودار 7 نمايند.

  نمودار 8: نشانگر كالاي مستعملي است كه تعمير شده و قابل استفاده مي‌باشد و در انبار نگهداري مي‌شود.

  نموار 9: نشانگر كالايي است كه هنوز مشخصات آن با هيچيك از نمودارهاي فوق قابل تطبيق نباشد و مادامي كه تصميم نهايي درباره آن گرفته نشده سفارشي نخواهد شد. پس از اتمام مطالعات درباره آن كالا مصرف كننده مي‌بايستي فرم پشنهادي براي تغيير و اصلاح1 نمودار 9 به يك نمودار استاندارد يا غير استاندارد با در نظر گرفتن ضرورت انبار نمودن آن قلم به منظور عمليات آتي به اداره طبقه‌بندي كالا ارسال نمايد.

  اقلام نمودار 6 و 7 و 9 به علت استاندارد نبودن در كتاب طبقه‌بندي و كدگذاري آورده نمي‌شوند و در اسرع وقت مي‌بايست بررسي و تعيين تكليف گردند. جهت نيل به اين هدف اين گونه اقلام در فهرست موجودي انبار و همچنين در فهرست جداگانه‌ايكه در اختيار ادارات انبارها و تداركات قرار خواهد گرفت و جهت هر گونه مراجعه بعدي موجود مي‌باشد. فهرست كامل كدينگ آن به شر زير است لازم به ذكر است كه اين سيستم در صنعت نفت كشور ما در حال حاضر به اجرا در آمده است و قابل پياده كردن در نقاط و صنايع ديگر نيز مي‌باشند فهرست طبقه‌بندي و كدگذاري كامل به شرح زير است

  فهرست گروه‌هاي طبقه‌بندي و كدگذاري كالاها

  الف ـ حفاري و توليد:

  گروه 1. ماشين‌آلات حفاري و دكل حفاري

  گروه 2. ماشين‌آلات توليد و سيمان

  گروه 3. ابزارآلات حفاري و توليد

  گروه 4. ابزارآلات سيمان‌كاري دكل حفاري

  گروه 5. ابزارآلات تعميرات

  گروه 6. ابزار دقيق حفاري

  گروه7. ابزار دقيق كنترل دكل حفاري و توليد

  گروه8. كالاهاي حفاري دكل حفاري و سيمانكاري

  گروه9. كالاهاي مورد استفاده در استخراج و توليد

  گروه10.دكل حفاري و متعلقات

  گروه11. دستگاه‌هاي عملياتي و زمين‌شناسي و لرزه‌نگاري.

  ب ـ حمل و نقل (‍Transportation):

  گروه13. اتومبيل‌هاي اروپايي

  گروه 14. اتومبيل‌هاي غيراروپايي

  گروه 15. كاميون‌ها و اتوبوس‌ها (اروپايي)

  گروه 16. كاميون‌ها و اتوبوس‌ها (غيراروپايي)

  گروه 17. تراكتورها و تريلرها

  گروه 18. تراكتورها و تريلرها (كاتر پيلار)

  گروه 19. لوكوموتيوها، واگن‌ها و دستگاه‌هاي راه‌آهن

  گروه 20. وسايط نقليه دريايي كوچك

  گروه 21. وسايط نقليه دريايي نفتكش

  گروه 22.

  گروه 23. وسايط متفرقه نقليه، متعلقات وسايط نقليه

  گروه 24. دستگا‌ه‌هاي مربوط به تعميرگاه و ابزارآلات مربوط به اتومبيل

  گروه 25. هواپيمايي.

  ج ـ متعلقات ماشين‌آلات و ابزار دقيق:

  گروه 26. متعلقات ماشين‌آلات، آلات متحركه، تسمه‌ها

  گروه 27. قطعات يدكي ابزار دقيق و وسايل اندازه‌گيري

  گروه 28. ابزار دقيق، وسايل اندازه‌گيري و درجه‌ها.

  تعريف سيستم اطلاعاتي انبار و نتايج اجراي آن: منظور از سيستم اطلاعاتي ايجاد روشي سيستماتيك و منطقي است براي اجراي عمليات مربوط به كالاي موجود در انبار و همچنين اعمال كنترل‌هاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات، يا مي‌توان گفت كه ايجاد روشي است، سيستماتيك و منطقي كه امكان انجام عمليات تهيه و نگهداري جنس را از مرحله درخواست اجناس تا مرحله تهيه كامل و تحويل به مصرف كننده ميسر مي‌سازد. جزئيات عمليات در واحدهاي مختلف توليدي يا خدماتي، بسته به نوع فعاليت و سازمان داخلي، ممكن است با هم تفاوت داشته باشند ولي نتايج زير از اجراي هر طرح سيستم اطلاعاتي انبار عايد مؤسسه مي‌شود:

  1. ايجاد رابطه‌هاي بهتر و منطقي‌تر در داخل كارخانه براي تبادل اطلاعات.
  2. تسريع در عملكرد قسمت‌هاي مختلف به كمك طرح فرم‌هاي مناسب.
  3. ايجاد كنترل‌هاي بهتر در مؤسسه (كارخانه).
  4. كمك به شناسايي بهتر كالاهاي موجود در انبار با توجه به تنواع آنها.
  5. طرح‌هاي فرم‌هاي مناسب‌تر براي نگهداري حساب موجودي‌هاي انبار (مثل كارت انبار و …).
  6. طرح فرم‌هاي بهتر براي نقل و انتقالات كالاهاي موجود انبار (مثل برگ درخواست ازانبار .

   

  متداول‌ترين فرم‌هاي مورد استفاده در سيستم اطلاعاتي انبار به شرح زير مي‌باشند:

  (1) كارت انبار: ‌اين فرم جهت ثبت كليه نقل و انتقالات مربوط به موجودي مورد استفاده قرار مي‌گيرد و توسط انباردار تهيه مي‌شود و براي موارد زير بكار مي‌رود:

  الف) ثبت مقادير ورودي و خروجي هر يك از اقلام موجودي.

  ب) مبناي كنترل گردش اقلام موجودي.

  ج) مبناي مقايسه با كارت حسابداري انبار و اصلاح مغايرات.

  د) تشخيص اقلام كم گردش و راكد.

  ه) ضبط سوابق سفارش موجودي. 

  (2) برگ درخواست جنس از انبار: اين فرم جهت دريافت كالا از انبار مورد استفاده قرار مي‌گيرد و توسط مصرف كننده پر مي‌شود و داراي كاربردهايي به شرح زير مي‌باشد:

  الف) ذكر مشخصات و مقادير اقلام درخواستي از انبار.

  ب) مجوز تحويل جنس به درخواست كننده.

  ج) مبناي صدور درخواست خريد.

  د) مبناي صدور حواله انبار.

   

  (3) حواله انبار (برگ مصرف كالا): اين فرم هنگام تحويل كالا به متقاضي تنظيم مي‌شود و توسط انبار پر مي‌شود و داراي كاربردهاي زير است:

  الف) اعلام نوع و مقدار اقلام صادره از انبار جهت هر يك از واحدهاي درخواست كننده.

  ب) مبناي ثبت كارت موجودي و حسابداري انبار.

  ج) مبناي تهيه صورت خلاصه گردش اقلام انبار.

  د) مبناي قيمت‌گذاري اقلام صادره.

   

  (4) برگ درخواست خريد: اين فرم توسط انبار تكميل مي‌گردد و به منظور خريد اقلام برنامه‌اي يا براساس مصوبات شركت مورد استفاده واقع مي‌گردد و داراي كاربردهايي به شرح موارد زير است:

   

  (5) برگ سفارش خريد: اين فرم براي عقد قرارداد با فروشنده كالاي مورد نظر استفاده مي‌شود و توسط اداره خريد تهيه و براي خريدهاي خارجي بر مبناي فرم درخواست خريد تنظيم مي‌شود و داراي كاربردهاي زير است:

  الف) به عنوان درخواست خريد رسمي و قطعي از فروشنده است.

  ب) اعلام مشخصات دقيق و شرايط مورد قبول به فروشنده.

  ج) تأييد صسفارش توسط فروشنده از طريق امضاء و عودت يك نسخه از فرم.

  د) پيگيري اقلام سفارش شده توسط سرپرستي انبار يا انباردار.

  ه) مبناي كنترل اقلام مورد سفارش به هنگام دريافت آنها.

   

  (6) رسيد انبار: هنگام دريافت و رسيد كالا به انبار اين فرم به منزله تأييد تحويل كالا به انبار بوده و توسط انبار تنظيم مي‌شود. و داراي كاربردهاي زير مي‌باشد:

  الف) اعلام و تأييد رسيد اقلام وارده به انبار و ذكر مشخصات اقلام.

  ب) اعلام رسيد محموله‌هاي برگشتي از فروش به انبار محصول.

  ج) اعلام رسيد اقلام اماني به انبار (در صورت عدم وجود برگ برگشت كالاهاي اماني).

  د) قيمت‌‌گذاري اقلام وارده.

  ه) ثبت كارت‌هاي موجودي و حسابداري.

   

  (7) برگ رسيد و تحويل مستقيم: در شرايطي كه اقلام خريداري شده مي‌بايستي مستقيماً به درخواست كننده تحويل گردد اين فرم توسط او تنظيم مي‌ِشود و داراي كاربردهاي زير مي‌باشد:

  الف) اعلاميه و تأييديه رسيد اقلام (غير انبار) خريداري شده و ذكر مشخصات دقيق آنها.

  ب) مبناي رسيد جنس به تحويل گيرنده نهايي (متقاضي).

  ج) مبناي قيمت‌گذاري اقلام خريداري شده.

   

  (8) كارت حساب انبار: اين كارت توسط مسئول كاردكس مركزي عمل مي‌شود و تقريباً مثل كارت انبار است با اين فرق كه ستون مبلغ هم در آن وجود دارد. يك كارت حساب هم مقدار فيزيكي و هم ريالي را كنترل مي‌نمايد.

   

  (9) صورت‌حساب خريد: براي مشخص كردن كالاهاي خريداري شده و توسط اداره خريد صادر مي‌شود.

  بخش‌هاي درگير در سيستم اطلاعاتي انبارها:

  طراحي سيستم اطلاعاتي انبار در كارخانه مستلزم آگاهي از قوانين، محدوديت‌ها و مسئوليت‌هاي مختلف نسبت به تهيه و نگهداري جنس و اطلاع از بخش‌هايي چون خريد، نگهداري بازرسي، انبار و حسابداري مي‌باشد كه در زير خلاصه ارتباط آنها را با انبار متذكر مي‌شود:

  حسابداري: جهت نگهداري حساب‌هاي مالي شركت و آمارهاي توليدي دو بخش حسابداري وجود دارد حسابداري مالي و حسابداري صنعتي كه حسابداري صنعتي ارتباط بيشتري با انبارها دارد چرا كه جهت محاسبه سودآوري محصولات مختلف و متعدد محاسبه بهاي تمام شده كالاهاي فروش رفته و موجود حائز اهميت است  و اطلاعات آن جز با سيستم اطلاعاتي صحيح امكان‌پذير نيست و ساير وظايف بخش حسابداري و صنعتي عبارتست از:

  • اطلاعات مربوط به نقل و انتقال مواد در كارخانه از لحظه ورود تا خروج از طريق كارت حساب انبار و كنترل مقداري و قيمتي موجودي‌ها و انتقال اطلاعات مذكور ه دفاتر حسابداري.
  • قيمت‌گذاري مواد صادره از انبار به روش‌هاي مختلف بسته به نوع كالا و شرايط موجود و سياست شركت مثل روش‌هاي LIFO-FIFO ميانگين وزني در شيوه قيمت‌گذاري اداري و FIFO-LIFO شناسايي ويژه و ميانگين متحرك روش قيمت‌گذاري دائمي يا روش قيمت‌گذاري استاندارد و محاسبه مغايرت‌هاي مربوط به نرخ مواد، مصرف مواد كه خود به انحراف در تركيب و بازده مواد تقسيم مي‌شود كه در خصوص روش‌هاي قيمت‌گذاري در فصلي جداگانه بحث خواهيم نمود.
  • بررسي دوره گردش موجودي و جلوگيري از ركود سرمايه‌ها، بطوريكه 10% كاهش در كالاهاي صنعتي انگليس در سال 1970 مي‌توانست 1300 ميليون ليره سرمايه راكد را آزاد نمايد (به استناد آمار انگلستان).
  • تعيين حداقل موجودي كه تحت هيچ شرايطي موجودي انبار از آن مقدار كمتر نبايد بشود. و حداكثر موجودي كه بيشتر شدن موجودي از آن حد غيرلازم و غيراقتصادي است و نقطه سفارش يعني ميزاني كه وقتي موجودي انبار به آن مقدار برسد انباردار اقدام به صدور درخواست خريد مي‌كند اين اطلاعات بر روي كارت انبار و كارت حساب انبار درج مي‌گردد و كنترل دائمي از اقلام در انبار وجود دارد كه از طريق دريافت يك نسخه از فرم‌هاي سيستم اطلاعاتي اين اطلاعات كنترلي به روز درمي‌آيد.

   

  خريد: تهيه و تدارك كالاها و خدمات از طريق عاقلانه و رقابتي يعني با قيمت، كميت، كيفيت مناسب و از منبع مناسب و در زمان مناسب از وظايف اين بخش مي‌باشد خريدهاي اداره خريد بر سه دسته‌اند:

  • كالاهايي كه به صورت برنامه‌ريزي شده و در آغاز هر سال معين شده است به صورت قرار داد خريداري مي‌شود.
  • كالاهايي كه براساس درخواست خريد از طرف قسمت‌هاي مختلف كارخانه توسط مأمور خريد تهيه مي‌شود.
  • كالاهايي كه براساس درخواست خريد از طرف قسمت‌هاي مختلف كارخانه بدون دخالت مأمور خريد تهيه مي‌شود و براي آنها نمي‌توان در آغاز سال برنامه‌ريزي ارائه نمود.

   

  بازرسي: در بسياري از واحدهاي صنعتي براي كنترل كالاهاي وارده يا صادره قسمتي به نام بازرسي وجود دارد كه كنترل كميت كالاهاي صادره يا وارده را بر عهده دارد و در صورت عدم قبول كميت لازم، عدم قبول آنرا در دستور جلسه بازرسي ذكر مي‌كند تا فوراً به اين امر رسيدگي شود. اين اداره در مؤسسات بزرگ در محل درب ورودي كارخانه قرار دارد و در مؤسسات كوچك توسط نگهبانان بازرسي به عمل مي‌آيد در بعضي موسسات هم نگهبانان و هم دفتر يا اداره بازرسي با هم در يكجا قرار دارند. قسمت بازرسي به كالاهايي كه جواز خروج به تأييد امضاء مجاز رسيده‌ باشد اجازه خروج (ورود) مي‌دهد. و با فرمي به نام رسيد كالا به بازرسي كه داراي دو صورت وارده و صادره است ورود و خروج كالا در آن ثبت شده و در پايان روز يك نسخه از فرم جهت اطلاع مديريت به آنجا ارسال مي‌شود دستورالعمل‌هاي اجرايي ورود كالا به شرح زير مي‌باشد:

  • دريافت كالا و كنترل آن با فرم‌هاي مربوطه (مثل برگ درخواست خريد كه در دست مأمور خريد است).
  • در صورت لزوم توزين كالا (وزن كردن) به وسيله باسكول و يا شمارش آن.
  • ثبت اطلاعات مربوطه در فرم رسيد كالا به قسمت بازرسي (وارده) و دفتر بازرسي صفحه واردات{ اين اطلاعات شامل تاريخ، نام راننده خوردو، شماره خودرو مقدار و نام و مشخصات و واحد كالا و … مي‌باشد.
  • ارسال كالا به انبار مربوطه همراه يك نفر مأمور.
  • ثبت شماره مسلسل فرم رسيد كالا به قسمت بازرس (وارده) زير فرم‌هاي مربوطه و ثبت و شماره‌هاي بازرسي.
  • ارسال فرم‌هاي مربوطه به قسمت‌هاي ذينفع

  اهم مراحل سيستم تداركات مواد و غيره:

  اول: قسمت مصرف كننده پس از تشخيص لزوم دريافت جنس، فرم درخواست كالا را پر نموده و پس از تأييد آن توسط مسئول مربوطه (امضاء مجاز) آنرا در اختيار انباردار مي‌گذارد.

  دوم: انباردار از طريق مراجعه به كارت انبار از ميزان موجودي جنس اطلاع حاصل مي‌نمايد.

  سوم: در صورتي‌كه جنس به اندازه كافي موجود باشد طي فرم حواله انبار جنس را تحويل داده و پس از عملكرد در كارت انبار، حسابداري را از جريان مطلع مي‌نمايد.

  چهارم: در مواردي كه جنس موجود نباشد و با در صورت لزوم درخواست خريد صادر نموده و به تداركات ارسال مي‌نمايد.

  پنجم: قسمت تداركات مبلغ لازم براي خريد اجناس را برآورد نموده و براي مشخص نمودن وضع اعتباري آنرا به حسابداري مي‌فرستد.

  ششم: حسابداري پس از تشخيص و تثبيت وضعيت اعتباري، فرم مربوطه را به قسمت تداركات برگشت مي‌دهد.

  هفتم: تصميم‌گيري در مورد خريد با توجه به آئين‌نامه و شرايط خريد از طرف مديريت دستگاه و يا قسمت تداركات.

  هشتم: در صورتي‌كه با خريد جنس موافقت نشود و نتيجه طي برگشت فرم درخواست خريد به انبار و از طريق انبار به اطلاع درخواست كننده مي‌رسد.

  نهم: عمليات مقدماتي سفارش جنس براساس قوانين مربوطه در قسمت تداركات انجام و فرم سفارش خريد صادر مي‌گردد.

  دهم: در مورد خريد اجناس داخلي و يا خارجي با توجه به مقررات مربوطه به خريد از جنبه نوع آن (كوچك، متوسط و بزرگ) تصميم‌گيري لازم به عمل مي‌آيد.

  يازدهم: قسمت تداركات ضمن انجام عمليات خريد از طريق ارسال يك نسخه از سفارش خريد انبار را در جريان عمليات سفارش قرار مي‌دهد.

  دوازدهم: سفارش خريد كالاي خريداري شده از طرف فروشنده و يا مأمور خريد به انبار وارد مي‌شود.

  سيزدهم: انبار پس از كنترل كمي و كيفي جنس از طريق فرم رسيد انبار وصول جنس را اعلام مي‌نمايد (قبض انبار).

  چهاردهم: در صورتي‌كه جنس با مشخصات لازم مطابقت ننمايد انباردار طي فرم گزارش كالاي غيرقابل قبول نتيجه را هب اطلاع تداركات مي رساند تا اقدامات لازم به منظور تعويض جنس به عمل آيد.

  پانزدهم: تداركات پس از دريافت رسيد انبار، مدارك لازم را تكميل و جهت انجام امور مالي مربوطه به حسابداري ارسال مي‌دارد.

  شانزدهم: انباردار پس از عملكرد در كارت انبار درخواست كننده را از جريان رسد جنس مطلع مي‌نمايد.

   (1)انباردار برگ درخواست خريد را در 4 نسخه تنظيم و آنرا به تأييد رئيس انبارها و در صورت لزوم سرپرست قسمت درخواست كننده، مدير امور مالي و مديرعامل مي‌رساند.

  (2) انباردار دو نسخه فرم را به اداره خريد و نسخه سوم را به كاردكس مركزي مي‌فرستد و نسخه ديگر را پس از ثبت اطلاعات در كارت انبار تا زمان دريافت كالا موقتاً نزد خود بايگاني مي‌نمايد.

  (3) مسئول كاردكس مركزي پس از ثبت اطلاعات مندرج در فرم روي كارت حساب انبار، آنرا بايگاني مي‌نمايد.

  (4): اداره خريد پس از انجام عمليات خريد نسخه دوم را بايگاني و نسخه ديگر را تا رسيدن كالا در بايگاني موقت نگه مي‌دارد.

  (5): اداره خريد پس از رسيدن كالا به كارخانه نسخه اول فرم را به بازرسي مي‌فرستد.

  (6) بازرسي پس از مقايسه نسخه اول برگ درخواست خريد با كالاي رسيده آنرا تأييد كرده و پس از انجام تشريفات ورود كالا فرم را به اداره خريد و جنس را به انبار مي‌فرستد.

  (7) انباردار بعد از دريافت كالا و مقايسه آن با نسخه برگ درخواست كه بايگاني كرده بود، رسيد انبار را براساس كالاي دريافتي تنظيم مي‌نمايد و يك نسخه موجود در نزد خود را بايگاني دائم مي‌نمايد.

  (8) اداره خريد براساس فاكتورهاي خريد صورتحسابي تهيه مي‌نمايد و آنرا به همراه يك نسخه برگ درخواست خريد و فاكتورها و اسناد ضميمه ديگر به حسابداري ارسال مي‌دارد و حسابداري فرم‌هاي دريافتي را با هم و با رسيد انبار مقايسه كرده و پس از انجام عمليات مالي، نسخه برگ درخواست را همراه با ساير مدارك بايگاني مي‌نمايد.

  عمليات مربوط به كنترل و ورود جنس به انبار با توجه اسناد فرم رسيد انبار، فرم سفارش خريد و فرم گزارش كالاي غير قابل قبول به عمل مي‌آيد. عمليات ورود جنس به انبار و دريافت آن بايد در قالب آئين‌نامه معاملات سازمان يا شركت انجام گيرد. انباردار در زمان ورود جنس به انبار موظف است اجناس وارده را با نسخه سفارش خريد كه پس از عمل خريد به انبار رسيده است مطابقت نموده و از نظر كيفي و كمي اجناس را كنترل نمايد. براي امر كنترل و در صورت احتياج، انباردار مي‌تواند از مصرف كننده تقاضاي همكاري نمايد و در صورت قابل قبول بودن اجناس اقدام به صدور فرم رسيد انبار مي‌نمايد. در اين زمان انباردار با مراجعه به برگ درخواست خريد بايگاني شده در انبار قسمت يا قسمت‌هاي مصرف كننده را از رسيدن جنس مطلع مي‌نمايد. انباردار دو نسخه از رسيد كالا را به همراه سفارش خريد به تداركات مي‌فرستد كه يك نسخه آن در آنجا بايگاني مي‌شود و نسخه ديگر آن جهت انجام عمليات مالي به حسابداري ارسال مي‌شود‌ (به همراه ساير اسناد و مدارك) يك نسخه را به تحويل دهنده و يك نسخه را به سرپرستي انبار و كاردكس مركزي و نسخه‌اي ديگر را به حسابداري صنعتي ارسال مي‌دارد در صورتي‌كه اجناس وارده غيرقابل قبول باشند انباردار جنس را به همراه يك نسخه از دو نسخه فرم گزارش كالاي غيرقابل قبول به تداركات مي‌فرستد و نسخه ديگر را بايگاني مي‌كند. پس از تعمير و يا تعويض و برگشت كالا توسط قسمت تداركات، انباردار كالاي برگشتي را كنترل نموده و نسخه اول گزارش كالاي غيرقابل قبول را امضاء و از طريق قسمت تداركات به قسمت حسابداري عودت داده مي‌شود.

