مدیریت و اجرای کسب و کارهای اینترنتی

خدمات تخصصی خود را به ما بسپارید

نمونه خدمات

برای دیدن بخشی از نمونه کارهای تخصصی به قسمت زیر مراجعه کنید

سئو تخصصی

هدف ما بهبود رتبه ی سایت شما در گوگل  می باشد

سئو چیست ؟

سئو مجموعه فعالیت هایی است که در طراحی سایت، تعیین استراتژی محتوایی و تولید محتوا انجام میدهیم تا جایگاه بهتری در نتایج جستجوی گوگل کسب کرده و بازدیدکننده بیشتری برای سایت جذب کنیم.

خدمات ما در سئوی سایت به این صورت است :

توضیحات بیشتر

سئوی محتوا محصولات به صورت تخصصی
  • قرار گرفتن سایت و محصولات در صفحه اول گوگل
  • پیشی گرفتن از رقبا در کلمه کلیدی و افزایش بازدید از سایت شما
  • بارگزاری محتوا و عکس به صورت یکتا

خدمات بارگزاری محتوای محصولات

  • محتوای شما دارای لینک های خروجی
  • محتوای شما دارای لینک های داخلی
  • نمایش عبارت کلیدی اصلی در مقدمه
  • توزیع عبارت کلیدی و مترادف های آن بر اساس محتوای بارگزاری شده
  • نمایش عبارت کلیدی در زیر عنوان ها
  • رعایت ویژگی Alt تصاویر
  • طول محتوا از 2100 الی 2400 کلمه
  • نمایش عبارت کلیدی در عنوان سئوی مطالب
  • رعایت طول عنوان سئو
  • نمایش عبارت کلیدی در نامک

خوانایی محتوا

زیبایی ساختار متن خود را به ما بسپارید

خوانایی محتوا چیست ؟

زیبایی در ویراستاری متون محصولات و مقالات می تواند مخاطب را در مطالعه بیشتر جذب کند.

میزان خوانا بودن یک متن می تواند در رتبه بندی موتورهای جستو تاثیر گذار باشد.

خدمات ما در خوانایی محتوا به این صورت است:

توضیحات بیشتر

خوانایی محتوا محصولات به صورت تخصصی

گزاره های زیر در بهبود خوانایی مطلب کمک می کنند:

  • تعداد جملات
  • طول جملات
  • تعداد کلمات
  • تعداد کلمات پیچیده
  • درصد کلمات سخت و پیچیده
  • میانگین کلمات در هر جمله
  • میانگین بخش و هجاهای هر کلمه
  • نحوه توزیع زیر عنوان ها
  • اندازه طول پاراگراف

امنیت سایت

هدف ما به حداکثر رساندن ضریب امنیت سایت شماست

امنیت سایت چیست ؟

به شرایط و وضعیتی گفته می شود که در آن سایت با وجود خدمات دهی معمول و مورد نیاز ، بالاترین سطح امنیتی مورد نیاز را داشته و سطح آسیب پذیری آن در پایین ترین سطح ممکن باشد.

خدمات ما در امنیت سایت به این صورت است :

توضیحات بیشتر

امنیت سایت به صورت تخصصی
  • میزبانی سایت بر روی هاست امن
  • استفاده از اینترنت امن و مطمئن
  • استفاده از سیستم عامل و نرم افزارهای معتبر و اصلی
  • استفاده از آنتی ویروس و فایروال قدرتمند ، بروز ، معتبر و اصلی
  • دریافت سیستم مدیریت محتوا ، قالب و افزونه تنها از منبع اصلی
  • استفاده از رمز عبور قدرتمند و محافظت از آن
  • تعیین سطح دسترسی مناسب اطلاعات
  • محافظت از مسیر ورود به مدیریت سایت
  • تعیین محدودیت های دسترسی و مشاهده
  • محافظت سایت در برابر اسپمرها
  • پیگیری مشکلات امنیتی گزارش شده و بروزرسانی امنیتی مداوم
  • راه اندازی گواهی امنیتی SSL بر روی سایت

مدیریت و نگه داری اطلاعات

هدف ما ذخیره اطلاعات سایت شما در فضای پشتیبانی امن است.

مدیریت و نگه داری اطلاعات چیست؟

اگر روزی اطلاعات شخصی شما توسط یک سری عوامل ناشناخته از بین برود ،

احتمال اینکه اطلاعات شما برای همیشه از دست برود بسیار زیاد است.

و گاهی اوقات بازیابی این اطلاعات دشوار است. خب حالا باید چیکار کنیم؟

شما باید از قبل از اینکه به این مسائل گرفتار شوید باید نسخه ای از این اطلاعات را در جای دیگری ذخیره کنید.

به این عمل بک آپ گیری یا پشتیبان گیری می گویند.