  شماره: …….                                               كارخانه α                            واحد برگشت دهنده: ……. تاريخ: ……                                                  انبار …….                             شماره ترتيب انبار: ……                                                            برگ مرجوعي كالا به انبار

  علت برگشت

  تحويل گيرنده: ……                                 تأييد كننده: ……                    تكميل كننده: …….                                              در  كارت موجودي ثبت شد                 در كارت حسابداري ثبت شد

  توزيع نسخ      1. سفيد و آبي حسابداري   2. سبز برگشت دهنده    3. زرد سرپرستي انبارها

  مبلغ ـ ريال

  نرخ

  مقدار برگشتي

  واحد

  وضعيت

  سالم

  اصلاحي

  اسقاطي

  نام جنس

  شماره جنس

  رديف

   

  شماره: ……..                                                كارخانه α                               شماره سفارش اعتبار: …….. تاريخ: …….                                                                                             شماره   سفارش خريد: ……..                                                         رسيد اقلام غيرانبار                            خريد داخلي            خارجي

  تحويل گيرنده نهايي:

  نام واحد: ………………….

  امضاء

  تحويل گيرنده: ……..            تكميل كننده       تأييد سرپرستي انبارها              در كارت سفارش ثبت شد نام: ………..                         نام: ……..            نام: ………….                           در كارت معين هزينه ثبت شد امضاء ……….                      امضاء ……..           امضاء ……….                         در كارت دارايي ثبت شد

  توزيع نسخ    1. سبز سرپرستي انبارها    2. سفيد حسابداري       3. آبي درخواست كننده      4. نارنجي تداركات

  نام

  توسط حسابداري پر شود

  هزينه

  مبلغ

  نرخ

  توسط انبار تكميل شود

  شماره جنس

  مقدار

  واحد

  شرح جنس

  شماره

  رديف

   

  برگ رسيد انبار مستقيم در مواردي قابل استفاده است كه جنس به عللي قابل تحويل به انبار نبوده و مستقيماً به محل كار و يا محل استفاده تحويل شود. دلايل آن را مي‌توان به شرح زير متذكر شد:

  1. 1. چون جنس مورد بحث از نظر مصرف كننده و مصرف ارتباطي با انبار ندارد و بلافاصله از تحويل مورد مصرف كامل فرد يا واحد مصرف كننده قرار مي‌گيرد و دليلي براي انبار كردن آن در انبار مركزي وجود ندارد نقش رسيد و حواله انبار را با هم بازي مي‌كند.
  2. 2. برگ رسيد انبار مستقيم از نظر زماني كليه عمليات تحويل و تحول، امار و حسابداري را ساده كرد، و به حداقل مي‌رساند. موارد مصرف عمده آن عبارتند از تحويل مصالح ساختماني كه براي طرح يا پروژه بخصوصي درخواست و فقط توسط آن طرح صرف مي‌شود. يا ارسال اقلامي كه توسط انباردار به مصرف كننده عيناً تحويل مي‌شود. برگ رسيد انبار را نمي‌توان در مورد اجناس اموالي مورد استفاده قرار داد حتي اگر مربوط به قسمت خاصي باشد چرا كه در اين حالت از رسيد و حواله استفاده مي‌شود لذا در مورد استفاده از برگ رسيد انبار مستقيم، قسمت مصرف كننده نقش انباردار مركزي را پيدا مي‌كند و مسئوليت تحويل و مصرف اقلام را تقبل مي‌نمايد و انباردار با تأييد و امضاء آن (رسيد) حق نظارت در عمليات را ايفا مي‌نمايد. در موقع ورود جنس با توجه به آئين‌نامه معاملات واحد توليدي يا خدماتي، انباردار مركزي با نماينده قسمت مصرف كننده كه حكم نمايندگي انبار مركزي را دارد بايد كالاها را با نسخه دوم سفارش خريد ارسالي از تداركات و بارنامه آوردنده مطابقت نمايد و در صورت مطابقت رسيد اقلام غير انبار يا مستقيم صادر مي‌شود و با امضاي تحويل دهنده و فرد مجاز مصرف كننده تكميل مي‌شود پس كليه رسيدها و نسخه دوم سفارش خريد به انبار مركزي ارسال مي‌شود و بعد از تأييد انباردار نسخه چهارم آن توسط مصرف كننده بايگاني مي‌شود. در صورتي كه اجناس قابل قبول نباشد عمليات تحويل متوقف و اجناس برگشت داده مي‌شود (به فروشنده). اگر اجناس توسط مأمور خريد سازمان به عمل آمده باشد و به محل حمل شده باشد در موقع تحويل و ناقص بودن كمي يا كيفي از برگ كالاي غير قابل قبول استفاده مي‌شود. اگر رسيد مستقيم صادر و به انبار تحويل داده شد انباردار امضاء مجاز و سفارش خريد را با رسيد مستقيم تطبيق مي‌نمايد و سپس شماره‌اي به رسيد مي‌دهد كه به ترتيب ورود مي‌باشد بعد توزيع نسخ به عمل مي‌آيد يعني يك نسخه در انبار بايگاني مي‌شود و يك نسخه به مصرف كننده عودت داده مي‌شود و دو نسخه ديگر به همراه فرم سفارش خريد به تداركات ارسال مي‌شود كه بعد از بررسي تداركات يك برگ آن به مالي مي‌رود.

   

فصل  :  4 

سيستم اطلاعاتي انبارها و نقش كامپيوتر در آن:

سيستم را مي‌توان شبكه‌اي از روش‌هاي مربوط به هم دانست كه به منظور نيل به هدفي معين طرح‌ريزي شده باشد. هر سيستم اعم از سيستم مكانيكي (فيزيكي) و يا سيستم اطلاعاتي داراي پنج قسمت مي‌باشد كه عبارتند از: هدف ـ ورودي ـ روش‌ها ـ پرونده‌هاـ خروجي. يك سيستم اطلاعاتي هنگامي قابل كنترل است كه اطلاعات صحيح را در زمان صحيح و در محل صحيح تهيه نمايد. لذا هنگام طرح سيستم كامپيوتري به منظور جايگزين كردن مقداري از فعاليت‌هاي سيستم اطلاعاتي مي‌بايست طوري طرح گردد كه اطلاعات صحيح و به موقع و به فرم صحيح را در اختيار استفاده كنندگان قرار دهد و چه بسا كوتاهي در هر يا يك مورد آن باعث تصميم‌گيري نادرست و ايجاد ضرر جبران‌ناپذير گردد. سيستم اطلاعاتي انبارداري از جمله سيستم‌هاي تجاري است مثل سيستم حقوق دستمزد، سيستم حسابداري، سيستم پرسنلي و … به منظور طراحي صحيح سيستم اطلاعاتي فرد آناليست بايد از امور تجاري اطلاعات كافي داشته باشد كامپيوتر از ابزارهاي بسيار متداول سيستم‌هاي جاري سازمان‌ها به شمار مي‌رود در ايجاد يك سيستم كامپيوتري عمليات و اقدامات متنوع فوق و نيز تهيه دستورالعمل‌ها و اسناد مورد نياز به منظور ايجاد يك سيستم در مراحل مختلفي انجام مي‌گيرد.

روش‌هاي مختلف انبار كردن كالاها (موجودي‌ها):

                  (1)انبار كردن به ترتيب شماره يا حروف (با در نظر گرفتن حداكثر موجودي).

                  (2)انبار كردن به ترتيب شماره يا حروف (با در نظر گرفتن حداقل موجودي).

                  (3)انبار كردن به ترتيب ورود موجودي‌ها (كالاها).

                  (4)انبار كردن به ترتيب ورود با در اختيار داشتن سيستم شماره قفسه.

ـ انبار كرده به ترتيب شماره يا حروف با در نظر گرفتن حداكثر موجودي: اين روش مستلزم داشتن كاتالوگ يا دفتر راهنماي اقلامي است كه از طريق آن اقلام را يا به ترتيب شماره جنس و يا به ترتيب نام جنس (الفبا) در قفسه‌هاي انبار بايد چيد. براي استفاده از چنين روشي بايد اقلام مورد استفاده استاندارد باشد يعني اقلامي باشند كه بطور مداوم مورد استفاده مؤسسه قرار گيرد و از طرفي حداكثر موجودي مورد نياز ثابت و معلوم باشد. بدين نحو رجوع انباردار به اقلام مختلف به ترتيب مذكور بسيار ساده بوده و با مراجعه به شماره يا حرف مربوطه مي‌تواند به آساني به جنس مورد نظر دسترسي پيدا كند. از طرفي چنين روشي محتاج فضاي زيادي است كه بتوان براي هر قلم جنس به مقدار حداكثر موجودي جا در نظر گرفت ولي هيچ وقت از كل محل يا فضاي در نظر گرفته شده استفاده نكرد. يكي ديگر از نكات منفي اين روش اين است كه در صورتي كه جنس جديدي وارد انبار شود نمي‌توان به آساني آن را در بين اجناس ديگر قرار داد چون يا از نظر فضاي موجود در مضيقه خواهد بود يا اينكه اگر جنس جديد در محلي خارج از ترتيب شماره‌اي يا الفبا قرار گيرد آنگاه مزيت دسترسي ساده منتفي مي‌شود.

ـ انبار كردن به تريب شماره يا حروف (با در نظر گرفتن حداقل موجودي): تفاوت اين روش با روش قبلي در جلوگيري كردن از اتلاف فضاي انبار است كه محل اجناس را با در نظر گرفتن حداقل موجودي تعيين مي‌كنند به اين نحو كه براي هر قلم جنس به مقدار حداقل مصرف و به ترتيب شماره جنس و يا حروف الفبا در قفسه چيده مي‌شود مثال خوب اين روش در سوپرماركت‌ها مشاهده مي‌شود كه هر روز به ميزان مصرف يك روز در قفسه‌ها جنس‌ها را چيده ولي در انبار اصلي به مقدار مصرف چند هفته يا چند ماه جنس وجود داشته و چيده خواهد شد. اما اشكال عمده اين روش در اين است كه در صورت مفقود يا پنهان شدن اقلام از ديد انباردار، انباردار دير پي به اين امر مي‌برد ضمن اينكه در اين روش نيز اقلام جديد در موقع ورود به انبار باعث جابه‌جا شدن اجناس قبلي و به طور كلي تغيير نظام موجود در انبار مي‌گردد يا حداقل جابه‌جايي زايد و ضايعاتي را موجب مي‌شود.

ـ انبار كردن به ترتيب ورود كالا: به منظور استفاده كامل از فضاي انبار و همچنين آزاد بودن در مقابل تغييرات بازار يعني آمادگي دريافت اجناس جديد يا بطور كلي اجناس جانشين، روشي كه بيشتر به كار مي‌رود، روش انبار كردن به ترتيب ورود است كه براي هر گروه از اجناس يك فضاي معيني در نظر گرفته مي‌شود (مثلاً اجناس الكتريكي، مكانيكي يا يدكي خودروي خاص) و بعد از تعيين اين گروه‌ها، اجناس به ترتيبي كه وارد انبار مي‌شود در اين محل‌ها چيده مي‌شوند. عيب اين روش دسترسي مشكل به اين اقلام است كه به حافظه انباردار بستگي پيدا مي‌كند و در موقع تحويل و تحول امكان‌ صرف وقت زيادي را ايجاد مي‌كند.

ـ انبار كردن به ترتيب ورود با در اختيار داشتن سيستم شماره قفسه: با اعمال اين روش نسبت به روش‌هاي قبلي مي‌توان بهرين روش انبار كردن را به وجود آورد. ابتدا بايد انبار را به قسمت‌هاي مختلف تقسيم نمود و به هر قسمت و يا هر قفسه شماره‌اي داد سپس اجناس را به ترتيب ورود در قفسه‌ها چيده و جلوي هر يك از اقلام كارتي نصب گردد كه اطلاعات مربوط به آن جنس يعني شماره جنس، نام و مشخصات جنس واحد مصرف و همچنين شماره قفسه در آن درج مي‌شود. به اين ترتيب شماره قفسه هر جنس بر روي كارت انبار مربوطه ثبت و در موقع تحويل و تحول مي‌توان به فوريت به محل كالا پي برد و با آساني به آن دسترسي پيدا كرد.

از نكات عمده در چيدن اجناس در قفسه‌ها توجه به وزن و حجم اجناس است به طوري كه اجناس كم حجم و سبك در طبقه‌هاي فوقاني قرار گيرند.

جهت مشخص كردن محل اجناس در انبار، راهروها، قفسه‌ها و طبقات مي‌بايست شماره‌گذاري شود. اين شماره‌ها كه بيان‌گر مكان اجناس است در كارت هر جنس در انبار ثبت مي‌شود لذا بازيابي اجناس در مواقع احتياج با مراجعه به كارت جنس مورد نظر به سادگي امكان‌پذير است.

نكات مهم در چيدن اجناس در انبار:

چيدن صحيح كالا در انبار در بالا بردن راندمان و ايجاد نظم و كاهش هزينه‌ها و به خصوص وقت بسيار مؤثر است به تنظيم و نگاهداري كالا در انبار در يك محل خاص صفافي گفته مي‌شود يكي از رايج‌ترين شيوه تنظيم و نگاهداري روش كد بندي كردن محل و قفسه و راهرو و طبقات است كه در مؤسسات بزرگ به انبارها نيز كدهايي اختصاص مي دهند اما مهم‌ترين عواملي كه در چيدن اجناس در انبارها مؤثر است عبارتند از:

           (1) محبوبيت يا ميزان تقاضا براي كالا.

           (2) وجه تشابه.

           (3) اندازه و حجم كالا.

           (4) مشخصات كيفي محصول.

محبويت زياد، تقاضاي زياد براي يك كالا و در نتيجه حمل و نقل بيشتر آن سري از كالاهاست. در اكثر انبارها چون تحويل اجناس بصورت جزئي و به مقادير كم صورت مي‌گيرد لذا اين قبيل اجناس و مواد را بايستي در دسترس و نزديك محل كار قرار داد لذا اجناس را مي‌توان در سه گروه قرار داد به ترتيب سريع ـ متوسط و كند به همان ترتيب انبارها را نيز مي‌توان به سه دسته تقسيم نمود. مزاياي اين روش در اين است كه نيروي انساني در مهمترين نقطه متمركز مي‌شود و در نتيجه سرپرستي ساده‌تر مي‌گردد و اجناس كند دورتر قرار مي‌گيرند يا اينكه در قسمت‌هايي كه ساختمان آنها كمتر مورد احتياج است. اصل ديگر تشابه اقلامي از كالاهاست كه در كنار هم قرار مي‌گيرند مثلاً انبار موتور در يك قسمت و اجزاي جعبه دنده در يك قسمت و كليه اجزاء روشنايي در يك قسمت انبار مي‌شوند. نكته ديگر اندازه و حجم فيزيكي اجناس و مواد است از لحاظ كوچكي و بزرگي و تعداد زياد و كم بودن يك كالا بايد توجه خاصي نمود و فضاي مناسب جهت اجناس را مهيا نمود. براي اجناس كوچك تكي قفسات كشويي بهترين شيوه انبار كردن است و اجناس كوچك با حجم زياد را بايستي با پالت و در نزديكي محل ورود و خروج اجناس انبار نمود. اجناس كوچك و با حجم كم و كوچك را بهتر است در نقاط دورتر انبار كرد. تعيين استانداردهايي براي اجناس بدون توجه به اندازه اجناس و حجم آنها موجبات عدم اكثر بهره بردن از فضا را فراهم آورده است.

نكته بعدي توجه به مشخصات و ويژگي محصولات و كالاهاست. اغلب ديده مي‌شود دو ماده شيميايي مختلف تركيبشان موجب انفجار شده، چرا كه در جوار هم بوده‌اند. اگر جنسي نفيس و گران‌قيمت باشد نبايد دور باشد تا محتاج به سرپرستي بيشتر باشد لذا اجناس را از لحاظ خواص شيميايي و قابل احتراق بودن و قابل اشتعال بودن، محافظت و فاسد شدن بايد مورد مطالعه و بررسي قرار داد.

نكات مورد توجه در چيدن و حداكثر بهره‌وري از فضاي انبار:

استفاده حداكثر از فضاي بالاسري: يعني حتي‌الامكان اجناس را نبايد پخش چيد بلكه به وسيله قفسه‌‌بندي يا استفاده از پالت بر روي هم قرار بدهيد. از بالكن يا امكانات آويزان كردن بهره گيريد و با رعايت حداقل فاصله 60 سانتي‌متر از سقف بقيه فضا را پر و قفسه‌بندي نماييد تا در مواقع ضروري مثل حريق يا تعميرات لوله و سيم‌كشي و تعمير سقف و جاي كافي براي جريان هوا، بتوان فضاي كافي در اختيار داشت.

(1)   استفاده از فضاي خارج ساختمان: بعضي از اقلام مانند آجر و قطعات را مي‌توان بدون صدمه ديدن در محيط آزاد انبار كرد. بعضي ديگر از اجناس را نيز مي‌توان با نايلون كشيدن يا برزنت يا زدن سقف‌هاي اران يا ساير وسايل با هزينه كم در فضاي باز قرار داد. قطعات فلزي را نيز با بكار بردن موادي مثل ضد زنگ يا روغن خاص مي‌توان در محيط يا فضاي آزاد نگهداري نمود.

(2)  رعايت اندازه اجناس: در صورتي‌كه قفسه‌ها طوري نصب شوند كه اندازه ابعاد آن ضريبي از اندازه كالا باشد مي‌توان حداكثر استفاده را از فضاي داخل قفسه‌ها برد مثلاً اگر اندازه كالا 10 سانتي‌متر است درست كردن قفسه‌هايي به عرض 25 يا 35 يا 45 سانتي‌متري جايز نيست چون 5 سانتي‌متر عرض بلا استفاده مي‌شود.

(3)  انبار كردن عمومي: در مواردي‌كه جنس باريك ولي بلند باشد آنرا بايد بصورت عمودي انبار كرد يعني قفسه‌ها كم عرض و با ارتفاع بلند، متناسب با كالاي خود را در برگيرند (مثل ميله‌ها، تيرها و غيره …).

(1)  فاصله قفسه‌ها: فاصله بين قفسه‌هاي بايد طوري در نظر گرفته شود كه دو نفر به راحتي از آن عبور نمايند و در صورت استفاده از ميزهاي چرخ‌دار يا فروك ليفت يا وسايل ديگر به اندازه كافي فضا بايد وجود داشته باشد.

الف)   در نظر گرفتن فصل مصرف: در مورد بعضي از اجناس كه مصرف فصلي دارند مي‌توان با جابه‌جا كردن محل آن استفاده از فضاي انبارهاي موجود نمود (مثل ضديخ كه بعد از زمستان بايد جابه‌جا شوند).

ب)  در نظر گرفتن محل اندازه‌گيري و توزين: در خصوص كالاهايي كه بايد پيمانه، وزن يا متر شوند بايد در نزديك محل اندازه‌گيري باشند.

اهم اطلاعاتي كه در خصوص انتخاب وسايل نقليه ضروري است به شرخ زير مي‌باشد:

1)  عوامل مربوط به مواد و كالاهايي كه حمل مي‌شوند يا خواهند شد: مثل نوع و وضعيت مواد و قطعات (به صورت گاز، مايع، نيم‌مايع، جامد)، ابعاد و شكل كالاها، وزن كالاها، سخت و جامد و شكستني بودن كالاها.

2)  عوامل مربوط به ظروفي كه كالاها با آنها حمي مي‌شوند: بطوري كه بين نوع و وضع جنس با ظروف آن بستگي وجود داشته باشد. ظروف مورد احتياج براي حمل مواد و قطعات جامد، مايع، نيم‌مايع و گازي با يكديگر متفاوت مي‌باشند و همچنين بايد بين ابعاد و شكل‌ها و جامد يا شكستني بودن و وزن جنس با ظروف آنها بستگي و تناسب وجود داشته باشد چرا كه بسته‌بندي و ظروف سالم و متناسب موجب حفظ و سالم ماندن كالا مي‌گردد.

1)  عوامل مربوط به مسير و مسافت سرعت و مكاني كه كالاها بدانجا حمل خواهد شد:

الف) مسير حمل كالا مي‌تواند عمودي يا افقي باشد.

ب) مسافت حمل در انتخاب وسيله حمل و نقل مؤثر است.

پ) سرعت نقل و انتقال كالا بايد از نظر حفاظتي مورد مطالعه قرار گرفته ضمناً نوع سرعت كه مي‌تواند      يكنواخت يا متغير باشد بايد حداكثر و حداقل آن معين شود.                                                                                

ت) مكاني كه كالا به آن منتقل مي‌شود بايد دقيقاً در نظر گرفته شود تا بتوان از هر گونه امكانات موجود استفاده نمود مكان‌هايي كه ممكن است كالا را به آنجا حمل كرد عبارتند از:

انبار: جنس خريداري شده به صورت مواد اوليه نقل و انتقال مي‌يابد.

كارگاه: مواد اوليه و قطعات در چه ظرفي (ظروفي) و به چه وسيله‌اي به كارگاه منتقل مي‌شود.

انبار موقت: مواد اوليه و قطعات ساخته شده و به چه نحو در انبارهاي موقت نگهداري مي‌شوند و نقل و انتقال آنها به چه صورتي مي‌باشد.

انبار محصول ساخته شده: كالاهاي ساخته به چه صورتي به انبار منتقل و به چه نحوي نگهداري مي‌شوند.

با توجه به اطلاعات فوق در خصوص انواع مختلف كالاهاي واحد توليد يا خدماتي و تجزيه و تحليل اطلاعات حاصله كالاهاي مشمول حمل و نقل مشخص و سپس به گروه‌هايي كه از نظر حمل و نقل وسايل مشابهي لازم دارند، تقسيم مي‌گردند.

بازده اقتصادي در حمل و نقل انبارها:

حصول به بازده اقتصادي در حمل و نقل تنها از طريق كنترل دقيق حمل و نقل و هماهنگي آن با ساير فعاليت‌ها امكان‌پذير است لذا تمامي وظايف مديريت را (برنامه‌ريزي، سازماندهي، هماهنگي، هدايت، رهبري، كنترل) در اين خصوص بايد به مرحله اجرا درآورد. نكات زير و توجه به آنها مي‌تواند موجبات افزايش بازده اقتصادي حمل و نقل را موجب شود.

(1)  بايد برنامه‌ريزي نمود تا كمترين ميزان حمل و نقل و انتقال صورت گيرد (حمل را كمينه نمود چه از نظر تعداد مسافت).

(2)  بايد تلاش نمود تا با ايجاد هماهنگي مناسب كالاها و مواد را به صورت دسته جمعي حركت داد.

(3) وسايل و مواد و قطعات سنگين را با وسايل مكانيكي جابه‌جا كنيد و كارگران انبار هيچ‌گاه نبايد وزن‌هاي سنگين‌تر از 25 كيلو را از ارتفاع كمر خود بيشتر بلند كنند.

(4) گاهاً حتي حمل كالاهاي سبك با وسايل مكانيكي از لحاظ اقتصادي ممكن است مقرون به صرفه‌تر باشند.

(5)  سعي نماييد تا ميزان برداشتن و گذاشتن كالا را كمينه نماييد تا هزينه‌هاي ضايعات كمتر گردد.

(6)  مواد و قطعات را نبايد مخلوط كرد تا در مراحل بعد نياز به جدا كردن نداشته باشند.

(7) راه‌هاي مختلف حمل و نقل را بررسي نموده و تا حد ممكن آنرا سريع‌تر به انجام رسانيد.

(8) وسايل حمل و نقل چند منظوره و همگاني را بكار گيريد نه وسايل حمل اختصاصي براي كالاهاي مجزا.

(9) از طرفيت وسيله نقليه حمل و نقل حداكثر استفاده را به مطلوب‌ترين شيوه ببريد.

(10) زمان بيكاري وسايل نقليه را به حداقل ممكن تقليل دهيد.

(11) وسايل حمل و نقل را مورد بازرسي ادواري قرار دهيد و براي آنها برنامه تعمير و نگهداري پيشگيرانه تدارك ببينيد.

(12) با آموزش افراد حمل و نقل كننده و تعليم آنها ايمني را افزايش و خطرات و صدمات مالي و جاني را كاهش دهيد.

(13) در حمل و نقل با مشورت مهندسين امور حداكثر استفاده را از قوه نقل بنماييد.

انواع عمده وسائل حمل و نقل انبارها:

وسائل حمل و نقل داخلي واحدهاي توليدي متنوع و بسيارند اما به طور كلي مي‌توان آن‌ها را به پنج گروه تقسيم كرد.

1ـ نقاله‌ها

الف) نقاله كمربندي (تسمه‌اي) متحرك

ب) نقاله تسمه‌اي ثابت

ج) نقاله غلتكي

د) نقاله گارمني

ه) نقاله آويزي

و) نقاله هوايي نئوماتيك

ز) آسانسورهاي سطلي

2ـ جراثقال‌ها

الف) جراثقال‌هاي دستي پايدار چرخي همه جارو

ب) جراثقال‌هاي زنجيري

ج) جراثقال‌هاي ريلي

3ـ ارابه‌هاي دستي

4ـ   ماشين‌هاي صنعتي

5ـ پالت (خرك)

الف) پالت چوبي

ب) پالت فلزي

كنترل انبار:

 موجودي‌گيري ادواري يا انبار گرداني چه در سازمان‌هاي دولتي و چه خصوصي به روش‌هاي مختلف صورت مي‌گيرد. كنترل انبارها ممكن است توسط مقامات مجاز و مسئول سازمان به عمل آيد كه كنترل داخلي ناميده مي‌شود يا اين‌كه توسط مقامات مجاز و با هيئت حسابرسي ويژه‌اي از خارج از سازمان به عمل مي‌آيد كه به آن كنترل خارجي گويند. در طئول سال، ممكن است انبارها در چند نوبت و توسط گروه‌ها و مقامات مختلف آن هم به طور رسمي يا غير رسمي مورد برريسي و كنترل قرار بگيرند، لذا كنترل دقيق و كامل گردش عمليات و موجودي انبارها در پايان سال از اهميت خاصي برخوردار خواهد بود. و بايد حتماً به مرحله اجرا درآيد.

كنترل كميت: كنترل كميت جهت حصول اطمينان از گردش عمليات و موجودي‌ كالاهاي انبار از نظر وارده صادره و موجودي انبار به عمل مي‌آيد و هدف از آن تعيين صحت و سقم موجودي كالا و محاسبه كسر يا اضافه موجودي كالا درانبارهاست و براي رسيدن به اين هدف پس از ثبت كليه اسناد صادرت و واردات در كارت‌هاي مربوطه، موجودي كالا شمارش و با موجودي كارت‌ها مقايسه مي‌شود اين نوع منترل كمي به طرق مختلفي صورت مي‌گيرد كه اهم آن‌ها عبارتند از:

الف )  كنترل نمونه‌اي: در اين روش چند كارت انبار به طور تصادفي استخراج و شمارش و با موجودي واقعي مقايسه مي‌شود

ب)  كنترل چند درصد: در اين روش درصد معيني (10% يا 20% يا …) از كالاها با كارت‌هايشان مورد بررسي و مقايسه قرار مي‌گيرند.

ج)   كنترل 100% يا كل موجودي: يعني كليه موجودي‌ها با مقادير كارت‌هايشان مورد بررسي و مقايسه قرار مي‌گيرند.

د)   كنترل مواد و كالاهاي خاص كه شمارش و يا توزين و اندازه‌گيري آن‌ها دشوار و پر هزينه است: در موادردي كه كالاهايي به مقدار زياد در انبارها وجود دارد ، يا معمولاً در فضاي باز كنترل وتعيين آن‌ها مستلزم دقت و هزينه زياد مي‌باشد يا اينكه اندازه‌گيري دقيق آنها ميسر نباشد معمولاً از روش تنظيم و تخمين استفاده مي‌شود مثلاً شمارش تعداد زيادي پيچ از طريق وزن چندتا و تناسب‌بندي يا شمارش آجرها از روي تخمين حجم يا وزن كردن شن و ماسه يا ما كدام به شكل هندسي درآوردن آنها و برآورد وزن و حجم آن مقدور مي‌باشد.

ه)  انبارگرداني يا كنترل جامع: در پايان هر سال در مواردي كه احتمال سوء استفاده و اختلاف حساب مهمي در انبار مشاهده مي‌شود، جهت كشف اختلاس و رفع اختلاف و تعيين ميزان دقيق موجودي كالا و تنظيم صورت واقعي اقدام به انبارگرداني مي‌شود. در اين روش ابتدا كليه موجودي انبارها را بدون توجه به كارت‌ها صورت‌برداري نموده و با اقلام موجود در كارت‌هاي بروز در آمده مقايسه مي‌شوندو مغايرت گيري مي‌شود و صورت مغايرات تهيه مي‌شود. در صورت مغايرات، اسامي و تعداد و بهاي واحد و كل مبلغ كالاهايي كه كسر موجودي يا اضافه موجودي دارد در دو ستون جداگانه ثبت و بهاي كل كسورات و اضافات نيز اضافه مي‌شود درواقع اين صورت، وضعيت انبارها را از نظر موجودي كالا نشان مي‌دهد. هيئت كنترل انبار يا حساب‌رسان اين صورت را ضميمه گزارش انبارگرداني نموده و جهت اتخاذ تصميم به مقامات سازمان ارائه مي‌دهد.

شمارش موجودي‌ها و مزاياي آن: موجودي‌ها يكي از اقلام عمده دارايي‌ها است و ارزش موجودي‌ها در پايان دوره مالي تأثير بسزايي در سود و زيان شركت‌ها دارد. لذا در هر دوره مالي ضروري است كه حداقل يك‌بار تمام موجودي‌هاي شركت مورد شمارش كامل قرار بگيرد تا از عدم مغايرت موجودي‌ها با كارت موجودي انبار و كارت حسابداري انبار اطمينان حاصل نمود. موجودي برداري مي‌تواند دائمي و مداوم باشد يا ادواري اما حتي اگر هم سيستم كنترل مؤسسه، سيستم كنترل دائمي يا مداوم است باز هم لازم است تا سالي يك بار انبارگرداني كلي نمود.

انبارگرداني و شمارش موجودي‌ها داراي مزايايي به شرح زير مي‌باشد:

• حصول اطمينان از ارقام و اعداد بكار رفته در صورت‌هاي مالي، كارت‌ها و دفاتر و اسناد و فرم‌ها.
• صحت عملكرد حسابداران و انباردارها را افزايش مي‌دهد.
• جدا شدن يا جدا كردن اجناس اسقاط و ضايع شده و ايجاد نظمي مجدد در كالاها و انبارها.

روش‌هاي شمارش يا موجودي‌برداري بر دو دسته تقسيم مي‌شوند اول شمارش موجودي دائمي، دوم شمارش دوره‌اي.

الف) شمارش موجودي دائمي: اين روش معمولاً در مؤسسات بزرگ اعمال مي‌شود و در آن گروهي جهت اين كار تربيت مي‌شوند تا دائماً و به طور تدريجي از موجودي اجناس مؤسسه شمارش يا توزين به عمل بياورند و نتيجه آن را با موجودي ثبت شده در كارت موجودي مقايسه و ميزان درستي عمل و صحت محاسبات را تشخيص دهند اين روش داراي مزايايي به شرخ زير است:

          1)   جهت موجودي‌برداري دائمي نيازي به تعطيل امور جاري مؤسسه نيست.

          2)   از اشخاص متخصص و وارد در اين امر جهت شمارش بهره گرفته مي‌ِشود.

           3)  انبارها و متصديان مربوطه را وادار مي‌كند كه همه وقت در كار ثبت و نگهداري موجودي‌ها دقت كافي به عمل آورده و عمليات خود را هميشه بروز رسانند تا اگر مسئولين     موجودي‌برداري اقدام به كنترل غيرمنتظره نمايند، نتيجه نامطلوبي گزارش نشود لذا موجب كنترل و هراس از كنترل هميشگي در انبارداران مي‌گردد.

ب) شمارش موجودي دوره‌اي: اين روش انبارداري بهتر از جهت اقلام عمده بكار گرفته شود. زمان انبارگرداني بايد كوتاه باشد تا موجب تعطيل بلند و طولاني مدت توليد نشود يا اينكه انبارگرداني در زماني صورت گيرد كه حجم فعاليت‌هاي مؤسسه در حداقل يا پايين‌ترين سطح خود قرار دارد.

در ضمن چون همكاري ساير واحدها در امر انبارگرداني يا موجودي‌برداري ضروري است حداقل بايد تا يك ماه قبل از انجام عمليات شمارش كميته‌اي جهت برنامه‌ريزي، هدايت، ايجاد هماهنگي و سازماندهي و كنترل در امر شمارش موجودي‌ها تشكيل گردد و همچنين مدتي قبل از شمارش فرم‌ها و وسايل انجام كار آماده و مهيا شود و به موقع در اختيار افراد زيربط قرار گيرد. اقدامات مسئولين انبارها در اين رابطه به شرح زير مي‌باشد:

الف) موجودي‌ها بايد مرتب و به شكلي قرار داده شوند كه به آساني قابل رويت و شمارش باشند و حتي‌الامكان اقلام داراي ماهيت مشابه در يك محل نگهداري شود اگر اين كار مقدور نيست قبل از شمارش، محل‌هاي استقرار اين‌گونه اقلام را بايد مشخص نمود و در اختيار هماهنگ كننده شمارش قرار داد.

ب) برگه‌هاي شمارش كه مشخصات اقلام در آن مندرج گردد را بايد قبل از آغاز عمليات شمارش توسط مسئول انبار با نظارت سرپرست شمارش انبار بر روي اقلام مربوطه الصاق شود.

ج) اقلام ناياب، ناباب، ضايعات و اقلام راكد و موجودي‌هاي اماني ديگر نزد شركت حتي‌الامكان بايد جدا از ساير موجودي‌ها قرار داده شوند و صورت آنها بايد به هماهنگ كننده شمارش موجودي تسليم شود.

د) از كليه اقلام اماني نزد ديگران بايستي صورتي تهيه نمود و در اختيار هماهنگ كننده قرار دادو

ه) آخرين شماره برگ‌ها و مدارك ثبت گردش موجودي‌ها بايد قبل از شروع شمارش به هماهنگ كننده گزارش شود تا مبناي كنترل نقل و انتقالات موجودي‌هاي مربوط به دوره مالي قرار گيرند.

ز) كليه كارت‌هاي موجودي و كارت‌هاي حسابداري انبار حتي‌الامكان بايد قبل از شمارش بروز شوند.

قبل از آغاز شمارش و پس از ثبت نقل و انتقالات مربوط به گردش موجودي‌ها تا تاريخ مشخص، بايد كارت موجودي انبار با كارت حسابداري انبار مطابقت داده شود و در صورت وجود اختلاف، پس از بررسي و كنترل مدارك مبني ثبت كارت‌ها، رفع مغايرت گردد.

پس از آماده سازي فرم‌ها و تهيه مقدمات شمارش و آموزش كاركنان زيربط، عمليات شمارش طبق ضوابطي معين انجام مي‌گيرد تا از يك طرف از پراكنده كاري و از طرف ديگر از بروز اشتباهات احتمالي جلوگيري شود. عمليات شمارش مي‌تواند در صورت لزوم بيش از يك بار تا سه بار صورت گيرد و آخرين شمارش مبناي تصميم ماست. پس از اتمام عمليات شمارش كليه برگ‌هاي شمارش توسط مسئول تهيه صورت شمارش موجودي‌ها از نظر مسلسل شماري برگ‌ها امضاء‌هاي مجاز و غيره كنترل نهايي شده و سپس صورت شماره موجودي‌ها براساس اطلاعات برگه‌هاي شمارش تكميل مي‌شود. هدف اوليه از شماره موجودي‌هاؤ مطابقت مانده موجودي طبق كارت موجودي با موجودي‌هاي عيني شمارش شده و تعيين مغايرت (كسري يا اضافي) اقلامي است كه در تحويل، رسيد يا احياناً سوءاستفاده و يا موارد ديگر ايجاد شده است. در صورت وجود مغايرت فرد هماهنگ كننده مسئول پيگيري علل مغايرت واقعي خواهد بود . و اين كار را به كمك مسئولين حسابداري و انبار انجام مي‌دهد.

پس از تصويب نتايج عمليات شمارش، تعديلات لازم بايد در كارت موجودي انبار، حساب‌هاي شركت و كارت حسابداري انبار انجام شود تا مدارك مزبور نشان دهنده وضعيت واقعي موجودي‌ها جهت انعكاس در صورت‌هاي مالي باشد.

گردش موجودي‌ها: تعيين بهاي اجناس به خصوص در مؤسسات توليدي و انتفاعي داراي ارزش خاصي است به طور كلي تمام اقلام هزينه‌هاي مربوط به ورود جنس به انبار تا مرحله صدور آن از انبار در رديف عوامل متشكله قيمت تمام شده كالا مي‌باشد اما قبل از بيان شيوه‌هاي ارزيابي ادواري يا دائمي موجودي‌ها بهتر است تا ابتدا به گردش فيزيكي و بهاي تمام شده كه از بخش‌هاي خاص خود در ارزيابي‌هاي اقلام انبار و مصرف آنها است اشاره‌اي داشته باشيم.

گردش فيزيكي (Physical Flow): گردش فيزيكي موجودي‌ها مي‌تواند به صور مختلفي صورت پذيرد در برخي از واحدهاي تجاري توليدي لازم است كه موجودي‌ها به طور منظم گردش داشته و همراه كالاهاي جديد و تازه در دسترس باشد مثلاً در يك كارخانه‌ رنگ‌سازي ممكن است ابتدا قوطي‌هاي رنگ قديمي به فروش برسد و از ماندن زياد و فساد آن جلوگيري گردد بدين روش كه از اولين موجودي‌ها اول استفاده مي‌شود روش اولين صادره از اولين وارده يا FIFO گويند (First In First Out) اما در مورد برخي اقلام ديگر موجودي، روش اولين صادره آن معمولاً از آخرين محموله وارده كه در سطح بالا قرار گرفته است صورت مي‌گيرد، اما دارو‌ها يا سبزيجات يا كالاهاي زود فاسد شدني بايد ابتدا به مصرف برسد يعني كالاهاي اول وارده اول صادر شود. به روش اولين صادره از آخرين وارده LIFO گويند (Last In First Out). يا در صورتي كه از لحاظ تاريخ مصرف يا تركيب شيميايي كالاها ماندن آنها اشكالي پيش نياورد مي‌توان از روش مصرف انتخابي نيز بهره جست.

گردش بهاي تمام شده (Cost Flow): گردش بهاي تمام شده كالاي انتخابي بر روش موجودي پايان دوره و بهاي تمام شده كالاي فروش رفته اثر مي‌گذارد لذا برخي از اقلام مندرج در ترازنامه و صورت‌حساب و سود و زيان مستقيماً تحت تأثير گردش بهاي تمام شده موجودي‌ها قرار مي‌گيرند. در مواقعي كه بهاي تمام شده مواد و كالاي ساخته شده نوسان زيادي نداشته باشد نگهداري آن آسان بوده. و فرض انتخابي در مورد گردش بهاي تمام شده نيز اثر زيادي ندارد. اما غالباً چنين نوسانات قابل ملاحظه‌اي به وجود مي‌آيد در اين‌گونه موارد، تصميم‌گيري در مورد اين‌كه كدام يك از اقلام بهاي تمام شده موجودي‌ها بايد به موجودي‌هاي پايان دوره مالي و كدام‌يك به بهاي تمام شده كالاي فروش رفته تخصيص يابد، از ضروريان است براي اتخاذ اين تصميمات، چند روش پذيرفته وجود دارد. مثلاً ممكن است كه جديدترين اقلام بهاي تمام شده به پيروي از روش FIFO به موجودي‌هاي آخر دوره اختصاص يابد يا به پيروي از روش LIFO كالاهاي فروش رفته تخصيص يابد اما لزومي براي انطباق گردش بهاي تمام شده بر گردش فيزيكي موجودي‌ها وجود ندارد و مي‌تواند به دو نحو مختلف تؤاماً عمل نمود.

سيستم ارزيابي ادواري موجودي‌ها (Periodic Inventory System):

در اغلب واحدهاي تجاري و ندرتاً در واحدهاي توليدي سيستم ادواري ارزيابي موجودي‌ها متداول است. در اين سيستم هم بهاي تمام شده كالاي فروش رفته و هم موجودي‌هاي پايان دوره در پايان دوره مالي به هنگام تهيه صورت‌هاي مالي محاسبه مي‌ِشود. در اين روش موجودي‌هاي آخر دوره شمارش شده و ارزش آن بر مبناي يكي از روش‌هاي پذيرفته شده گردش بهاي گردش تمام شده تعيين مي‌شود و حسابدارها با كسر كردن ارزش آن از بهاي تمام شده كالاي آماده براي فروش (كه خود از موجودي‌هاي اول دوره به علاوه خريد طي دوره به دست مي‌آيد) بهاي تمام شده كالاي فروش رفته دوره را محاسبه مي‌نمايند:

ارزش كالاي آماده براي فروش= ارزش موجودي در ابتداي دوره+ خريد موجودي طي دوره.

بهاي تمام شده كالاي فروش رفته= ارزش كالاي آماده براي فروش ـ ارزش موجودي در پايان دوره.

روش‌هاي مختلف ارزيابي ادواري موجودي‌ها به سه دسته كلي تقسيم مي‌شود كه عبارتند از:

1)روش FIFO يا اولين صادره از اولين وارده (First In First Out).

2)روش LIFO يا اولين صادره از آخرين وارده (Last In First Out).

 3)روش ميانگين وزني (Weighted Average).

سيستم ارزيابي موجودي‌ها (Perpetual Inventory):

در اين سيستم كليه مبادلات خريد و فروش در حساب موجودي‌ها ثبت مي‌شود. نظر به اينكه اين سيستم باعث مي‌شود كه حساب موجودي‌هاي كالاها همواره با زمان منطبق باشد (بروز باشد). تحت اين عنوان سيستم ارزيابي دائمي موجودي‌ها نامگذاري شده است. هرگونه ورود و خروج از انبار بايد به قيمتي ارزيابي گردد اينجاست كه انتخاب شيوه قيمت‌گذاري براي اقلام ورودي و خروجي از انبار الزامي شود مهمترين روش‌هاي نگهداري و ارزشيابي و تقويم دائمي موجودي‌ها عبارتند از:

                             1)  روش شناسايي ويژه Specific Identification

                         2)  روش FIFO (First In First Out)

                          3) روش LIFO (Last In First Out).

                          4)روش ميانگين متحرك (Moving Average)

مقايسه سه روش ارزيابي موجودي‌ها:

انتخاب روش ارزيابي موجودي‌ها اثر قابل ملاحظه‌اي بر بهاي تمام شده كالاي فروش رفته و سود ناخالص دارد لذا براي مديراني كه روشي را انتخاب مي‌كنند، در صورت تمايل مي‌توانند آنرا عوض كنند اما يكي از اصول بنيادي مفاهيم حسابداري رعايت يكنواختي يا ثبات رويه است و از وقوع تغيير روش مكرر و بي‌دليل جهت تغيير در سودآوري جلوگيري به عمل مي‌آورد اما نقاط قوت و ضعف هر روش قيمت‌گذاري يا ارزيابي چيست؟

مزيت‌ها و معايب شناسايي ويژه: مزيت ويژه اين روش اين است كه تطابق (مقابله) صحيح اقلام بهاي تمام شده با درآمد مربوط را امكان‌پذير مي‌سازد. نقطه ضعف مهم آن نيز فرآهم آوردن امكان اعمال نفوذ بر قم سود ناخالص براي مديريت است. زيرا هنگام فروش، مديريت مي‌تواند به اقتضاء و بر مبناي سود مورد نظر رقم بهاي تمام شده دلخواه را انتخاب كند بعلاوه اجراي اين روش در بسياري از واحدهاي تجاري ـ توليدي با اشكال مواجه شده و از اين رو ، موارد استفاده آن تنها به محصولات گرانبها و منحصر به فرد محدود گرديده است.