خدمات ما در مدیریت و نگه داری اطلاعات به این صورت است :

توضیحات بیشتر

مدیریت و نگه داری اطلاعات به صورت تخصصی
  • بازیابی اطلاعات هارد سرور در کمترین زمان ممکن
  • نگهداری نسخه ‌های زمانی مختلفی از داده‌ها
  • ایجاد زمانبندی برای گرفتن نسخه های پشتیبان طبق سیاست‌های امنیتی
  • آرشیو کردن اطلاعات و نگهداری آنها در فضای کاری، بیرون از سایت یا بیرون از فضای کاری (off-site)
  • پشتیبان‌گیری در کمترین زمان ممکن
  • تهیه نسخه‌های پشتیبان از سیستم‌ عامل مختلف و برنامه‌های کاربردی
  • امکان پشتیبان‌ گیری متمرکز و خودکار وجود داشته باشد

ساختار سازی سایت

هدف ما طراحی سایتی جذاب متناسب با سفارش شما است.

ساختار سازی سایت چیست ؟

هدف اکثرطراحان سایت ،طراحی سایتی جذاب ،ساخت یافته ،کار آمد با دسترسی آسان و ریسپانسیو است .

طوری که نظر بازدیدکنندگان را به خود جلب کند و او را در انجام عمل مورد نیازش متقاعد کند.

طراحی چنین سایتی نیاز به طراحی گرافیک خوب ،ساختار ساده و عامی ،دارا بودن قالب مناسب براساس موضوع ، مطالبی جذاب و گیرا در زمینه مورد نظر و …دارد.

خدمات ما در ساختار سازی سایت به این صورت است :

توضیحات بیشتر

ساختار سازی سایت به صورت تخصصی
  • بارگزاری محتوای(مطالب) سایت
  • سازگاری سایت با مرورگرهای مختلف
  • طرح گرافیکی سایت
  • رنگ بندی در سایت(رنگ پس زمینه و سایر رنگها در عناصر مختلف )
  • مولتی مدیا (ویدئوها و موزیک ها)
  • لینکهای موجود در سایت
  • فریم های سایت
  • فرم های تماس و ارتباط مخاطب با مدیر سایت

سیستم انبارداری

ساختار سازی سیستم های انبارداری و انبارگردانی

چرا انبارداری ؟

یک تولیدی ، یک شرکت و یا یک فروشگاه به چه منظور محصولات خود را انبارداری میکنند ؟

آیا یک سیستم انبارداری میتواند به عملکرد و مدیریت یک تولیدی کمک کند ؟

 

خدمات ما در مدیریت انبار و ساختار سیستم های انبارداری به شرح زیر است :

طراحی یک سیستم انبار داری

مقدمه
  • مقدمه:

    امروزه با پیشرفت علوم و تکنولوژی امکان تولید انبوره کالا فراهم شده است و این کار برنامه‌ریزی دقیق جهت استفاده به موقع و حداکثر از امکانات را می‌طلبد. تقسیم کار و رشد جمعیت نیاز استفاده از فرآورده‌های دیگران را بوجود آورده است و این خود زمینه پیدایش سازمان‌های معظم گردیده که در این نظام‌های پیچیده فنی ـ اجتماعی، انبار به عنوان واسطه موجبات گردش کالا از ثبات قیمت محصول، تعمیر و نگهداری ماشین‌ها و … نقش مهمی را ایفا نماید بطوریکه نقش آن در تجارت غیر قابل انکار است.

    ارزش ریالی موجودی‌های انبار در صنایع مختلف متفاوت است و عوامل مختلفی در میزان نگهداری موجودی انبار واحدهای صنعتی ـ تجاری مؤثرند مثل روش تولید، دوره تولید، میزان بکارگیری ماشین‌آلات، نوع محصول ساخته شده، بازار مصرف، نوع مواد اولیه مورد احتیاج، نوسانات ارزی و قیمت در بازارهای جهانی، وضعیت واحد صنعتی در کل صنعت کشور و جهان و … و بالاخره سیستم‌های تدارکاتی و سفارشات واحدهای تولیدی. اما انبار به دلایل متفاوتی برای مؤسسات و مراکز تجاری ـ صنعتی از اهمیت خاصی برخوردار می‌باشد که اهم آنها عبارتند از:

    • ارزش بالای سرمایه در گردش شرکت که به صورت کالا در انبار نگهداری می‌شود (گاهاً تا 60 درصد سرمایه در گردش).
    • ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخش انبار با بخش‌هایی نظیر تولید یا تعمیر و نگهداری و وقفه در تولید به علت نرسیدن نیازمندی‌ها.
    • ارتباط نزدیک انبار با بخش برنامه‌ریزی مواد باید به نحوی باشد که ضربه‌های حاصله در اثر کمبود محصول یا مواد را خنثی نماید و حکم ضربه‌گیر را در سازمان داشته باشد.
فصل اول | انبار چیست | جایگاه انبار | اهداف و وضایف انبار | انواع انبار | انواع موجودی انبار |
  • فصل  : 1

    تعریف انبار:

    امروزه انبار دیگر حالت یک محفظه را ندارد بلکه عملیات آن زمانی کافی و رضایت‌بخش است که از دو جهت اطلاعاتی و فیزیکی مورد توجه قرار گیرد بطور کلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی ـ صنعتی یا مواد اولیه یا فرآورده‌های مختلف در آن نگهداری می‌شود یا می‌توان گفت محل و فضایی است که در آن مواد اولیه برای ساخت محصولات، کالای نیمه ساخته (کالای در جریان ساخت)، محصول ساخته شده، مواد و لوازم مصرفی، قطعات یدکی ماشین‌آلات، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداری می‌شود آنهم براساس سیستم صحیح طبقه‌بندی.