مزيت‌ها و معايب روش FIFO:

 كاربرد اين روش كه متداول‌ترين روش ارزيابي موجودي‌هاست بسيار آسان است. گردش اقلام بهاي تمام شده در اين روش، معمولاً با گردش فيزيكي اقلام موجودي‌ها مطابقت مي‌كند و موجب ارزيابي موجودي‌هاي آخر دوره با قيمت‌هاي نزديك به جاري مي‌شود. ضمناً اجراي اين روش در دوره‌هايي كه قيمت‌ها در حال افزايش است موجب ايجاد سود ناخالص بيشتر مي‌شود. عليرغم مزاياي فوق سود بيشتر موجبات ماليات بر درآمد بيشتر را فراهم مي‌آورد و درآمدهاي جاري با اقلام بهاي تمام شده نسبتاً قديمي مقايسه مي‌ِشود و در نتيجه كارايي و سودآوري بيش از واقع نشان داده مي‌شود ضمن اينكه براي جايگزيني اقلام موجودي‌ها بهاي بيشتري نيز بايد پرداخت گردد. تطابق (مقابله) اقلام بهاي تمام شده قديمي با درآمدهاي جاري موجب ايجاد سود ناشي از نگهداري موجودي‌ها (Inventory Profit) مي‌‌شود كه به نوبه خود باعث نشان دادن قدرت سودآوري بيش از واقع و احتمالاُ گمراهي گروه‌هاي ذينفع مي‌شود.

مزايا و معايب LIFO:

 مزيت عمده اين روش اين است كه در دوره افزايش قيمت‌ها، سود ناخالص به ميزاني كمتر محاسبه و ماليات بر درآمد كمتري پرداخت مي‌گردد كه موجب بهبود وضعيت نقدينگي و گردش وجوه نقد مي‌شود ضمناً درآمد جاري با اقلام بهاي تمام شده نزديك به قيمت‌هاي جاري مقايسه و مقابله و در نتيجه سود ناخالص نيز سودآوري تجاري را بهتر نشان مي‌دهد. اما اگر اين روش در چند دوره مالي متوالي به كار برده شود اقلام موجودي‌هاي منعكس در ترازنامه با ارزش به مراتب كمتر از قيمت‌هاي جاري (در موقع افزايش قيمت‌ها) نشان داده مي‌شود زيرا بر مبناي اقلام بهاي تمام شده قديمي و نسبتاً ارزان (كه موجب پايين آمدن غير عادي بهاي تمام شده كالاي فروش رفته است) محاسبه و ارزيابي شده است و افزايش سود غير معقولي را موجب خواهد شد. در دوره‌هايي كه قيمت‌ها  در حال افزايش باشد اجراي روش LIFO موجب محاسبه سود ناخالص كمتر در مقايسه با روش FIFO مي‌شود گرچه سود كمتر موجب پرداخت ماليات كمتري مي‌گردد اما سود هر سهم ارائه تصويري نادرست از قدرت سودآوري شركت يا واحد تجاري را موجب مي‌شود لذاست كه مسئولين كشورهاي صنعتي شركت‌ها را مقيد كرده‌اند تا جهت مقاصد مالياتي در صورت استفاده از LIFO، آن را در محاسبه سود ناخالص به منظور گزارش‌گري مالي نيز بكار برند.

مزايا و معايب ميانگين موزون و متحرك:

 اين روش‌ها كه به ترتيب در سيستم‌هاي ارزيابي ادواري و دائمي موجودي‌ها بكار مي‌رود در مقايسه با روش LIFO، در برخي از كشورهاي صنعتي كمتر متداول است زيرا كليه نقاط ضعف دو روش LIFO و FIFO را داراست در حالي‌كه مزيت عمده‌اي نيز ندارد. در صورت اجراي اين روش‌ها، سود ناخالص و موجودي‌هاي آخر دوره هيچ يك با قيمت‌هاي جاري با قيمت‌هاي نزديك به آن محاسبه نمي‌شود.

حفاظت و ايمني انبارها:

مقدمه: امروزه حوادث براي صنايع ضايعاتي بس گران از لحاظ مالي و جاني مي‌آفريند و كوتاهي و قصور در ايجاد محيط مناسب و بي‌خطر براي پرسنل امري غيرقابل بخشش مي‌باشد جنبه‌هاي عملي و ذهني جلوگيري از حوادث با هم مرتبط هستند. حوادث مي‌تواند موجب صدمات بدني به نيروي انساني، منابع توليدي و همچنين ناراحتي‌هاي فكري و ذهني گردد جهت نيل به موفقيت در جهت جلوگيري از حوادث و صدمات و خطرات ناشي از آن بايد به نكاتي خاص توجه نمود و چند اصل عمده زير را در نظر داشت اين اصول عبارتند از اينكه:

1)   اين حقيقت را بايد پذيرفت كه هزينه‌ها و صرف وجوه در امور جلوگيري از حوادث گرچه جنبه محسوس دارد اما اگر درست هزينه شوند غيرمحسوس و حتي گاهاً محسوس آنهم بيشتر در بلند مدت عايد سازمان مي‌نمايد هزينه‌هاي مصروفه در امر تهيه وسايل حفاظتي مثل تهويه، روشنايي يا حفاظ دستگاه‌ها و تجهيزات كار يا سر صداگير و … از ضروريات كار بوده و براي كار سودمند مي‌باشد.

2)   كليه اعضاء چه كارمندان چه كارگران و چه مديريت بايد از برنامه‌هاي ايمني و حفاظت كار با علاقه واقعي حمايت نمايند.

3)  برنامه‌هاي ايمني از برنامه كار و توليد و انبارداري مجزا نيست و جزئي از آن است در نتيجه مثلاً سرپرست انبار، مسئول برنامه ايمني انبار نيز بايد باشد و متخصصين و مجربين امر ايمني و بهداشت حرفه‌اي مشاورين او نيز به شمار مي‌آيند.

بازرسي‌هاي ايمني و بهداشت از مسئوليت‌هاي عمده سرپرستان هر قسمت مي‌باشد ايشان موظف به بازرسي‌هاي ايمني و بهداشتي از قسمت خود مي‌باشند چرا كه اين امر مي‌تواند از بروز حادثه جلوگيري نمايد. مهمترين قسمت‌ها يا بخش‌ها و وسايلي كه مورد بازرسي قرار مي‌گيرند و نكاتي كه بايد مسئولين امر از آنها آگاه باشند به شرح زير مي‌باشند:

(1) حمل و نقل مواد:

ـ انبار كردن.

ـ بار زدن و يا تخليه و يا تخليه بار در انبار.

ـ علائم دستي موجود در انبار.

ـ جراتقال‌ها ـ نقاله‌هاي متحرك هوايي و زميني مثل ارابه‌هاي دستي و … موجود در انبار.

(2) محيط كاري:

ـ نظافت انبارها.

ـ استقرار ماشين‌ها و وسايل حمل و نقل و كيفيت استقرار آنها در انبار.

ـ راهروها و تناسب ايمني كار در انبارها.

ـ پلكان‌ها ـ سطح‌هاي شيب‌دار و نردبان‌هاي انبار.

ـ زمين محيط‌هاي كاري انبار.

(3) آلات و ابزار دستي:

ـ وضعيت ابزارهاي دستي انبارها.

ـ روش اشتباه (صحيح) در بكار بردن ابزارهاي دستي انبارها.

ـ بازرسي و نگهداري ابزار دستي انبارها.

ـ اشكالات موجود در تهيه ابزار دستي انبارها.

ـ نظافت ابزارهاي دستي و آلات موجود در انبارها.

(4) وسايل حفاظت فردي:

ـ عينك‌هاي حفاظتي و يا ساير وسايل و حفاظت از چشم.

ـ دستگاه‌هاي تنفسي، لوله‌هاي هوا، ماسك و غيره جهت مواقع ضروري.

ـ كفش، كلاه، دستكش، پيش‌بند و لباس‌هاي كاري متناسب با انبارها و كارهاي آن.

ـ اشكالات موجود در تهيه وسايل حفاظت انفرادي.

ـ وسايل حفاظت فردي كه مهيا شده اما بكار گرفته نمي‌شوند.

(5) ساير موارد:

ـ بازرسي الكتريسيته وسايل و برق‌كشي انبارها و ايمني آنها.

ـ بازرسي محيط شيميايي كاري و جنبه‌هاي ايمني شيميايي و فيزيكي كار.

ـ بازرسي گرد و غبار، دود، گاز و بخار و … در انبارها.

ـ بازرسي نحوه حمل و نقل مواد و آلات.

ـ بازرسي وسايل اطفاء حريق مثل اسپرينكلرها.

برنامه‌ريزي و كنترل موجودي‌ها

مقدمه:

 اجراي برنامه‌هاي صنعتي و اداره صحيح كارخانجات و مؤسسات كه اينك نتايج و ثمرات آن روز بروز مشهودتر مي‌شود فقط با استفاده از اصول مديريت علمي امكان‌پذير است و لازمه موفقيت و پيشرفت و توسعه صنايع نيز بكار بردن اين اصول مي‌باشد در آغاز ايجاد مؤسسات، مشكلات مسائل عملي بيشتر توجه خود را بر جنبه‌هاي مالي و فني قرار داده بود و لذا مجال كمتري براي بكار بردن اصول و فنون مديريت باقي مي‌ماند و اينك كه اين مشكلات اوليه تا حدودي مرتفع شده است فرصت بيشتري براي استفاده از مباني مديريت علمي موجود است لذا بر مديران لازم و ضروري است كه به استفاده از اصولي كه سبب بالا بردن كارايي مي‌گردد توجه هر چه بيشتري بنمايند خوشبختانه اكثر مديران كارخانجات به مزاياي فنون مديريت اعتقاد پيدا كرده‌اند و اميد بر آن است كه اعتقاد را جنبه‌اي عيني بخشند. فعاليت‌هاي مربوط به موجودي را مي‌توان در دو بخش بررسي نمود يكي مديريت موجودي‌ها و دوم كنترل موجودي‌ها. مديريت موجودي‌ها عبارت است از تدوين سياست‌ها و روش‌ها و ارائه خط‌مشيء اداره امور موجودي‌هاي واحدهاي صنعتي و كنترل موجودي‌ها نقش اجرا كننده و بكار گيرنده اين روش‌ها جهت اعمال سياست‌هاي ارائه شده را در بر مي‌گيرد. مديريت موجودي‌ها مديريت كارخانه دخالت مستقيم داشته و در حقيقت تعيين كننده اصلي سياست‌ها و خط‌مشي‌ها در اين زمينه به شمار مي‌رود و امور كنترل موجودي‌ها به طور معمول زير نظر مدير توليد و در همكاري نزديك با حسابداري صنعتي، فروش، خريد و قسمت‌هاي انبارها اجرا مي‌شود.

تعريف موجودي: بطور كلي موجودي عبارتست از كالا يا متاعي كه براي مدتي بخواهد نگهداري شود ولي به اختصار مي‌توان گفت كه عبارت است از اجناس، مصالح، مواد و قطعات كه در امر توليد و فروش و اداره صنعت مورد مصرف قرار مي‌گيرد موجودي‌ها قسمتي از دارائي‌هاي مؤسسه به شمار مي‌آيند و شامل تمام دارائي‌ها نيست.

اهميت موجودي‌ها: موجودي‌ها از جمله دارائي‌هاي است كه نيازمند توجه دقيق مديريت واحدهاي تجاري ـ توليدي مي‌باشد. موجودي‌ها دو ويژگي مهم دارند كه اين دو ويژگي بذل توجه خاص طرح‌ريزي آنرا الزامي مي‌نمايد.

علت نگهداري موجودي‌ها: چند دليل عمده از دلايل متفاوت و مختلف نگهداري موجودي‌ها به شرح زير مي‌باشند:

1)  به علت دير رسيدن احتمالي مواد ا محصولات به كارخانه يا فروشگاه نگهداري موجودي ضروري است.

2) به علت تخفيف خريد مناسب يا توليد بيشتر در آينده موجودي بيشتري خريداري و نگهداري مي‌شود.

3) در موارد فصلي يا متغير بودن نقاضا يا فاسد نشدني بودن و با دوام بودن موجودي‌ها موجودي بيشتر نگهداري مي‌شود.

4) براي به حداقل رساندن احتمال عدم توانايي در پاسخگويي به تقاضاهاي مصرف كننده ضررها و هزينه‌هاي ناشي از كمبود موجودي.

مزاياي موجودي: در شركت‌هاي توليدي تهي بودن انبار از يك قلم كالا در پاره‌اي موارد ممكن است عمليات توليد را دچار وقفه و تعطيل سازد. در جهت خلاف اگر يك شركت بيش از اندازه لازم موجودي را در انبار داشته باشد، هزينه انبارداري اضافي موجب پايين آمدن سود و حتي گاهي موجب زيان مي‌گردد از اين رو نگاهداري صحيح موجودي انبار عامل تعيين كننده در ميزان سود يك شركت به شمار مي‌آيد. موجودي كافي در هر سازمان انعطاف‌پذيري عملي زيادي در امر توليد و ساخت فراهم مي‌نمايد و عدم وجود موجودي كافي در صورت وجود مراكز گوناگون توليد موجب مي‌شود تا براي هر قطعه لازم در جريان توليد، ماشيني نصب نماييم و قطعات را از اين ماشين‌ها به مراكز مختلف انتقال دهيم علاوه بر نكات فوق موجودي در انبار داراي مزاياي زير است:

                       1)   عامل مهمي در افزايش سود در صورت نگهداري آن در حد مطلوب است.

                       2)  موجب جداسازي عمليات مختلف از هم مي‌گردد.

                       3)  دست مديران را براي برنامه‌ريزي‌هاي مستقل از هم با مي‌گذارد.

                       4) براي مواقع وجود تقاضاهاي متغير و فصلي نقش ضربه‌گير را ايفا مي‌كند.

                       5)  وجود انبارها و نگهداري موجودي‌ها در مواقع تغييرات قيمت و فصلي بودن

                             كالا موجب تهيه ارزان و به موقع موجودي‌ها مي‌شود.               

  الف)  براي مواردي كه انتقال كالا از مبدأ به مصرف كنندگان زمان‌بر باشد و تقاضاي مصرف كننده به موقع بايد پاسخ داده شود، موجودي اين فاصله را پر مي‌كند و سبب پاسخ‌گويي به موقع به مشتريان مي‌گردد.

مواضع مختلف بخش‌ها و گروه‌هاي دورن سازمان نسبت به حجم موجودي‌ها:

1) بخش حسابداري با توجه به اينكه موجودي براي مؤسسه ايجاد هزينه مي‌نمايد و سبب مي‌شود كه قسمت اعظمي از سرمايه در گردش در موجودي‌ها به صورت غيرفعال نگهداري شود و ساير هزينه‌هاي نگهداري بالا رود سعي و علاقه به نگهداري حجم كم آن دارد.

2)  بخش انبارها، بر مبناي نقش خود در مقابل موجودي، براي اينكه از مشكل كمبود جا، حمل و نقل و جابه‌جايي، چيدن اقلام در انبارها و خرابي‌ها و … رها شود مايل شود كه حجم موجودي‌ها در سطح كمتري باشد.

3) بخش خريد و تداركات با توجه به اينكه خريد در حجم زياد سبب مي‌شود كه هزينه‌هاي سفارشي، مقدمات تهيه سفارش كمتر گردد و در مقابل از تخفيف‌هاي بيشتري استفاده شود تمايل دارد خريد و نگهداري كالا در حجم زيادتري صورت گيرد.

4) بخش توليد، با توجه به اينكه هرچه موجودي‌ها در سطح زيادتري به قسمت توليد برسند همواره احتياج به تعويض خط توليد و آماده كردن ماشين‌آلات جهت توليد محصولات مختلف نيست لذا تمايل دارند تا در مراحل مختلف توليد موجودي نيمه ساخته و قطعات به ميزان بيشتري وجود داشته باشد تا مشكل توقف خط توليد پيش نيايد.

5) بخش فروش، اين بخش براي اينكه بتواند مشتريان را راضي نگهدارد و سهم بازار بيشتري را در اختيار بگيرد و در مقابل از مشكلات عدم رضايت مشتري خلاصي يابد تمايل دارد هميشه سفارشات را در سطح مطلوب و به موقع جوابگو باشد، بنابراين مي‌خواهد كه موجودي‌ها در حجم زيادتري باشند تا توقف در توليد و فروش پيش نيايد.

لذا بحث كنترل دقيق ميزان موجودي‌ها از اهميت خاصي برخوردار است اهم علت‌هاي آنرا مي‌توان موارد زير دانست:

ـ تغييرات سريع تكنولوژيكي.

ـ بحران انرژي و محدوديت‌هاي صنايع.

ـ بهينه كردن امور بطور سيستماتيك در ارتباط با بخش‌هاي ديگر سازمان.

ـ مققرات متغير دولتي و امنيت يا عدم امنيت اقتصادي صنعتي بازرگاني حقوقي، اجتماعي و سياسي و قانوني.

ـ استفاده حداكثر از حداقل منابع سازمان و به حداكثر رساندن كارايي و اثربخشي سازماني.

هزينه‌هاي نگهداري و انبار كردن موجودي‌ها: اين نوع هزينه‌ها جهت سهولت بيان، هزينه‌هاي انبارداري ناميده مي‌شوند. هزينه‌هاي انبارداري به حجم موجودي‌هاي يك كارخانه بستگي دارد و هر قدر موجودي‌هاي يك كارخانه زيادتر باشد، هزينه انبارداري بيشتري را در بر خواهد داشت انواع هزينه‌هاي نگهداري عبارتند از:

الف) هزينه‌ سرمايه راكد: يا هزينه‌هاي ناشي از ركود وجوه صرف شده در موجودي‌ها، بهره وام جهت تهيه موجودي‌هاي راكد مانده است و يا هزينه فرصت يا بكار انداختن اين سرمايه شخصي در امور و سرمايه‌گذاري‌هاي ديگر است لذا عدم استفاده از آن در جهت سودآوري، هزينه‌اي براي كارخانه به شمار مي‌آيد.

ب) هزينه‌اي محل و بيمه، ماليات و دستمزد انباردارها: جهت نگهداري اجناس و كالا به فضا، حرارت و تهويه، نگهبان و همچنين بيمه كردن كالا در مقابل خسارات آتش‌سوزي و ساير خطرات نياز است و چنين عملياتي هزينه دارد اين علاوه بر هزينه دستمزد انباردارها و مديران و متصديان انبارها و ماليات بر موجودي‌هاست.

ج) هزينه ناشي از فاسد شدن و مفقود شدن و جابه‌جا كردن كالاها و فرسودگي و استهلاك موجودي‌ها و انبارها: بعضي از كالاها ممكن است با آمدن كالاي جديدتر به بازار، از رونق افتاده و خريداري نداشته باشند و غيرقابل يا بشوند و با نگهداري آنها و تحقق چنين موردي كارخانه متحمل زيان و خسارت خواهد گرديد. همچنين بسياري از كالاها و محصولات از جمله مواد غذايي و شيميايي در صورتي كه بيش از زمان معين در انبار بمانند فاسد مي‌شوند و براي انبار هزينه‌اي به بار خواهند آور فرسودگي و استهلاك وسايل انبار و ساختمان‌ها و ماشين‌هاي حمل و نقل و خود موجودي كه در انبار نگهداشته شده نيز هزينه‌هاي نگهداري موجودي كالا را بالا مي‌برد.

كنترل موجودي: اصولاَ مديران عملياتي درصددند كه طرحي برا كنترل موجودي داشته باشند ولي با توجه به اثرات محيطي نمي‌توان يك طرح عمومي و كلي ارائه داد بلكه بايستي به تجربه شرايط محيطي را كشف و بعد نسبت به طراحي طرحي مناسب با شرايط پرداخت و بعد با سيستم كنترل اثر آن را مورد ارزيابي قرار داد. كنترل موجودي با برنامه‌ريزي و سازمان‌دهي ارتباط نزديكي دارد اما مدل‌هاي كنترل موجودي را مي‌توان به صورت زير دسته‌بندي نمود.

انواع مدل‌هاي كنترل موجودي:

• مدل‌هاي كنترل موجودي در شرايط اطمينان.
• مدل‌هاي كنترل موجودي در شرايط ريسك ( با وجود توزيع احتمال متغيرهاي تصادفي )
• مدل‌هاي كنترل موجودي د رشرايط عدم اطمينان.
• مدل برنامه‌ريزي و كنترل (Material Requirement Planning) M.R.P.
• مدل‌هاي موجودي صفرZeroinventory يا .Stockless

ـ نحوه محاسبه عملي هر يك از اقلام فرمول EIQ در موسسات:

محاسبه هزينه‌هاي ثبت سفارش: براي محاسبه ثبت سفارش، هزينه ثبت سفارش يك واحد ريالي كالا مي‌بايست محاسبه شود و آن از حاصل تقسيم هزينه‌هاي كل تداركات به قيمت كل خريدهاي انجام شده طي يك سال بدست مي‌آيد

و چنان‌چه بخواهيم هزينه ثبت سفارش يك ريال كالايي كه در داخل تهيه شده است را بدست آوريم و آن را از هزينه سفارش خريد خارجي جدا كنيم بايد ابتدا به تفكيك هزينه‌هاي تداركات خارجي و داخلي جداگانه برآورد و يا محاسبه شود و سپس كل خريدهاي خارجي و داخلي نيز بايد معلوم باشد تا هزينه سفارش يك ريال خريد خارجي و داخلي هزينه سفارش هر قلم كالا محاسبه مي‌شود:

(4) هزينه سفارش يك ريال كالا * قيمت كالا = هزينه سفارش هر قلم كالا

• محاسبه هزينه‌هاي نگهداري و انبارداري: هزينه نگهداري هر ريال كالا را ابتدا محاسبه و بعد در قيمت هر كالا ضرب مي‌كنيم و به دو روش محاسبه مي شود اول بر مبناي قيمت كل مواد انبار شده در انبارها چه براي كليه انبارها يكجا و چه براي تك‌تك انبارها جداگانه و دوم بر مبناي حجم اشغال شده انبارها توسط هر قلم كالا.

الف) ـ محاسبه هزينه نگهداري به روش قيمت انبار:

مبناي سرشكن كردن هزينه‌هاي مشترك نيز دلخواه بوده و مي‌تواند ارزش نسبي ريالي موجودي‌هاي هر انبار باشد يا مي‌تواند مبناي ديگر بنا به صلاحديد ومديريت و بحث و تبادل نظر با مقامات و مسئولين دست‌اندركارانبارها باشد.

(6) هزينه نگهداري يك ريال كالا يا موجودي * قيمت خريد موجودي = هزينه نگهداري كالا و موجودي

ب) – براي محاسبه هزينه نگهداري به روش حجم اشغالي توسط هر قلم كالا بر داشتن گام‌هاي زير ضروريست :

محاسبه حجم هر انبار به طور جداگانه به طوري‌كه ارتفاع انبارها را 4 متر مي‌سازند و با محاسبه كل حجم انبار بعد از كسر حجم‌هاي تلف شده، حجم مفيد هر انبار محاسبه مي‌شود ( انبار مي‌تواند كم‌ارتفاع‌تر يا بلندتر باشد).

با فرض 4 متر ارتفاع   (7)

و براي محاسبه كردن هزينة نگهداري هر قلم كالا بايستي حجم اشغالي هر موجودي يا كالا در انبار را مشخص كرد و آن را در هزينه نگهداري متر مكعب كالاي محاسبه شده در فرمول (9) ضرب نمود:

مثال: با توجه به اطلاعات ذيل هزينه‌هاي سفارش براي خريدهاي داخل و خارج را به همراه هزينه‌هاي نگهداري براي يك ريال موجودي محاسبه نموده و سپس براي كالاهاي مورد نظر در اطلاعات مسئله هزينه سفارش و نگهداري را معين نمود و با توجه به قيمت هر كالا مقدار سفارش اقتصادي  EOQ را محاسبه نمائيد:

ـ اصول اجراي وظايف انبارها: حفظ ميزان موجودي كالا در حد مطلوب و تعيين اقلام كالا و ميزان موجودي از وظايف مهم قسمت انبارها به شمار مي‌آيد. در اجراي اين اصل نبايد اقدامي نمود كه موجب غفلت شود و هيچ‌گاه نبايد يك و يا چند قلم كالا در انبار ناياب گردد و موجبات ركود و كندي كارها فراهم شود.

ـ از طرف ديگر وجود كالاهاي بلامصرف و اضافه بر مصرف در انبارها با صرفه و صلاح نيست و موجبات ركود سرمايه، بالارفتن هزينه‌هاي انبارداري، انباشته شدن بي‌رويه انبار و اشتغال فضاي آن، فرسايش كالا در انبار و صدمات و مضرات ديگر خواهد شد. براي جلوگيري از زيان‌هاي ناشي از نايابي كالا يا وجود كالاهاي اضافي در انبارها معمولاَ براي هر يك از اقلام كالا، مقادير و يا حدودي در نظر گرفته و به طريق مختلف محاسبه مي‌نمايند.

محاسبه و تعيين اين حدود و بكارگيري آن‌ها باعث مي‌گردد كه كالاهاي ضروري در حد متناسب با احتياجات سازمان هميشه در انبارها موجود باشد. اين مقادير و يا حدود كه به حفظ ميزان موجودي كالا در حد مطلوب كمك مي‌نمايند عبارتند از: 

• الف) حد نقطه سفارش: نقطه سفارش يا حد سفارش به آن مقدار از كالا گفته مي‌شود كه وقتي موجودي كالا در انبار به آن مقدار رسيد، بايد براي خريداري مجدد آن كالا درخواست خريد صادر و به جريان گذاشته شود. صدور درخواست خريد به موقع موجب مي‌شود كه هيچ‌گاه انبارها با كمبود و يا نبود كالاها مواجه نشوند.
• ب) حداقل موجودي يا ذخيره احتياطي: كمترين مقداري‌كه موجودي هر يك از اقلام كالاهاي اقلام از آن مقدار نبايد كمتر شود، حداقل موجودي يا ذخيره احتياطي نام دارد. اين مقدار از كالا را براي موارد پيش‌بيني نشده از قبيل تأخير در خريد مجدد كالا و . . . در نظر مي‌گيرند.

انباردار مكالف است به محض اين‌كه موجودي كالا به مقدار حداقل رسيده مراتب را به مقامات مسئول سازمان گزارش داده و به جز موارد ضروري و كسب مجوز از مسئولين، اجازه تحويل آن‌ها را به متقاضي نخواهد داشت.

• ج) حداكثر موجودي: بيشترين مقدار هر يك از اقلام كالا را كه انباردار مجاز به نگهداري آن‌ها د رانبار مي‌باشد، حداكثر موجودي گويند. به عبارت ديگر حداكثر موجودي هر كالا به آن مقدار از كالا گفته مي‌شود كه موجودي انبار نبايد از آن مقدار بيشتر گردد. تعيين حداكثر موجودي باعث مي‌شود كه، كالاهاي اضافه بر مصرف و بلا مصرف در انبارها، انباشته نشده و از ركود سرمايه و فرسايش كالا جلوگيري شود.
• د) مقدار سفارش جديد يا با صرفه‌ترين مقدار سفارش: مقدار سفارش جديد، يعني آن مقدار از كالا كه درخواست خريد، براي خريداري قيد مي‌گردد. تعيين اين مقدار فرمول يا طرز محاسبه معيني ندارد چرا كه در بعضي از انبارها مقدار مصرف بين سفارش قبلي و فعلي را در نظر مي‌گيرند مثلاَ اگر در 6 ماه قبل براي كالاي معيني درخواست خريد صادر نمائيم به كمك كارت اين كالا مي‌توان محاسبه كرد كه در اين مدت 6 ماه چه مقدار مصرف نموده‌ايم سپس معادل همين مقدار مصرف شده، درخواست خريد صادر مي‌نمائيم

 در جاي ديگر ممكن است باصرفه‌ترين مقدار سفارش، در نظر گرفته شود و آن نيز همان‌گونه كه ذكر آن آمد مقدار كالايي است كه با كمترين هزينه مي‌توان براي مؤسسه تدارك ديد و تعيين مقدار آن محتاج به بررسي همه جانبه مي‌باشد چرا كه با افزايش برنامه‌هاي توليد در آينده به طور ناگهاني، يا تغييرات فصلي مصرفي كالا، يا شرايط و امكانات خريد، نوع بسته‌بندي، عمر مفيد كالا و قيمت كالا، بودجه سازمان     و . . . مقدار آن تحت تأثير قرار مي‌گيرد و همان‌گونه كه در فرمول‌هاي EOQ با استفاده از تكنيك لاگرانژ آمد عوامل و شرايط و اوضاع سازمان و ظرفيت انبارها و محدوديت‌هاي ديگر را نيز بايد مورد بررسي قرار داد و بعد از بررسي همه جانبه و سيستماتيك، براي آن درخواست خريد صادر نمود.

• ه) حد مطلوب يا متوسط موجودي‌ها: براي اطمينان از صحت گردش كار انبارها و سنجش نحوة مديريت انبارها و رعايت موازين اقتصادي حد مطلوب را ملاك عمل قرار داده و كالاهاي موجود در انبار را صورتبرداري نموده و با حد متوسط ( مطلوب ) موجودي مقايسه مي‌نمايند.

 در انبارهايي كه بيش از پنجاه درصد كالاهاي انبار داراي موجودي معادل حد مطلوب داشته باشند، مي‌توان نتيجه گرفت كه اين انبارها با مديريت و اصول اقتصادي متناسبي از نظر وضعيت و مقدار موجودي اداره مي‌شوند.

طرز محاسبه حدود كالا: محاسبه حدود كالا در انبارها به طريق مختلف صورت مي‌گيرد و در هر سازماني با توجه به موقعيت خاص آن سازمان و مقررات و در هر سازماني با توجه به موقعيت آن سازمان و مقررات و دستورالعمل‌ها، از روشي كه مقرون به‌ صرفه و صلاح باشد استفاده مي شود. به هر حال براي تعيين حدود كالا و محاسبه آن بايد عوامل زير را در نظر گرفت چون هر يك از عوامل و تغييرات آن‌ها در كاهش و يا افزايش حدود كالا دخالت مستقيم داشته و بر آن اثر مي‌گذارند اين عوامل مهم عبارتند از:

• ميزان مصرف كالادر سال‌هاي گذشته.
• در نظر گرفتن طرح‌ها، برنامه‌ها و فعاليت‌هاي آينده سازمان و نوسانات مصرف در آينده به علت كاهش و يا افزايش توليدات و يا تغيير و حذف بعضي از آن‌ها .
• در نظر گرفتن مدت زماني‌كه از صدور درخواست خريد تا ورود جنس به انبار به طول مي‌انجامد با توجه به احتمالات تأخير در عمليات خريد و ديرتر رسيدن كالاها.
• توجه به مدت يا دوره مصرف كالا كه معمولاَ در انبارهاي اصلي براي مدت 6 ماه تا يك سال و براي انبارهاي فرعي براي مدت 3 تا 6 ماه در نظر گرفته مي‌شود.
• در نظر گرفتن حداقل و حداكثر و ميانگين مصرف روزانه كالاها.
• سرعت مصرف مواد يا ميزان مطلوبيت آن‌ها و زمان مصرف كالا از نظر اجراي عمليات.
• در نظر گرفتن با صرفه‌ترين مقدار سفارش و مقايسه آن با مقدار مصرف واقعي.
• توجه به فاسد شدني و فرار بودن كالاها و مدت زماني كه اين مواد فاسد نمي‌‌شوند.

در اين‌جا روشي جهت محاسبه سيستماتيك حدود كالا يا موجودي در انبارها ارائه مي‌شود كه به شرح زيرند:

(1/1) حداكثر مدت تحويل كالا* حداكثر مصرف روزانه كالا = نقطه يا حد يا زمان سفارش كالا

           (2/1) ذخيره احتياطي + مصرف در مدت تداركات كالا = نقطه سفارش يا حد سفارش

(3/1) موجودي + كل سفارش در راه > نقطه سفارش

 (2) ( ميانگين مقدار مصرف روزانه * مانگين مدت تحويل كالا ) ـ  حد يا نقطه = حداقل موجودي كالا (حداقل مصرف روزانه * حداقل مدت تحويل كالا ) – ( مقدار سفارش جديد + نقطه سفارش ) = حداكثر موجودي كالا در انبار

ـ عمليات مربوط به سيستم سفارش: در سيستم انبارها و تداركات واحدهاي توليدي عموماَ پيش‌بيني مي‌شود كه اقلام مصرفي و يدكي كه به طور دائم مورد استفاده قرار مي‌گيرد. در هر زمان موجود بوده و قبل از اتمام آن‌ها در انبار به وسيلة انباردار درخواست و خريداري مي‌شود. به اين منظور هر ساله يك بار مسئول انبار موظف است ليستي از اقلام مصرفي مختلف تهيه نموده و پس از تكميل اطلاعات اين ليست توسط قسمت‌‌هاي ذيصلاح، ميزان سفارش و نحوه سفارش هر جنس را محاسبه و براي استفاده مدت سال در كارت انبار ثبت نمايد. اين ليست براي نوع اقلامي كه مصرف كننده يا گروه مصرف كنندگان مشخص داشته باشند جداگانه تهيه شده و براي مسئول گروه مصرف كنندگان ارسال مي‌شود.

در اين صورت مسئول مربوطه موظف است ستون‌هاي پيش‌بيني مصرف سال جاري، ارزش ريالي پيش‌بيني مصرف سال جاري و حد ارزش ريالي را با در نظر گرفتن كل مصرف سال قبل و برنامه‌هاي سال آينده تكميل نموده و ليست مزبور را به قسمت انبار ارسال دارد. حد ارزش ريالي مصرف يك جنس، در اين ستون را مي‌توان با لغات بالا، متوسط و پايين مشخص نمود. چون بودجه و هزينه مربوط به سازمان‌هاي مختلف، متفاوت مي‌باشد امور مالي هر سازمان حدود مزبور را بنا به حجم عمليات و مقتضيات زماني خود به مسئولين مربوطه ابلاغ مي‌نمايد.

مدل‌هاي كنترل موجودي د رحالت ريسك:

اين شرايط از تصميم‌گيري، تصميم‌گيري در شرايط عدم اطمينان است. متغيرهاي غير قابل كنترل، تحت شرايط ريسك از تصميم‌گيري، از قوانين موجود براي توابع احتمالي گسسته ( برنولي ، هندسي ، فوق هندسي و پوآسن ) يا پيوسته ( نرمال ) پيروي مي‌نمايد و لذا مي‌توان از معيارهاي معتبر رياضي براي تجزيه و تحليل آن‌ها استفاده كرد. توابع احتمالي گسسته يا پيوسته براي تجزيه و تحليل اين متغيرها، از اطلاعات موجود از گذشته در مورد وقوع اين متغيرها نيز نتيجه مي‌شوند.

تصميم‌گيري در اين شرايط ( ريسك ) به سه دسته عمده تقسيم مي‌شود:

• تصميم‌گيري بدون استفاده از نمونه‌گيري.
• تصميم‌گيري با استفاده از نمونه‌گيري.
• تصميم‌گيري با استفاده از منحني توزيع نرمال.

اين مطالب و مثال‌هاي آن را در هر كتاب آمار كاربردي مي‌توان يافت. در اكثر موارد تقاضا براي مسئولين امر قابل پيش‌بيني نمي‌باشد. در اين‌جا با استفاده از قوانين احتمالات و پيش‌بيني تقاضاي مورد انتظار مي‌توان مدل مربوط را بسط داده و بدين وسيله سياست انبارداري را مشخص نمود. وقتي پارامترهاي فرمول معين نشود          ( مثلاَ تقاضا ) هر آن بيم كمبود موجودي مي‌رود و احتمال ورشكستگي مؤسسه را با خود به ارمغان مي‌آورد و لذا براي كمبود هم هزينه‌اي در نظر مي‌گيريم كه با افزايش كمبود اين هزينه‌ها افزايش مي‌يابد پس كل هزينه موجودي عبارتست از:

هزينه كمبود + هزينه سفارش ( نصب ) + هزينه نگهداري = TLC (هزينه كل)

مهمترين مدل‌هاي اين مورد دو مدل است اول مدل فصلي                         (Single Episode Model)  و دوم مدل پيوسته (Continuing Model)  . مدل‌هاي فصلي به كالاهايي مربوط است كه در فصول مختلف دچار تغيير و نوسان در تقاضا مي‌شوند و در صورتي كه موجودي اين كالاها در فصل مربوط كاملاَ مورد استفاده ( فروش ) قرار نگيرد مازاد آن مي‌بايست با مقداري ضرر در فصل ديگر مورد استفاده قرار گيرد مثلاَ در خصوص مسائلي چون تعيين مناسب‌ترين تعداد قطعات يدكي كه با يك وسيله خريداري مي‌گردد و يا مشكل فروش درخت‌‌هاي كاج در فصل كريسمس از اين مدل بهره گرفته مي‌شود. اما مدل پيوسته كنترل موجودي مربوط به اكثر كالاهاي عادي مي‌شود كه قابل انتقال از فصلي به فصل ديگر هستند. اين مدل شامل سفارشات مكرر براي كالاهايي بوده كه اساس آن‌ها تعيين نقطه سفارش يا معيار فاصله زماني باشد. وقتي كه تقاضا ثابت باشد، زمان سفارش مجدد و مقدار سفارش هر دو مشخص است اما در مدل احتمالي با تقاضاي نامعلوم چنين نيست.

ساير مدل‌هاي تصميم‌گيري و كنترل موجودي‌ها: بررسي مدل‌هاي عدم اطمينان كامل و تصميم‌گيري د رشرايط تعارض در خصوص موجودي‌ها دركتب معتبر O.R يافت مي‌شود و براي جلوگيري از مبسوط شدن كلام در اين مبحث و توجه بيشتر به جامعيت اين كتاب، جستجوي مدل‌هاي كمي ديگر را به دانش‌پژوهان عزيز واگذار و محول مي‌نمائيم.

 اما تصميم‌گيري يا مدل‌هاي كنترل موجودي به روش M.R.P را در قسمت مربوط به كنترل سفارشات به طور مبسوط با مثالي تشريح نموده‌ايم. و براي آشنايي بيشتر با آن دانش‌پژوهان مي‌توانند به كتب برنامه‌ريزي توليد و كنترل موجودي‌ها مراجعه نمايند تا با جنبه‌هاي وسيع‌تر آن آشنا شوند.

كنترل سفارشات: جهت كنترل صحيح و منظم موجودي‌ها، معمولاَ دو موضوع اساسي مورد نظر است (1) مقدار سفارش چقدر بايد باشد؟ اين سؤال با محاسبه EOQ قابل محاسبه است كه بحث آن شد. (2) در چه مواقعي سفارش داده شود؟ براي پاسخ به اين سؤال سيستم‌هاي مختلف سفارشات را بايد مورد بررسي قرار داد. بديهي است، تعيين زمان‌هاي سفارش به عواملي نظير مقادير سفارش، ميزان سفارش، ميزان مصرف، مقادير ذخيره جنس در انبار ميزان اطمينان به تأمين تقاضاهاي مشتري و زماني كه بين صدور سفارش و دريافت جنس در انبار طول مي‌كشد، بستگي دارد.

 در تشكيلات صنعتي ـ بازرگاني، ممكن است تعداد و تنوع انواع مواد اوليه قطعات يدكي، محصولات تمام شده و . . . آن‌قدر زياد باشد كه كنترل عيني آن‌ها مطابق نياز و ضرورت را غير ممكن نمايد و يا منترل موجودي‌ها هزينه‌هايي را دربرداشته باشد كه مقرون به صرفه نباشد كه كنترل دقيق و عيني به عمل آورد براي طبقه‌بندي كردن ارزش كالاها و اهميت آن‌ها و ميزان دقت در كنترل آن‌‌ها مي‌توان از روش طبقه‌بندي ارزشي اجناس يا روش A.B.C  بهره گرفت.

محدوديت زماني و اهميت وقت مديران مي‌طلبد تا توجه آن‌ها همواره به اقلامي معطوف شود كه از نظر ارزشي داراي اهميت بيشتري هستند اين روش بر اين حقيقت متكي است كه در هر مجموعه تعداد كمي از اقلام، قسمت  اعظمي از ارزش و يا خواص اين مجموعه را دربرمي‌گيرد به عنوان مثال در بعضي كشورها ممكن است 20 درصد جمعيت 80 درصد ثروت را تصاحب كرده باشند يا 20 قلم هزينه 80 درصد كل هزينه‌ها را دربرگيرد.

 در يك مجموعه يا انبار نيز بر اساس همين حقيقت، مي‌توان اجناس را به سه دسته اصلي تقسيم كرد:

اجناس يا طبقه A : حدود 20 درصد از اقلام، با ارزشي برابر با 80 درصد موجودي‌ها.

اجناس دسته يا طبقه B : حدود 40 درصد از اقلام، با ارزشي برابر با 15 درصد موجودي‌ها.

اجناس دسته يا طبقه C : حدود 40 درصد از اقلام، با ارزشي برابر با 5 درصد موجودي‌ها.

درصد تجمعي مصارف ساليانه

نمودار موجودي يك انبار براساس روش يا قاعده ABC

به اين دسته‌بندي و منحني آن منحني پارتو گفته مي‌شود براي مثال در زير مثالي از كارخانه‌اي ارائه مي‌شود كه تعداد زيادي كالاهاي متنوع را د رانبارهاي خود نگهداري مي‌كند با استفاده از روش يا قاعده A.B.C اقلام اين انبارها را دسته‌بندي مي‌نمائيم براي اين كار جدولي طراحي مي‌كنيم كه ستون‌هاي شماره كالا، ارزش ريالي واحد، ارزش ربالي مصرف ساليانه در آن به چشم مي‌خورد.

فصل  :  5

سيستم‌هاي مختلف سفارش‌دهي:

سيستم‌هاي معمول و رايج جهت سفارش جنس به 5 گروه قابل تقسيم است كه عبارتند از:

• سيستم ظرف ذخيره (Two Bin System) .
• سيستم بازديد عيني (Visual Review System) .
• سيستم نقطه سفارش (Order Point System) .
• سيستم دوره سفارش (Periodic Review System) .
• سيستم برنامه‌ريزي كالاي مورد نياز

         (Material Rement Plannig =M.R.P) .

• سيستم ظرف ذخيره: در اين روش مقدار معيني از كالا ( كه همان مقداري است كه بايد در آن نقطه سفارش مجدد داد ) در ظرف كوچكتري نگهداري شده و بقية موجودي كالا در ظرف و يا قفسه بزرگتري قرار مي‌گيرد. كليه برداشت‌هاي انبار از ظرف بزرگتر انجام مي‌گيرد و وقتي موجودي ظرف بزرگتر به صفر رسيد، عملاً موجودي به نقطه سفارش رسيده است، د راين زمان سفارش جهت تهيه كالا به مقدار ثابت و معيني صادر مي‌گردد و تا زمان دريافت اين كالا از ظرف كوچكتر مصرف ( برداشت ) مي‌شود. بديهي است كه مقدار موجودي ظرف كوچكتر، طوري تعيين مي‌شود كه موجودي آن به صفر نخواهد رسيد.
• سيستم بازديد عيني: در اين روش در دوره‌هاي ثابت زماني، از مقدار موجود بازديد عيني به عمل آمده مقدار لازم جهت رسانيدن مقدار كل موجودي و سفارش شده به حداكثر، سفارش مي‌شود. در اين روش پس از بازديد عيني، در صورتي‌كه مقدار موجودي به حداكثر نزديك باشد ممكن است از صدور سفارش خودداري شود و انجام اين امر به بازديد دوره بعد موكول بشود.
• سيستم نقطه سفارشي: اين روش به روش مقادير ثابت و دوره‌هاي متغير مشهور است كه در آن هر جنس براي خود، نقطه و مقدار سفارش دارد يعني به محض رسيدن اجناس انبار پس از برداشت‌هاي متوالي به حد نقطه سفارش، سفارش خريد به جريان مي‌افتد و مقدار سفارش شده نيز ميزان ثابتي است كه كمينه‌ترين هزينه موجودي را بر مؤسسه تحميل نمايد.
• سيستم دوره سفارش: در اين روش دوره‌هاي زماني سفارش ثابت اما مقادير ممكن است متفاوت باشد يعني در هر هفته يا ماه يا هر چند يكبار سفارش داده مي‌شود با بررسي كه در زمان سفارش از انبارها به عمل مي‌آيد به نحوي تعيين مي‌شود كه مقدار سفارش شده موجودي با هم به حداكثر معيني برسد.

                 **سيستم برنامه‌ريزي كالاي مورد نياز (M.R.P) : د راين سيستم سفارش ابتدا  بايد در    پي پاسخ‌گوييبه حداقل 3 سؤال برآمد. چه محصولي توليد خواهيم نمود؟ محصول به چه قطعاتي و به چه تعدادي نياز دارد؟ و در چه زماني به آن نياز دارد؟ در پاسخ به سؤال اول مقادير مصارف هر محصول بنابر پيش‌بيني‌هاي منبعث از آمارهاي گذشته و پيش‌بيني‌هاي آينده و استراتژي و اهداف شركت و تغييرات مقادير محصول در آيندة نزديك و دور تعيين مي‌شود.

در اين حالت از بررسي به فصلي بودن برنامه‌هاي توليد و فروش نيز بايد توجه كافي داشت چرا كه بعضي از محصولات در ماه‌هاي زيادي از سال ممكن است به طور كلي توليد نشوند و لذا نگهداري قطعات و كالاهاي لازم در تمام موارد سال براي ساخت و مونتاژ اين محصولات ممكن است كه مقرون به صرفه نباشد جهت پاسخ‌گويي به به سؤال دوم ليست قطعات كامل كليه محصولات شركت مورد نياز است و پاسخ‌گويي به سؤال سوم منوط به دردست داشتن برنامه توليد است.

پس از اطلاع از مقادير لازم و زمان‌هاي مربوط، لازم است برنامه‌اي جهت سفارش كالاي مورد نياز تهيه شود. بنابراين بايد دانست از آن مقدار كالاي مورد نياز، چه مقدار موجودي در انبار در هر موقع زماني در انبارها موجود است يا سفارش جهت آن‌ها صادر شده است. اين مقدار از كل مقدار مورد نياز كسر شده و مقدار قابل سفارش به‌دست مي‌آيد.

مقدار موجودي انبار يا سفارش شده ـ مقدار كل مورد نياز = مقدار قابل سفارش

و براي پاسخ‌گويي به سؤال سوم، فواصل زماني تحويل و يا فاصله زماني ميان سفارش و رسيدن جنس به انبار را بايد محاسبه يا برآورد نمود و در اين صورت است كه برنامة سفارشات كالا به طور جمعي تهيه مي‌شود.

طراحي فيزيكي انبارها:

در ابتدا بايد محل مناسب انبار را تعيين نمود در اين راستا مهم‌ترين عواملي كه بر تعيين محل مؤثرند به شرح زير مي‌باشند:

• ظرفيت مورد انتظار : يعني تعيين ظرفيت فعلي و آتي انبارها بر حسب مقدار كالايي كه در آن‌ها ذخيره مي‌شود يا خواهد شد.
• تعيين تقريبي مبدأ و مقصد كالاهايي كه انبار مي‌شوند: به طوري‌كه مسافت كل ( هزينه حمل و نقل ) به حداقل ممكن برسد براي اين كار به بررسي ميزان ورودي از هر مبادي و مسافت آن و خروج و مسافت آن تا محل مصرف بايد پرداخت در اين راستا از تكنيك‌هاي Operation Research يا OR بهره گرفته مي‌شود مثال اين مورد تعيين بهترين محل انبارها براي توزيع كارهاي وارداتي است.
• نوع حمل و نقل: از طريق آبي، هوايي، راه‌آهن يا بزرگ‌راه‌ها و راه‌هاي فرعي و تعيين بهترين طريق آن.
• اهداف خاص: ساختن سيلو براي غلات و حبوبات در كنار نواحي كشاورزي و يا سردخانه براي انبار كردن صيدهاي ماهي از دريا يا ميوه در كنار دريا و يا باغ‌هاي ميوه يا ساير مواردي كه مورد نظر ماست.
• آزادي عمل و فضاي كافي براي تسريع امور: فضاي كافي براي تخليه، بارگيري يا عبور وسايل نقليه يا تردد افراد.
• محدوديت زمين: گراني زمين درون شهري و ارزاني خارج از شهر موجبات گسترش عمودي يا ارتفاع انبارها در داخل شهر مي‌شود و ايجاد انبار در خارج از شهر تردد در مدخل ورودي‌هاي شهر را با ترافيك مواجه خواهد ساخت.
• هزينه‌هاي راه‌اندازي و آماده‌سازي Setup : هزينه‌هاي تسطيح و خاك‌برداري و خاك‌ريزي را بايد كمينه نمود و بتوان آب باران و فاضلاب‌ها را به راحتي هدايت نمود لذا زمين‌هاي مسطح و با ارتفاع مناسب و شيب كم ارجح‌تر است.
• محدوديت‌هاي قانوني: كه موجب منع احداث انبار در ناحيه يا نواحي خاص مي‌شود.
• تناسب با محيط: يعني بايد تردد وسايل نقليه و سر و صدا، مزاحم همسايگان نشود و در محل و محيط غير مسكوني مناسب احداث شود.
• تبليغات و نماياندن شركت: از طريق مثلاَ ايجاد انباري با ساختمان و نمايي زيبا در كنار جاده‌هايي اصلي يا فرعي.
• خدمات شهري: محل انبار در جايي باشد كه از امكاناتي چون آب، برق، تلفن و ايمني بتوان بهره گرفت.

اين موارد از نكات عمده‌اي هستند كه در طراحي و تعيين مناسب محل انبارها قبل از ايجاد آن بايد مورد توجه قرار گيرند. اما جهت طراحي سيستم فيزيكي انبارها مي‌توان از فلوچارت يا نمودار گردش كار آن هم جهت نظام‌دهي امور و رعايت تقدم و تأخر كارها بهره گرفت .

جهت طراحي انبار يا مجتمع انبار مناسب بايد بخش‌هاي مختلفي را در نظر گرفت اين بخش‌ها را مي‌توان در سه دسته كلي قرار داد:

الف) ـ سالن‌هاي ذخيره‌سازي اقلام كالا وم مواد: در طراحي ساختمان سالن‌هاي ذخيره‌سازي كالا رعايت موارد زير مهم است:

• شگل انبار كه در دو مورد هزينه ديواركشي و كارايي عمليات حمل و نقل مؤثر است.
• نوع ساختمان انبار و توجه به شيب سقف و نوع سقف انبارها و استفاده از تير، ورق يا خرپا در جاي مناسب آن.
• نوع درب‌هاي ورودي و خروجي از نظر عبور و مرور افرار و تجهيزات حمل و نقل و حفاظت و ايمني انبارها و جلوگيري از ورود افراد متفرقه و عدم تبادل حرارتي بين انبار و محوطه بيرون. ابعاد درها با توجه به عبور تجهيزات حمل و نقل بايد طراحي و ساخته شود و بهتر است كه به صورت كشويي و يا كركره‌اي باشد و وجود و نصب درهاي كوچك جهت عبور و مرور افراد ضروري‌است تا فقط در موارد خاص از دربهاي كشويي استفاده گردد.
• نحوه دريافت و ارسال كالا و اين‌كه از سكوي تخليه و بارگيري بهره گرفته مي‌شود يا خير و به طوري باشد كه از كارايي برخوردار باشد و ترافيك كاميون‌هاي در انتظار بارگيري يا تخليه را ببار نياورد و براي اين كار راهروهاي جداگانه‌اي جهت دريافت و راهرو يا راهروهاي ديگري براي ارسال و بارگيري در صورت لزوم تعبيه گردد.
• ايجاد سكوهاي تخليه و بارگيري با ارتفاع و زواياي مورد نظر و مناسب و رعايت شرايط اقليمي در ساخت سكوها.
• پس‌سازي و كف‌سازي مناسب در قسمت‌هاي حساس انبار مثل ديوارهاي حايل، ستون‌ها و راهروها و مسير وسايل نقليه سنگين و سكوهاي تخليه و بارگيري و . . .
• بكارگيري مواد ساختماني مناسب مثلاَ فولاد در ساختمان ستون‌ها و ديوارها و سقف انبارها و ورق آلومينيم در پوشش سقف‌ها و ديوار انبارها و ساختمان‌هاي صنعتي و در صورت امكان به علت صرفه‌جويي و با رعايت اقدامات ايمني استفاده از چوب در ساختن اسكلت انبارها و بكاربردن آجر به علت خنك‌تر كردن فضا كمتر كردن هزينه گرم‌سازي ساختمان‌ها نسبت به پوشش‌ها سقفي و ديواري و فلزي.
• بكارگيري بتون‌هاي سيماني و قطعات پيش‌ساخته بتوني چرا كه زمان ساخت بنا را كم و انبار و نسبت به آتش‌سوزي مقاوم مي‌نمايد گرچه ساخت آن نسبتاَ زياد است. امروزه در ساخت انبارها از مصالح متعدد و متنوع بهره گرفته مي‌شود مثل بتون براي پي‌ها و شناورها، ورق فلزي براي پوشش سقف‌ها و پروفيل براي خرپاها و اسكلت سقف‌ها.

ب) ـ بخش‌هاي اداري و مالي: گستردگي اين بخش اداري و مالي متناسب با ميزان فعاليت انبار و تعداد افراد است.

ج) ـ بخش‌‌هاي خدماتي: اين بخش‌ها نيز متناسب با ميزان فعاليت‌هاي هر انبار مي‌تواند گسترده يا محدود باشد.

اما در زير به بخش‌هاي خدماتي موجود در يك مجتمع بزرگ انبار اشاره مي‌شود:

ـ شعبه بانك جهت سهولت انجام امور مالي

ـ مراگز آتش‌نشاني و خدمات ايمني

ـ پمپ بنزين جهت وسايط نقليه حمل و نقل

ـ تعميرگاه مجهز تجهيزات حمل و نقل

ـ كارگاه بخاري، آهنگري، جوشكاري

ـ انبار قطعات يدكي و ملزومات مصرفي

ـ پاركينگ براي استفاده كاركنان

ـ ترمينال جهت استفاده كاميون‌ها و كانتيرهاي در انتظار تخليه

ـ ساختمان مسكوني براي كاركنان و نگهبانان و برج‌هاي ديده‌باني

ـ رخت‌كن دوشي و نمازخانه و رستوران و ناهارخوري براي كاركنان

ـ سرويس‌هاي بهداشتي و دست‌شوئي‌هاي عمومي براي كاركنان

اما مهم‌ترين تأسيساتي كه در يك مجتمع انبار مورد نياز است عبارتند از:

• تأسيسات مربوط به برق و آب
• تأسيسات فاضلاب و آب‌هاي سطحي
• تذسيسات گرمازا و سرمازا و وسايل مورد نظر آن
• تأسيسات اغلام خطر در هنگام حريق و اطفاء آن و ساير خطرات

اما در طراحي بايد به نكات زير توجه نمود:

• نوع كالاهايي كه عموماَ نگهداري مي شود.
• ظرفيت مورد نظر انبارها.
• شرايط جغرافيايي و اقليمي.
• ميزان دسترسي به زمين.
• شبكه ارتباطي كشوري و درون مجتمع انبارها.
• وسايل حمل و نقل خارجي و داخلي.
• توسعه آينده انبارها و در نظر گرفتن نكات و فضا و برنامه‌هاي آينده.
• بررسي‌هاي اقتصادي اين بررسي‌ها مي‌تواند در زمينه‌هاي مختلف زير صورت پذيرد:

A . بررسي ايجاد مجتمع انبار در محل‌هاي مختلف

B . بررسي ايجاد مجتمع انبار در يك محل با توجه به سيستم‌هاي مختلف و متفاوت و استقرار تجهيزات و كار عمده‌ترين هزينه‌ها در هنگام مقايسه و بررسي طرح‌هاي مختلف جهت انتخاب بهترين آن‌ها عبارتند از:

الف) هزينه‌هاي سرمايه‌اي مثل تسطيح و خاك‌برداري و آماده‌سازي آن‌ها، ساخت جاده فرعي يا راه‌آهن هزينه خاك‌برداري و پي‌سازي و كف‌سازي و ساختمان و محوطه‌سازي و خيابان‌كشي و ديواركشي و هزينه خريد تجهيزات حمل و نقل و ليفت‌ترك‌ها و … و هزينه‌هاي انبار نمودن مثل انواع قفسه‌ها و پالت‌ها و … و هزينه كارمزد وام‌هاي بانكي تا زماني كه استفاده از انبار شروع نشده چرا كه در دوره بهره‌برداري بايد به حساب هزينه عملياتي منتقل شود نه سرمايه‌اي.

ب) هزينه عملياتي مثل نيروي انساني (حقوق و دست‌مزد كارگران و كاركنان) و هزينه سوخت و نگهداري و تعميرات تجهيزات حمل و نقل و قفسه‌ها و پالت‌ها و هزينه بيمه و آب، برق و تلفن و تبلبغات و كارمزد بانكي.

پيش‌گفتار: سير تكاملي بشر و به ويژه پيشرفت‌هاي تكنولوژي قرن حاضر در زمينه‌هاي مختلف از جمله ارتباطات و حمل و نقل، دنياي بزرگ ما را به جهاني كوچك و به هم وابسته تبديل نموده است.

برجسته‌ترين ويژگي و تمايز جهان امروز از دنياي قرون گذشته، ضرورت ارتباطات و هم‌زيستي در سايه هم‌ياري و داشتن روابط با ديگر اقوام و ملل مي‌باشد. در پاسخ به اين‌كه علت تجارت بين كشورها چيست بايد گفت كه در دنياي امروز نيازها و خواست‌‌ها متنوع و نامحدودند و هيچ كشوري را نمي‌توان يافت كه بتواند كلية نيازمندي‌هاي خود را اعم از كالا و خدمات، خود توليد نمايد عوامل توليد به طور نابرابر روي كره زمين توزيع شده است و كشورها نيز از لحاظ منابع طبيعي، موهبات الهي، منابع معدني، آب و هوا، منابع مالي و انساني، توانايي‌هاي تكنولوژيكي و مهارت‌هاي سازمان و مديريت و ديگر عوامل نعيين‌كننده با يك‌ديگر فرق مي‌كنند و اين مهارت‌ها باعث مي‌شوند كه برخي كشورها بتوانند بعضي از كالاها و خدمات را با بيشترين كارايي و به بهترين كيفيت و كميت در مقايسه با سايرين توليد نمايند. لذا تجارت داخلي كه مبادله كالا و خدمات ميان اشخاص حقيقي يا حقوقي مقيم داخل محدوده يك كشور معين با كشورهاي خارجي و يا بين‌المللي كه مبادله كالا و خدمات ميان يك كشور معين با كشورهاي خارجي و يا بقيه كشورهاي جهاني است از جهات ذيل متفاوت مي‌باشد:

• حركت عوامل توليد: اين حركت سرمايه و نيروهاي انساني در داخل يك كشور از نقطه‌اي به نقطه ديگر آسان‌تر از حركت آن‌ها در داخل يك كشور از نقطه‌اي به نقطه‌ ديگر آسان‌تر از حركت آن‌ها در خارج از كشور و ميان كشورهاست.
• حركت كالا: حركت كالا و خدمات از لحاظ سلامت و هزينه‌هاي حمل و نقل توجيه است اما در حركت كالا و خدمات ميان كشورها علاوه بر موانع مسافت و هزينه، به علت عبور از مرزهاي مختلف با سدهايي مثل عوارض واردات و صادرات، سياست‌هاي كنترل ارزي، موانع غير تعرفه‌اي و . . . مواجه مي‌باشد.
• تفاوت بازارهاي داخلي و بين‌المللي: سياست‌هاي پولي و مالي، مزدها و قيمت‌ها، تكنولوژي، تسهيلات زيربنايي، وفور و قيمت عوامل توليد وضعيت بازارها از لحاظ رقابت كامل يا ناقص و يا نوع انحصارات و الگوها و شيوه‌هاي مختلف مصرف و فروش در كشورهاي دنيا متفاوت بوده و در تجارت بين‌المللي بايد بع آن‌ها توجه نمود.
• واحد پول: در محدوده يك كشور قوانين پولي و سيستم‌هاي مالي و ساير ترتيباتي از اين قبيل در تمام نقاط يكسان است در داخل كشور يك واحد پول در مبادله كالاها و خدمات بكار مي‌رود در حالي‌كه دركشورهاي مختلف به علت وجود واحدهاي پولي متفاوت، خريد و فروش و مبادله كالا با تبديل اين واحدهاي پولي با يك‌ديگر صورت مي‌پذيرد. واحدهاي پولي متفاوت داراي ارزش يكساني مشكل نمي‌آفريند چرا كه در آن صورت پول‌ها به يكم‌ديگر تبديل مي‌شد اما نكته مهم اين است كه ارزش پول‌ها دائماَ در حال تغيير است. عدم توجه به مكانيسم‌هاي پيچيده قيمت‌گذاري پول‌ها با هم مي‌تواند موجبات زيان هنگفتي را فراهم آورد. سازمان‌هاي جامعه جهت تأمين نيازها يا ورودي‌هاي (Input) خود اقدام به خريد يا تدارك و سفارش مي‌نمايند همچنين جهت عرضه محصولات (Output) خود اقدام به فروش مي‌نمايند لذا مي‌توان گفت كه خريد و فروش در كليه شركت‌ها از جمله وظايف اصلي است يعني با نبودن آن هيچ فعاليتي نمي‌تواند صورت گيرد. از اين روست كه مبادلات داخلي و خارجي نمود عيني مي‌يابد مي‌توان گفت تهيه و توزيع از جمله وظايف عنده بخش لجستيك سازمان‌هاست كه در زير به شرح دقيق‌تر وظايف و عملكردهاي بخش مديريت لجستيك اشاره خواهيم نمود. شكل متعاقب مفاهيم مديريت سيستم‌ها را در ارتباط با گردش مواد و فعاليت‌هاي مربوط به آن در سيستم مواد شركت به صورت تصويري و با جزئيات دقيق نشان مي‌دهد.

اهميت بخش خريد: هدف هر فعاليت صنعتي ساخت محصولاتي است كه در داد و ستد سودآور باشد. دست‌يابي به سود چه در مؤسسات صنعتي  و چه بازرگاني و غيره نيز تنها از طريق تركيب مناسب M 5 ( ماشين ، مرد يا نيروي انساني، مواد پول يا سرمايه، مديريت ) امكان‌پذير است امروزه مواد در صنعت نقش حياتي بر عهده دارد و بدون آن مؤسسه قادر به ادامه فعاليت نيست و اين مواد نيز بايد در زمان مناسب، به مقدار مناسب، در زمان مناسب و با قيمت و كيفيتي مناسب تهيه شود و ضعف در تهيه آن موجب بيكاري M4 ديگر و افزايش هزينه‌ها و بهاي تمام شده و در نهايت موجب كاهش سود‌آوري مؤسسه مي‌شود.

 به طور متوسط بخش خريد نصف درآمدي كه مؤسسات از طريق فروش بدست مي‌آورند را هزينه مي‌نمايد و بيشترين مقدار هزينه صرف مواد مي‌شود. در كشور ايران كه حداكثر مؤسسات براي ادامه كار خود از خريدهاي خارجي بهره مي‌گيرند نيز بخش با اهميتي به شمار مي‌رود لذا به بررسي بيشتر ان مي‌پردازيم.

اهداف بخش خريد:

• حمايت از واحدهاي عملياتي مؤسسه ا طريفق جريان مداوم و منظم مواد و خدمات.
• به حداقل رساندن زيان ناشي از فساد و از مد افتادگي و سرقت موجودي‌ها در مؤسسه.
• تهيه و شناسايي و تعيين جايگزيني مطمئن براي عرضه كالا و مواد و . . .
• برقراري روابط مداوم و خوب با فروشندگان كالاها تا رفتار حمايتي فروشندگان را موجب گردد.
• ايجاد هماهنگي كامل با ساير ادارات مؤسسه.
• كمك در بهبود و توسعه سياست‌ها و روش‌هايي كه رسيدن به اهداف ديگر را به نازل‌ترين قيمت ميسر نمايد.
• آموزش و رشد كاركنان بخصوص كارمندان شايسته چرا كه آن‌‌ها ذخيره‌هاي آينده مديريتند.
• خريد عاقلانه و رقابتي. خريد رقابتي يعني بخش تداركات بايد به طور دائم از وضعيت نيروهاي عرضه و تقاضا كه قيمت و دست‌رسي به مواد را تنظيم مي‌نمايد. آگاهي داشته باشد و خريد عاقلانه يعني اين‌كه تداركات بايد در جستجوي دائمي براي بدست آوردن كالا با ارزش مناسب باشد.

اما 5 اصل زير را بايد در تمام خريدها رعايت كرد چرا كه خريد عاقلانه و رقابتي را امكان پذير مي‌‌سازند:

الف) ـ كيفيت مطلوب (Right Qualiy) .

ب) ـ مقدار مناسب (Right Quantity) .

ج) ـ قيمت مناسب (Right Price) .

د) ـ منبع مناسب (Right Sources) .

ه) ـ زمان مناسب (Right time) .

ـ جهت انجام امر خريد با كيفيت خوب شناخت توليدكنندگان در سطح كشور يا خارج از كشور و تاريخچه نحوه توليد آنان از ضروريات است. بررسي كشور نه تنها از طريق داده‌هاي عمومي و مطالعات كافي بلكه از طريق نمونه‌گيري از كالاهاي مورد مطالعه و بررسي كيفيت فني و آناليز قطعات صورت مي‌گيرد. در سازمان‌هاي پيشرفته تداركات خود مجهز به آزمايشگاه‌هاي خاص جهت كنترل كيفيت محصولات مي‌باشد.

ـ در خريدها بايد هماهنگي لازم با واحدهاي درون سازماني از يك طرف و فروشندگان از طرف ديگر مورد بررسي قرار گيرد. با خريد پيش از حد، سرمايه در انبار راكد و با خريد كمتر در توليد وقفه ايجاد مي‌شود. ( تعيين بهترين مقدار در قسمت دروس انبارها مفصلاَ مورد بحث و بررسي قرار گرفته است ).

ـ با توجه به وابستگي زياد قيمت تمام شده كالاهاي ساخته شده و فروش رفته بايد با در نظر گرفتن مطلوبيت و كيفيت كالا از بين فروشندگان مناسب‌ترين قيمت را براي كالاهاي خود انتخاب نمود كه اين كالا به مطالعه و ارزيابي و ايجاد هم‌بستگي بين توليدكنندگان و فروشندگان  علاقه و وابستگي به توليدات نهايي را مي‌توان در آن‌‌ها ايجاد نمود.

ـ منظور از فروشندگان مط.مئن و منابع مناسب فروشندگاني است كه در توليدات خود داراي هدف بوده و به تعهد در توليدات توجه دارند در اين مورد رعايت نكات زير مورد توجه مي‌باشد:

الف) ـ استانداردها و مشخصات كالاهاي توليدي.

ب) ـ نحوه نظام اداري و تاريخ گذشته و فعاليت‌هاي كارخانه‌اي.

ج) ـ امكان اعتصاب و مشكلات انساني.

د) ـ امكانات توليدي و موجودي و رسانيدن به موقع مواد اوليه.

ه) ـ شخصيت مديران و تصميم‌گيرندگان شركت فروشنده.

ـ انتخاب زمان مناسب چه از لحاظ مواد اوليه و چه از نظر مسائلي مثل نوسانات اقتصادي، حجم توليد كالا در بازار و يا خريدهاي فصلي مي‌تواند با قيمت تمام شده اثرات منفي و يا مثبت بر جا گذارد.

ارتباط بخش خريد با بخش‌هاي ديگر و نظام ارتباطي ميان آن‌ها:

بنا به نظرات صاحب‌نظران مديريت، سازمان سيستم يا مجموعه‌اي از اجزاء مرتبط و وابسته به يك‌ديگر است به نحوي كه هر گونه تغييري در هر جزء منجر به تغيير در كل مي‌شود. اجزاء سيستم سازمان بخش‌هايي چون مالي، تعمير و نگهداري، انبارها، تداركات، توليد و غيره مي‌باشد كه با هم در تعاملند.

 تبادل اطلاعات بين اجزاء و واحدهاي سازمان‌هاي پاية سيستم اطلاعاتي مناسب به شمار مي‌رود. هر يك از قسمت‌هاي كارخانه يا مؤسسه داراي اطلاعاتي است كه مي‌تواند در عملكرد بخش خريد مثمر ثمر واقع گردد لذا بخش خريد نيز همانند هر سيستم ديگر محتاج به اطلاعات دقيق و به موقع است كه مي‌بايد از كليه قسمت‌هاي يك مؤسسه يا از محيط خارج از مؤسسه به اين بخش برسد. اطلاعاتي كه به بخش خريد مي‌رسد را مي‌توان به سه دسته تقسيم نمود:

الف) ـ اطلاعاتي كه از بيرون ( محيط خارج ) به بخش خريد مي‌رسد.

ب) ـ اطلاعاتي كه از بخش خريد به قسمت‌هاي مؤسسه مي‌رسد.

ج) ـ اطلاعاتي كه از داخل مؤسسه به بخش خريد داده مي‌شود.

خريد متمركز و يا غير متمركز:

در سازمان‌دهي نيروهاي خريد عوامل متعددي دخالت دارند. اهم اين عوامل عبارتند از ميزان يا ارزش كالاي مورد نياز شركت، تعداد نيازمندي و پرسنل يا كادر موجود و مورد نياز در تداركات و درجه تخصص مسئوليت واحد وكاركنان تداركات و نحوه اداره امور قسمت تداركات و . . .

ساختار سازماني و جايگاه تداركات در سازمان‌هاي متعدد متفاوت است گاهاَ مدير تداركات زير نظر مديرعامل است و گاهي تداركات زير نظر يكي از اعضاء هيئت مديره است و حتي در شركت‌هاي كوچك اين امر توسط خود مديرعامل تحقق مي‌يابدو اين كار با همكاري متخصصين امر بازرگاني و بازاريابي و بانك و بيمه و ترخيص صورت مي‌گيرد.

خريد معمولاَ به صورت متمركز به عمل مي‌آيد چرا كه فوايد زير از آن ناشي مي‌شود:

ـ ايجاد تخصص در انجام دادن خريدها.

ـ جمع‌آوري نيازها و افزايش نياز و حجم و بالاخره امكان دريافت تخفيف مقداري.

ـ كنترل بهتر انبارها و در نتيجه كاهش هزينه‌هاي انبارداري.

ـ صرفه‌جويي در نيروي كار مربوط به خريدها.

ـ صرفه‌جويي در هزينه‌هاي مربوط به خريد.

به دليل مزاياي فوق حتي الامكان و در صورت دور و متفرق نبودن بخش‌ها و كارخانجات متعدد نيازمند، خريدها به صورت متمركز صورت مي‌گيرد. اما دفتر مركزي نسبت به خريدهاي مشابه كارخانجات يا نيازمندان به كالا اقدام مي‌نمايد لذا خريدهاي متمركز در صورتي مفيدتر خواهد بود كه نيازها مشابه باشد اما با اين وجود در صورت پراكندگي جغرافيايي كارخانجات متعدد يك شركت، يا غير مشابه و يا تخصصي بودن هر قلم از نيازمندي‌ها ممكن است خريدها به صورت غير متمركز انجام گيرد عدم تمركز ممكن است دربعضي موارد خلاقيت و علاقه و تخصص و آموزش را در واحدهاي متفرق و يا تابعه بالا ببرد لذا گاهاًَ نيز از خريدهاي متمركز مفيدتر و مؤثرتر واقع مي‌گردد

منابع اطلاعاتي برون سازماني تداركات:

واحد تداركات يا خريد جهت دست‌يابي به منابع خريد به روش‌هاي متفاوتي متوسل مي‌شود. اهم روش‌هايي كه جهت شناسايي منابع عرضه كالا يا فروش آن وجود دارند به شرح زير مي‌باشد:

الف) ـ از طريق مراجعه به سفارت‌خانه‌هاي كشورهاي بيگانه در داخل كشور و مشاوره با مشاورين بازرگاني آن‌ها و دريافت كاتالوگ‌ها و ياليست مواد يا قطعات و كالاهايي كه نيازمنديم همچنين شركت‌ها و مؤسساتي كه عرضه كننده آن‌ها مي‌باشند.

ب) ـ از طريق شركت‌هاي مشابه مي‌توان به منابعي دست يافت البته بايد توجه داشت ارتباطي بين شركت رقيب و شركت تأمين كننده مواد و كالا از قبل وجود نداشته باشد.

ج) ـ از طريق سوابق موجود در شركت و تهيه فهرست و وضعيت شركت‌هاي طرف قرارداد و تأمين‌كننده نيازهاي مادر قبل و مقايسه و تجزيه و تحليل وضعيت اعتباري و توان توليدي و موجودي آنان.

د) ـ از طريق مراجعه به اطاق بازرگاني و تهيه ليست اقلام صادراتي و صادركنندگان طرف قرارداد خود.

ه) ـ از طريق منابع داخلي و حمايت از صنايع داخلي و بوجود آوردن و تحقق بخشيدن به اصل خود كفايي كه در حال حاضر از اهميت بسزايي برخوردار است.

فرآيند يا مراحل خريد خارجي:

در كشورهاي مختلف فرآيند يا مراحل خريد و سفارشات متفاوت مي‌باشد اما آن‌چه كه مي‌توان به عنوان شيوه‌اي كلي و عملي و تجربي متذكر شد گام‌هايي است كه اهم آن‌ها به شرح زير مي‌باشد:

• بررسي نيازمندي‌ها و برنامه‌ريزي جهت آن‌‌ها و تهيه برنامه سفارش خريد مناسب.
• بررسي راه حل‌ها يا گزينه‌هاي متعدد ( بسازيم، بخريم اگر آري از چه طريقي و منابعي اجاره كنيم و . . . ).

بررسي راه حل‌هاي متعدد: در سازمان‌هاي امروزي مديريت در پي آن است كه بهترين راه حل را برگزيند و بهترين راه حل با توجه به معيارهايي چون هزينه تأمين مي‌شود و زمان كه گاهاً خود در جرگة هزينه به شمار مي‌آيد ما نيز به مثالي از بررسيگزينه‌هاي متعدد و انتخاب بهترين راه حل مي‌پردازيم.

مؤسسات جهت تأمين نيازها مي‌توانند خود سازنده باشند و مصرف‌كننده و يا نيازمندي خود را اجاره كنند و يا آن را بخرند چه از داخل و چه از خارج از كشور و شيوه‌هاي تأمين مالي خريد نيز متفاوت است كه مي‌تواند از طريق وام بانكي باشد يا از منابع خود شركت كه بررسي هزينه هر روش الزامي و ضروري است در مثال ما فرض بر اين است كه مؤسسه سه راه حل در پيش روي خود دارد اجاره كردن، ساختن يا خريدن.

سياست خريد و اتخاذ قيمت:

استعلام بها بدون دريافت ضمانت تثبيت قيمت: در اين روش شركت خريدار، جهت دريافت قيمت: به فروشندگان تلكس مخابره كرده و با توجه به سوابق تجاري شركت و با در نظر گرفتن كيفيت كالا و بعد از مذاكراتي كه ممكن است از طريق تلكس، تلفن و يا حضوري انجام شود اقدام به خريد كالا مي‌كند. اين روش تأمين نيازها از معمول‌ترين روش‌‌هاي دريافت قيمت و خريد كالاست.

از طريق مناقصه آزاد: بدين ترتيب كه به منظور تأمين نياز شركت، از طريق جرايد و نشريه‌هاي بين‌المللي مربوطه به آن صنعت به طور آزاد از فروشندگان دعوت به شركت در مناقصه مي‌شود و كلية شرايط از طريق روزنامه و يا مجله به اطلاع فروشنده مي‌رسد و بعد از پايان مهلت كلية پيشنهادات مي‌رسد. جمع‌آوري و در حضور ذيصلاح ( بر طبق اساس نامه شركت ) پاكت‌هاي رسيده گشايش شده و برنده مناقصة مورد نظر مشخص مي‌شود.

مناقصه محدود: بدين ترتيب است كه شركت نياز خود را از طريق تلكس به طور محدود به تعدادي از فروشندگاني كه در اثر مرور زمان به عنوان تأمين كننده نيازمندي‌ها به اين شركت مشخص شده‌اند مخابره مي‌كند و كلية شرايط مناقصه از طريق تلكس به همه آن‌ها مخابره مي‌شود و در پايان مهلت مقرر شده پاكت‌هاي رسيده گشايش يافته و برنده مناقصه مشخص مي‌شود.

 لازم به ذكر است كه در اكثر مناقصات خريدار به منظور متعهد نمودن فروشنده در يكسان نگه داشتن قيمت تا زمان نگه داشتن قيمت تا زمان گشايش اعتبار تقاضاي چند درصد ضمانت‌نامه مي‌‌‌كند و به اين ضمانت‌نامه Bidbond يا ضمانت‌نامه تثبيت قيمت گويند.

روش تلفيقي: روش تلفيقي بدين شكل است كه خريدار پس از تماس با فروشندگان و دريافت قيمت نهايي و قبل از انجام هر گونه اقدام جهت گشايش اعتبار از فروشنده تقاضا كرده تا ضمانت‌نامه‌اي به مبلغ حدود 5 درصد به عنوان Bidbond  به نفع خريدار گشايش كند چنان‌چه روش مناقصه و استعلام بها بدون ضمانت‌نامه يا ديگر روش‌ها با هم تواماً به كار روند به آن روش تلفيقي گويند.

مذاكره: مذاكره عملي است طبيعي كه بايد به صورت حرف‌هايي در خريد‌هاي مورد نياز انجام گيرد و اين عمل قسمت اعظم وقت و انرژي يك مسئول خريد را به خود مشغول مي‌كند، بايد با قدرت كامل نسبت به كيفيت فروشنده و عادلانه بودن قيمت صريحاً اظهار نظر شود. البته پرداخت قيمت پايين تنها بهترين خريد نخواهد بود بلكه بايد سعي كرد بعد از بررسي‌هاي لازم در مورد كيفيت و مشخصات فني با پرداخت پايين‌ترين قيمت نسبت به بهترين خريد اقدام شود لذا بايد در خريدها به اصل قيمت و كيفيت و . . . توجه شود.

 خريدار جهت مذاكره با فروشنده بايد اطلاعات كافي در مورد محيط فروشنده داشته باشد تا با به كار بردن اين اطلاعات كارايي بهتري را در انجام مذاكرات بوجود آورد.

تعريف، اهداف و تكنيك‌هاي مذاكره و خصوصيات مذاكره‌كنندة ماهر و عوامل مؤثر بر چانه‌زني خريدار و فروشنده:

تعريف: مذاكره به معني گفتگو بحث يا چانه‌ني جهت رسيدن به يك توافق در معاملات بازرگاني است. مذاكره يك فرآيند برنامه‌ريزي، ارزيابي، مرور و تجزيه و تحليل است كه به وسيله خريدار و فروشنده مورد استفاده قرار مي‌گيرد تا به يك توافق و مصالحه قابل قبولي دست يابند اين موافقيت و تفاهم شامل كلية جنبه‌هاي عمليات تجاري و بازرگاني مي‌شود.

 بنابراين مذاكره با جنگ و رقابتي كه در آن مي‌بايستي يك طرف بازنده باشد و يك نفر برنده تفاوت دارد. در مذاكرات موفقيت آميز هر دو طرف چيزي را بدست مي‌آورند. البته نه به طور مساوي بلكه طرفي كه مهارت بيشتري دارد پاداش بيشتري مي‌برد:

اهداف:

ـ دست‌يابي به قيمت مناسب براي جنس ( با كيفيت مناسب ) مشخص.

ـ تأكيدي است تا فروشنده ( عرضه كننده ) به موقع كارش را انجام دهد.

ـ اعمال كنترلي فوق‌العاده بر قرارداد انجام يافته.

واداشتن و ترغيب نمودن تهيه كننده به حداكثر همكاري خريدار و توسعه روابط سالم و مستمر با تهيه‌كنندگان صلاحيت‌دار قيمت منطقي و منصفانه بايد به وسيله تجزيه و تحليل هزينه يا قيمت تعيين شود.

خريداران بايد توجه داشته باشند كه انجام به موقع كار يا تحويل به موقع كالا بر مبناي جداول تحويلي حائز اهميت بسيار است زيرا عدم برخورد صحيح با ميزان تعهدات تهيه‌كننده و توان تأمين تعهدات آن‌ها مطمئناً تأخيراتي را در تحويل مورد قرارداد موجب مي‌گردد.

يك تهيه‌كننده با دفتر بزرگ ثبت سفارشات قادر نيست سفارشات را با دقت تهيه‌كننده‌اي كه با ظرفيت موجود توليد را در توان دارد جدول‌بندي يا تسزيع نمايد. در خصوص مورد كنترل فوق‌العاده بايد گفت كه نارسائي‌هايي موجود در عمل‌كرد تهيه‌كننده مي‌تواند عمليات مؤسسه خريداري كننده را مختل نمايد.

كنترل‌ها بعضي مواقع د رزمين‌هايي از قبيل ظرفيت و سطح فعاليت فروشنده سطوح استعدادهاي علمي، احتياجات مربوط به آزمايش ويژه دستگاه‌ها و ميزان و نوع كاري كه به طور فرعي در قرارداد گنجانده مي‌باشند .

در مورد نكته همكاري مستمر بايد گفت كه همكاري، همكاري مي‌آورد. اين همكاري از طريق سياست سفارشات بيشتر در آينده به دست مي‌آيد اضافه بر اين تهيه‌كنندگان خوب انتظار احترام، روابط كاري مطلوب از مشتريان خود دارند.

تكنيك‌هاي مذاكره: تكنيك‌هاي مذاكره ( تاكتيك‌ها ) ابزارهاي كار مذاكره هستند اين ابزار در دست يك فرد ماهر سلاح پر قدرت و در دست فرد متبدي دام خطرناك و احمقانه است نمونه‌هاي آن به شرح زيرند:

(1) سازمان‌دهي مطالب و موضوعات: كليه مذاكرات بر موضوعات ويژه‌اي متمركز هستند، يكي از مشكل‌ترين وظايف مذاكره تشريح كامل موضوع است كه در جلسه مورد بحث قرار مي‌گيرد و سپس حصول اطمينان از اين‌كه اطراف اين موضوعات محدود است لذا سازمان‌دهي موضوع مسئلة مهمي است.

(2) آشنايي با اتحاديه‌هاي كارگري: در مورد تكنيك‌هاي مذاكرات موفقيت‌آميز مطالب زيادي را مي‌توان از اتحاديه‌هاي كارگري آموخت، اتحاديه‌ها بر اهميت برنامه‌ريزي كامل و جلسات مقدماتي مذاكرات تأييد مي‌كنند.

(3) اطمينان يافتن از اختيارات طرف مقابل: قبل از شروع مذاكره بايد خريدار كاملاً مطمئن باشد كه نمايندگان فروشنده قدرت كامل قانوني براي عقد قرارداد و امضاء براي شركت فروشنده را دارا مي‌باشند. در صورت شك و ترديد بايستي با مقام رسمي شركت فروشنده مذاكره صورت گيرد.

(4) حفظ نگهداري ابتكار عمل: يك حمله كننده خوب بهترين مدافع مي‌باشد خريدار بايد تهيه‌كننده را در حالت دفاعي با مواجه كردن نكته‌اي بعد از نكته‌ ديگر نگه دارد و مستمراً او را در موقعيتش توجيه كند.

(5) تغيير جهت دادن و به‌كارگيري موضوع در جاي مناسب: زماني كه كنترل خلق و خوي از دست فرد خارج مي‌شود، مذاكره كننده با تجربه سريعاً جهت توجه‌‌اش را از موضوع دور مي‌كند در چنين مواقعي يك لطيفه يا يك حكايت يا يك چاي و قهوه عامل مؤثري در برطرف كردن عصبانيت مي‌باشد. اين موضوع بيشتر وقتي بروز مي‌كند كه شركت‌كنندگان در مذاكره مي‌دانند چه موقعيتي براي طرف ديگر آزاردهنده‌ترين است.

(6) ارائه سؤالات منظم شده: مذاكره كننده با رديف كردن سؤلات و زمان‌بندي صحيح مي‌تواند پيشرفت و روند مذاكره را كنترل نمايد با يك سؤال محسوس او مي‌تواند با توسل به زور و در عين حال حضور ذهن، به موقعيت تهيه‌كننده حمله كند و مشابه همين مي‌تواند به طور مؤثر از موقعيت خود دفاع كند. تكنيك پاسخ دادن مناسب به اندازه تكنيك سؤال كردن مناسب اهميت دارد. مذاكره كننده مي‌داند چه زماني بطور واضح پاسخ دهد و چه زماني مبهم. پاسخ صحيح پاسخي است كه يا تاكتيك‌هاي كوتاه مدت مذاكره كننده را تقويت كرده و به پيش برد يا به استراتژي درازمدت وي كمك نمايد. مذاكره كننده موفق درك مي‌كند كه جلسات مذاكره كلاس درس نيست كه پاسخ صحيح نمره بالاتري داشته باشد. در مذاكرات، هدف آن است كه موضوعات مورد نظر فروشنده كنكاش گردد و تا جايي كه ممكن است درك شود كه او تا به چه حد تمايل به مانور دادن بر روي موضوعي دارد. براي اين منظور پاسخ‌هاي دقيق بعضي مواقع پاسخ‌هاي غلط مي‌باشند. درجه صحيح و دقت با استفاده از موقعيت‌هاي هر مذاكره مشخص مي‌گردد.

(7) شنونده خوبي بودن: فروشنده كلاًَ از صحبت كردن لذت مي‌برد، خريدار بايد بگذارد آنها حرف بزنند. به هنگام حرف زدن فروشنده اغلب براي خودش امتيازاتي را مطرح مي‌كند كه يك خريدار هرگز نمي‌تواند آنها را از طريق مذاكره كسب كند. گوش دادن و تشخيص نياز اساسي يك فروشنده و كلمات انتخابي او براي صحبت كردن و تن صدا و حركت بدن مي‌تواند سررشته‌هاي زيادي را در موقعيت مذاكرات براي خريدار به دست دهد.

(8) رعايت و ملاحظه كردن فروشنده: براي اكثر شركت‌ها يعني آنهايي كه به دنبال روابط مناسب و مستمر و سودآور مي‌باشند يك تكنيك منطقي و تؤام با ملاحظه توصيه مي‌شود. ارضاء كردن روحيه و نيازهاي روحي فروشنده هيچ امتيازي را در مذاكرات از خريدار نمي‌گيرد ولي بايد توجه داشت كه دادن امتياز روحي زياد به فروشنده سبب نگردد كه خريدار ناخودآگاه تسليم خواسته‌هاي او گردد.

(9) هرگز چيزي را كنار نگذاريد (از دست ندهيد): به عنوان يك استراتژي يك مذاكره كننده موفق به طور دوره‌اي مي‌گذرد كه فروشنده وي را به قبول يكي از پيشنهادات سوق دهد اين بدين معني نيست كه مذاكره كننده چيزي را از دست مي‌دهد. او هرگز چيزي را از دست نمي‌دهد بلكه هميشه انتظار دارد هر امتيازي كه از طرف فروشنده ارائه شده را تلفيق نمايد و در جريان تبادل نظرها مذاكره كننده موفق امتيازات كمتري را از رقيب خود كه كمتر موفق بوده است كسب مي‌نمايد. با ادامه اين جريان تبادل نظر، يك موفقيت كه نزديك به موضوعات مورد نظر طرفين است به دست مي‌آيد.

(10) منابع به طور مساوي تقسيم نمي‌شود: بعضي‌هاي مذاكره موفقيت‌آميز را مذاكره‌اي مي‌دانند كه منتهي به تقسيم مساوي امتيازها گردد گرچه هر دو طرف از يك قرارداد كه به طور مناسب مورد مذاكره قرار گرفته است بهره‌مند مي‌شوند ولي به ندرت به طور 50 ـ 50 از آن بهره مي‌برند به عنوان اصلي كلي درصد بيشتر از منابع يك قرارداد به طور طبيعي نسيب فرد ماهرتر مي‌شود

خصوصيت مذاكره كننده ماهر:

ـ فرد مذاكره كننده به تنهايي از تجربيات تجاري وسيع و مهارت كافي برخوردار باشد.

ـ او اطلاعات و دانش كاري خوبي را كه از كليه عمليات تجاري كسب نموده به كار مي‌گيرد. او مي‌داند كه چگونه ابزارهاي مديريت، حسابداري، روابط انساني، اقتصادي و حقوق تجاري را به كار گيرد.

ـ او به نقش خود در زمان هدايت يك گروه مذاكره آگاه است و مي‌داند كه هماهنگ كننده يك گروه نامتجانس از متخصصين مختلف است كه انتظار مي‌رود موضوعات مشابه را از ديدگاه متفاوت مد نظر قرار دهند لذا او بايستي اين نظريات مختلف را در جهتي هدايت كند كه به هدف مذاكره متنهي شود. (او بر حسب خريدي كه انجام مي‌دهد، دو نقش اساسي را ايفا مي‌كند اول او تنها مذاكره كننده خريدار مي‌باشد دوم او در رأس يك گروه يا تيم مختصص كه به نمايندگي از طرف خريدار در مذاكره شركت مي‌كنند عمل مي‌كند لذا در حالت دوم مدير مذاكره كنندگان است).

ـ او در مورد تكنيك‌هاي مذاكره و محصولاتي كه مي‌خرد مطلع است. او قادر است كنفرانس‌هايي تشكيل دهد و متخصصين را به صورت يك تيم فعال و هماهنگ به صورت يك پارچه درآورد، علاوه بر مجرب بودن و داشتن تحصيلات، مذاكره كننده موفق، در قضاوت نيز قاضي خوبي است او با تركيب مهارت آگاهي و قضاوت، برنامه‌هاي استراتژيكي را بسط و توسعه مي‌دهد.

عوامل مؤثر بر توان خريدار و فروشنده در مذاكره:

قدرت فروشنده در تمايل به چانه‌زني بستگي به سه عامل عمده دارد:

• علاقه و تمايل فروشنده براي قرارداد.
• اطمينان فروشنده از بدست اوردن قرارداد.
• مدت زمان موجود براي مذاكره.

هر چه نياز يا خواسته فروشنده به يك قرارداد كمتر باشد، موفقيت چانه‌ زدن او قويت‌تر مي‌شود ولي وقتي فروشنده خود را در يك ركود و سرماخوردگي عمومي يا در يك درماندگي صنعتي يا حرفه‌اي ببيند،‌ موفقيت چانه زدن او به طور قطع تضعيف مي‌شود لذا خريدار بايد از منابع گوناگون اطلاعات لازمه را در مشخص كردن اينكه فروشنده با چه فوريتي قرارداد را مي‌خواهد بدست آورد. اگر فروشنده متوجه شود كه قيمت‌هاي او كمتر از رقباي وي مي باشد يا از نظر تكنيكي نسبت به ديگران ارجحيت دارد، يقيناً نتيجه‌گيري مي‌كند كه شانس او براي عقد قرارداد قريب به يقين مي‌باشد. در چنين حالتي امتياز گرفتن از او كار مشكلي است و بعضي مواقع براي خريدار تنها يك راه انتخاب وجود دارد آنهم قبول كردن شرايط تهيه كننده. اگر خريدار در چنين موقعيتي گرفتار شد مي‌تواند تمديد نمايد كه در جستجوي منابع ديگر خواهد بود. كوتاهي زمان به طور جدي توان مذاكره خريد را كاهش مي‌دهد. و برعكس توان چانه زدن فروشنده را قوي مي‌كند. فروشنده از فرصت بهره برده و شرايط خودش را در آخرين دقايق كه خريدار تحت فشارهاي مختلف براي عقد قرارداد است به او تحميل نمايد.

قدرت چانه زدن خريدار معمولاً بستگي به سه عامل اساسي زير دارد:

• وسعت و ميزان رقابت در بين تهيه كنندگان بالقوه.
• كفايت تجزيه قيمت يا هزينه.
• اطلاعات كلي ديگري كه براي مذاكره لازم است.

وجود رقابت بين تهيه كنندگان موقعيت خريدار را تقويت مي‌كند. رقابت هميشه زماني كه تعدادي از فروشندگان رقيب مشتاقانه تمايل به سفارش دارند، ‌شدت پيدا مي‌كند لذا خريدار بايد        رقابت را تشديد نمايد. همچنين در زماني كه قرارداد اوليه براي قسمتي از ظرفيت توليد تهيه كننده به جاي يك محصول تمام شده بسته شود تجزيه و تحليل هزينه‌ها داراي اهميت خاصي است، در اين موقعيت مذاكره كننده، منطقي بودن پيشنهاد تهيه كننده را در ميان نمي‌گذارد تا اينكه تجزيه و تحليل دقيق براي همه هزينه‌هايي كه وجود دارد، صورت گيرد. در قراردادهاي جاري، تجزيه و تحليل قيمت جهت اطمينان دادن به خريدار كه قيمت عادلانه و منطقي است كفايت مي‌كند. روي هم رفته مبلغ هزينه، قيمت و اطلاعات مالي بزرگ‌ترين شانس براي خريدار مي‌باشد تا يك مذاكره موفقيت‌آميز داشته باشد. در ضمن اطلاعات بيشتري كه مذاكره كننده در مورد تئوري و تمرين موقعيت مذاكره فروشنده و محصولي كه خريده مي‌شود بدست مي‌آورد موجب تقويت موقعيت مذاكره كننده مي‌گردد. يك مذاكره كننده بدون اطلاعات كامل از محصولي كه خريداري مي‌شود (چگونگي استعمال، متدهاي متناوب توليد، چه محصولي مي‌تواند جانشين آن شود و نيازهاي آتي كمپاني براي محصول چه مي‌باشد و …) كاملاً ناتوان و عليل مي‌باشد و همچنين اگر مذاكره كننده همه جزئيات پيشنهادات فروشنده را تجزيه و تحليل و مطالعه نكرده باشد ناتوان و عاجز است. آگاهي از شرايط اقتصادي در بازار براي محصول مورد بحث نيز عامل مهم در آمادگي خريدار مي‌باشد. اما مذاكرات قيمت نسبت به مذاكرات هزينه داراي حداقل سه تفاوت اساسي مي‌باشد:

ـ مذاكرات قيمت به زمان مذاكره كوتاه‌تري نياز دارد.

ـ حمايت متخصصين تكنيكي را به ندرت مي‌طلبد.

ـ اطلاعات قيمت‌گذاري راحت‌تر از اطلاعات هزينه‌اي بدست مي‌آيد (مگر قيمت‌گذاري بر مبناي هزينه باشد).

انتشارات دولتي، انتشارات تجاري، ژورنال‌هاي تجاري و مشتريان رقيب منابع عالي براي اطلاعات قيمت‌گذاري هستند كه خريداران از طريق آنها مي‌توانند ليست قيمت‌ها، كاتالوگ‌ها و اطلاعات قيمت‌گذاري و هزينه‌هاي عادي قيمت را فراهم كند و لذا اطلاعات مشتريان رقيب خريدار مي‌تواند دو اصل مهم را معين كند:

اول طبيعت بازار (قابل رقابت بودن يا نبودن).

دوم دامنه علاقه مشتري در اين خريد مشخص مي‌شود.

قراردادهاي خريد و مفاد قراردادها:

تعريف: قرارداد متن توافق‌هايي است كه پس از انجام مذاكره ميان خريدار و فروشنده منعقد مي‌شود و حدود وظايف، مسئوليت‌ها و ريسك هر يك از طرفين قرارداد را مشخص مي‌كند لذا تمام وظايف و مسئوليت‌ها از طريق قرارداد مشخص مي‌گردد و تا حد امكان بايد گويا و روشن باشند. قرارداد زماني تحقق مي‌يابد كه دو طرف قرارداد در يك معامله اتفاق نظر داشته باشند و به طور كلي زماني كه مفاد يك طرف تماماً از سوي طرف ديگر قبول شد قرارداد منعقد و معامله انجام مي‌شود. گاهاً قبول يا عدم قبول بعضي از مفاد يك قرارداد به قوانين موجود در كشورهاي ديگر بستگي داشته و با رعايت آن موارد قرارداد منعقد مي‌شود در معاملات روزمره و كوچك معمولاً قراردادي امضاء نمي‌شود و تنها زماني كه مبلغ قرارداد قابل توجه و يا مدت قرارداد طولاني و يا شرايط خاص مدنظر باشد قراردادي منعقد مي‌شود يعني بايد مشخص شود كه:

الف) چه كسي مسائل و مسئوليت حمل را به عهده خواهد گرفت.

ب) چه كسي هزينه‌هاي بسته‌بندي را پرداخت خواهد كرد.

ج) هزينه‌هاي صدمات احتمالي تخليه مجدد يا بارگيري به علت محدوديت‌هاي موجود بر عهده چه كسي يا كدام طرف معامله است.

در آداب و رسوم بين‌المللي هدف اصلي مفاد قرارداد و اختصارات بازرگاني مشخص كردن وظايف فروشنده است تا كالا به خريدار تحويل شود. در اين رابطه دو وظيفه عمده را مي‌توان در ذيل نام برد:

• وظيفه اصلي ـ يعني اينكه حدود مسئوليت‌ها، تعهدات در برابر هزينه و چگونگي پرداخت هزينه‌ها معين شود.
• وظايف فرعي ـ وظايف دريافت مجوزهاي صادراتي و يا وارداتي:

ـ مشخص كردن اسناد و نحوه اخذ آنها.

ـ مشخص كردن بيمه و نوع آن.

ـ وظيفه مطلع كردن طرفين قرارداد از اقدامات هر يك.

ـ روشن كردن نحوه و چگونگي بسته‌بندي كالا.

ـ وظيفه پرداخت و يا انجام بازرسي‌هاي لازم.

مفاد قرارداد:

مفاد قرارداد متعدد بوده و از قراردادي تا قراردادي ديگر متفاوت مي‌باشد اما مي‌توان گفت كه يك سري مواد يا مندرجات در تمامي قراردادها لازم‌الوجود مي‌باشد كه اهم آنها عبارتند از:

• مشخصات طرفيت قرارداد: ذكر دقيق مشخصات شركت فروشنده و همچنين نام كامل فرد مسئول در مذاكرات از ضروريات هر قرارداد مي‌باشد و اينكه آيا شخص مقامي مسئول در آن شركت به حساب مي‌آيد و آيا در ليست سهام‌داران، مسئولان و يا مديران است و اينكه آيا مقام او در شركت اختيار امضاء قرارداد را به او مي‌دهد يا خير؟
• موضوع قرارداد (Subject): در اين قسمت مشخصات عمومي كالاي مورد قرارداد ذكر مي‌شود.
• مدت قرارداد (Time of contract): منظور زمان شروع و ختم قرارداد است كه در طي آن دوره نيز محموله‌هاي هر مدت در ميان اين دوره و زمان نسب و راه‌اندازي و آموزش و تحويل قطعات ماشين كاملاً بايد روشن باشد.
• مبلغ قرارداد (Amount of cantract): ذكر دقيق قيمت هر واحد از كالاي خريداري شده جداگانه و هزينه‌هاي حمل و جنسي در صورتي كه فروشنده موظف به انجام آن است و كل مبلغ قرارداد به حروف و عدد، به ارضي كه در قرارداد قبلاً مشخص شده است و اساس پرداخت وجه (Coof يا Fob) و همچنين لازم است تا اشاره‌اي نيز به شرايط پرداخت آنهم به طور مختصر بشود.
• مشخصات (Specification): در اينجا خصوصياتي دقيق نظير استانداردهاي سازنده يا استانداردهاي كشور سازنده يا استاندارد بين‌المللي و استاندارد ملي را بايد متذكر شد و تعريف دقيق هر يك از استانداردهاي فوق كه در قرارداد ذكر شده براي خريدار و فروشنده بايد صريحاً مفهوم باشد.
• بسته‌بندي (Packing): در زمان انعقاد قرارداد بايد بسته‌بندي دقيقاً مشخص شود بعضي از فروشندگان جهت كاهش هزينه‌ها از بسته‌بندي صحيح و دقيق خودداري مي‌كنند كه اين موجب مشكلاتي ميان طرفين است.
• مبدأ و مقصد كالا (Origin & Destination): مبدأ كالا مبين كيفيت و قيمت كالاي مورد مذاكره است و گاهاً فروشندگان بعد از انعقاد قرارداد و گشايش اعتبار جهت صرفه‌جويي و ارزان كردن كالا اقدام به اخذ قبولي جهت تغيير مبدأ مي‌كنند و كشور يا محل ساخت كالا را عوض مي‌كنند كه در اينجا خريدار بايد بصيرانه عمل كند. همچنين مقصد كالا يعني بندر يا گمرك در كشور خريدار بايد معين باشد چرا كه گاهاً فروشنده ممكن است در جايي كالا را تحويل دهد يا خالي كند كه ارزان‌تر است و خريدار را به دردسر بياندازد و مجبور به حمل مجددش نمايد.
• تحويل كالا (Delivery): با توجه به زمان سفارش و Leadtime و ميزان موجودي انبار و زمان لازم جهت اخذ مجوزهاي ارسال كالا زمان تحويل طوري تعيين مي‌ِشود كه به خريدار لطمه نخورد. معمولاً براي فروشنده فرصتي جهت ساخت در نظر مي‌گيرد ولي تمديد اين مدت ممكن است دال بر ناتواني او در انجام تعهدات يا دستيابي به بازارهاي بهتري باشد لذا بررسي و مطالعه در خصوص تمديد مهلت جهت تحويل كالا يا موضوع نياز خود مورديست كه خريدار بايد با آگاهي كامل نسبت بدان اقدام نمايد.
• حمل (Shipment): در قرارداد بايد ميسر حمل و اينكه با چه وسيله‌اي زميني يا با كاميون و قطار يا از راه دريا يا به صورت هوايي يا به صورت مشترك زميني و دريايي حمل مي‌شود كاملاً معين باشد.
• شرايط پرداخت (Terms of Pagment): شرايط پرداخت وجه كالا از طريق بانك كارگزار فروشنده بايد دقيقاً مشخص باشد يعني شرايطي كه در ازاي اجراي آن فروشنده مي‌تواند وجه كالا را از بانك خود بگيرد. شرايط اغلب خريدهاي خارجي به شرح زير مي‌باشد:

ـ ارائه فاكتور اصلي كه به تأييد اتاق بازرگاني محل رسيده باشد.

ـ ارائه گواهي مبدأ كه توسط اتاق بازرگاني صادر شده باشد.

ـ ارائه گواهي بازرسي كه نشان‌گر مطابقت كالا با نمونه آن از لحاظ كمي و كيفي باشد.

ـ ارائه بارنامه كه وجوه آن پرداخت شده باشد (در صورت خريد C&Fو CIF).

ـ ارائه ليست بسته‌بندي كامل.

ـ ارائه گواهي بهداشت در صورت بهداشتي بودن كالا.

ـ ارائه گواهي بيمه كشتي كه نزد شركت لويدز ثبت و بيمه شده باشند.

• ضمانت‌نامه (Performance): از ضمانت‌نامه‌هاي عمده در معاملات بازرگاني و خريد مي‌توان به دو نوع عمده آن اشاره كرد:

اول ضمانت‌نامه پيش‌پرداخت كه فروشنده بايد در هنگام پيشنهاد خود مبلغي معادل پنج تا ده درصد از مبلغ كل خريد را به نفع خريدار در بانك وي گشايش نمايد ضمانت‌نامه پيش‌پرداخت بايد مورد تأييد بانك خريدار باشد و بدون قيد و شرط باشد و داراي مدت باشد و قابل تمدي باشد و هرگونه تغيير به درخواست كتبي خريدار يا بانك كارگذار خريدار انجام پذيرد و وجه ضمانت‌نامه برابر دستور كتبي خريدار و يا با ارائه اسناد حمل كاهش يابد و بايد مبلغ ضمانت در ارتباط با موضوع خريد باشد نه به صورت اعتبار اسنادي جداگانه و در ضمانت‌نامه مفاد اصلي و دقيق قراردادي كه فروشنده ملزم به اجراي آن خواهد بود ذكر شود.

دوم ضمانت‌نامه حسن انجام كار كه به منظور اجراي تعهدات فروشنده و يا جهت تضمين در برابر ارائه كالا با كيفيت مناسب به ميزاني كه در قرارداد ذكر شده از او دريافت مي‌شود. جهت صدور آن بانك خارجي اعتباري در بانك كشور خريدار بايد به وجود بياورد و بعد بانك كشور خريدار براي ذينفع يا فروشنده ضمانت‌نامه‌اي صادر مي‌كند.

• فروس ماژور (Forcemageure): جهت رفع اشكالات احتمالي كه ممكن است در مواقع بارگيري و يا تخليه در بندر مقصد و مبدأ پيش آيد و تعيين حدود مسئوليت و اختيارات طرفين و رفع مصائب حقوقي كه منجر به پرداخت مبالغ زيادي حق‌الوكاله و صرف وقت مي‌شود، تعريف دقيق مسئوليت مشكلات آتي توسط طرفين الزامي است.
• دموراژ (Demurrage): دموراژ به پرداخت هزينه كشتي كه جهت تخليه مجبور به توقف بيش از حد (يا حدي كه در قرارداد معين مي‌شود). باشد گويند لذا زمان بارگيري و تخليه حد مجاز آن بايد دقيقاً مشخص باشد و در صورت معطلي، مسئوليت هر طرف بايد در قبال هزينه معطلي كاملاً معين باشد.
• بازرسي (Inspection): جهت حصول اطمينان بيشتر در معاملات بازرگاني بازرسي كالا توسط مؤسسات مستقل ضروري است. در بازرسي بايد به نكات زير توجه داشت:

ـ بازرسي مشخصات كالا با مشاهده عيني.

ـ بازرسي نحوه بسته‌بندي كالاها.

ـ برابري با استاندارد ملي كشور حمل كننده و يا استاندارد بين‌المللي.

شركت‌هاي مهمي چون لويدز و SGS با دريافت مبلغي بازرسي لازم را به عمل مي‌آورند. اتاق بازرگاني نيز هزينه آن را بر عهده خريدار دانسته اما غالباً بر عهده فروشنده منتقل مي‌نمايند.

• حمل مجدد: حمل مجدد يا Transshipment يكي از شرايط معمول در بازرگاني است كه در آن امكان حمل يك سره كالا از مبدأ به مقصد وجود ندارد و بايد در ميان راه تخليه و مجدداً با وسيله نقليه ديگر بارگيري شود اما اهم عواملي را كه مي‌تواند موجبات پذيرش محل مجدد توسط فروشنده و مجاز شمردن آن را فراهم نمايد عبارتند از:

ـ در مواقعي كه امكان حمل با يك وسيله نقليه ميسر نيست و به محل زميني، دريايي يا هوايي متعدد نياز است.

ـ در صورت كاهش هزينه‌هاي حمل، فروشنده تقاضاي حمل مجدد مي‌نمايد.

ـ هزينه‌هاي اضافي در حمل مجدد به علت تخليه و بارگيري مجدد كالا مثل هزينه‌هاي بارگيري انبارداري و احتمالاً حقوق و عوارض گمركي كه ممكن است حمل مجدد را با مشكلاتي مواجه نمايد.

ـ در قراردادي كه حمل مجدد كالا مجاز است، كالا ديرتر به خريدار مي‌رسد و اين موجب پايين رفتن نقدينگي شركت و در صورت تأمين مالي خريد از طريق وام، پرداخت بهره بيشتر و در مواقعي كه شركت بدون مواد اوليه باقي بماند، موجب توقف خط توليد و زيان‌هاي قابل ملاحظه مي‌شود.

ـ بالا رفتن درصد و هزينه‌هاي ضايعات، حمل و تخليه و بارگيري مجدد در حمل مجدد شامل ضايعات و خساراتي است و هزينه‌هاي ضايعات ناشي از آن را افزايش مي‌دهد همچنين خطراتي از قبيل آتش‌سوزي اعتصابات و تغيير در روابط سياسي ـ اقتصادي با كشور طرف قرارداد كه موجب از دست رفتن كالا مي‌شود نيز بايد مورد بررسي قرار گيرد و مجاز بودن يا نبودن حمل مجدد را تأمين نمايد.

مندرجات (P/I):

پروفرما اينوايس سندي است كه توسط فروشنده تنظيم و مهر و امضاء مي‌گردد و شامل مشخصات كامل نام و نشاني فروشنده و خريدار و نوع كالا و وزن و قميت واحد و كل آن مي‌باشد و بر حسب دستورات خريدار در يك يا چند نسخه صادر مي‌شود. گاهاً فاكتور بايستي توسط اتاق بازرگاني محل گواهي و امضاء شود و علاوه بر آن از فروشنده خواسته مي‌شود كه حصت امضاء اتاق بازرگاني محل توسط كنسولگري و يا سفارت كشور وارد كننده كالا تأييد گردد بنابر تصميمات بانكي ايران فاكتور بايد توسط اتاق بازرگاني محل گواهي شود و گواهي مبدأ جداگانه ضميمه اسناد باشد. در خريدهاي خارجي به لحاظ كسب اطمينان كامل از حسن اجراي قرارداد قبل از تنظيم پروفرما بايست نكات زير دقيقاً بررسي شود تا مسئوليت هر يك از طرفين قرارداد كاملاً‌مشخص گردد:

• ميزان كالاي خريداري شده Quamtity
• كيفيت كالاي خريداري شده (Quality)
• مشخصات كالاي خريداري شده (Specification)
• نحوه يا شرايط پرداخت (Terms of Payment)
• زمان و شرايط تحويل (Delivery & Shipmmt)
• بازبيني كردن كالا (Surveillance)
• فروس‌ماژور (Force major)
• حكميت (Arbitration)

قبل از تشريح مراحل بعدي خريد لازم است تا از دولتي كردن بازرگاني خارجي و نقش سازمان‌هاي بازرگاني خارجي ايران سخني بيان آيد تا جايگاه و اهداف و عملكرد هر كدام در اين فرآيند به وضوح مشخص شود.

 فهرست منابع:

• انبارداري ـ انتشارات سازمان مديريت صنعتي
• روش شمارش موجودي ـ مؤسسه حسابرسي سازمان صنايع ملي ايران
• طراحي انبار ـ انتشارات جهاد دانشگاهي
• اقتصاد بين الملل و بازرگاني خارجي ايران ـ دكتر سيد محمد حسين عادلي   
• امیر مدنی فر .حسابدار . حسابرس. (پشتیبان نرم افزار حسابداری خرید و فروش. انبار گردانی  سدنا .همکاران سیستم ) مشاور کسب وکار اینترنتی . مجری و برنامه نویس  نرم افزار های انبارداری

                                                                                                        https://Qzparadise.ir