    جایگاه انبار:

    سازماندهی سازمان‌های ختلف بنابر نیازهای آنها متفاوت است. گاه در بعضی از مؤسسات انبار مستقیماً زیر نظر مدیر عامل قرار دارد و تحت نظر مدیر انبار نیز انبارهای مختلفی مانند انبار مواد، قطعات، محصولات، ضایعات و … قرار دارد. در سازمان‌های دولتی و غیر انتفاعی معمولاً واحد انبار تحت نظر تدارکات و یا کارپردازی که خود نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری است انجام وظیفه می‌نماید.

    اهداف و وظایف انبارها:

    هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمان‌های دولتی و چه بخش خصوصی، تأمین و نگهداری کالاهای مورد نیاز سازمان است. انبارداری عبارتست از کلیه فعالیت‌های مربوط به تهیه و نگهداری و تحویل مواد و اقلام مورد نیاز در زمان مناسب و مدیریت انبارداری نیز برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی و هماهنگی و هدایت و کنترل عملیات انبارداری است وظایف انبارها را می‌توان به شرح زیر بازگو نمود:

    • برنامه‌ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای مورد نیاز سازمان در حد مطلوب خود.
    • همکاری و مساعدت در خرید و تأمین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده.
    • نگهداری کالا در انبار به نحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعمل‌های سازمان اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری، موجبات تسریع در انجام امور سازمان و تولید بی‌وقفه و مرغوب و صرفه‌جویی و کاهش هزینه‌های تولید را موجب شده و بنیه مالی شرکت (سازمان) را تقویت می‌نماید اجرای قوانین و دستورالعمل‌های سازمان در کلیه امور خصوصاً انبارداری که جنبه مالی دارد لازم‌الاجراست و عدول از آن کیفر به همراه دارد.

    گرچه کهولت مقررات و عدم تطابق آنها با دنیای امروز موجبات کندی کار را فراهم می‌نماید ولی در پی اصلاح و نوسازی آن همواره باید تلاش نمود.

     

    انواع انبارها:

    انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه صورت زیر می‌باشند:

    • انبارهای پوشیده: که از تمام اطراف بسته است و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل می‌باشند.
    • انبارهای سرپوشیده یا هانگارد: این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی است. این نوع انبارها کالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ می‌نماید.
    • انبارهای باز یا محوطه: این انبار به صورت محوطه بوده و جهت نگهداری ماشین‌آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می‌گیرد.

    انبارها را از نظر نوع موادی که در آن نگهداری می‌شود می‌توان به چهار دسته کلی یا بیشتر تقسیم نمود مثل انبار مواد اولیه یا انبار محصول یا  انبار ضایعات یا … .

    از ترکیب چند انبار با هم نیز مخزن بوجود می‌آید. انبارها از لحاظ کالاهایی که در آنها نگهداری می‌شود به انبار کالاهای معمولی، قابل اشتعال یا انفجار، فاسد شدنی، شیمیایی و سموم و انبار مواد غله‌ای تقسیم می‌شود و از لحاظ چگونگی و ماهیت به انبارهای گمرکی و ترانزیتی یا انبارهای توزیع محلی یا ناحیه‌ای کارخانه‌های صنعتی تقسیم می‌شود و ممکن است دسته‌بندی‌های دیگری را نیز از انبارها بعمل آورد که در زمره سایر روش‌ها می‌توان آنها را بررسی نمود.

     

     

    انواع موجودی‌های انبارها:

    • مواد اولیه: برای ساخت محصولات که به مواد خام مشهور است. البته مواد اولیه ممکن است مواد خام و طبیعی نباشد بلکه محصول ساخته شده در یک کارخانه ممکن است ماده اولیه کارخانه دیگر باشد مثل نخ که محصول نهایی کارخانه نخ ریسی است اما ماده اولیه پارچه‌بافی است و پارچه نیز خود ماده اولیه کارخانجات و لباس دوزی‌هاست.
    • کالای نیمه ساخته (کالای در جریان ساخت): که شامل بهای ناقص دستمزد و مواد و هزینه‌های سربار ساخت می‌باشد.
    • کالای ساخته شده: کالاهای آماده برای فروش یا توزیعی هستند که ممکن است تهیه شده یا ساخته شده باشند.
    • اجناس خریداری شده جهت فروش: که در مؤسسات تجاری و توزیع کننده این نوع موجودی بیشتر به چشم می‌خورد.
    • مواد و لوازم مصرفی: که در تولید غیرمستقیم مؤثرند مثل گریس، روغن، ملزومات و غیره … .
    • قطعات یدکی ماشین‌آلات: که جهت تعمیر ماشین‌آلات و دستگاه‌ها بکار می‌روند.
    • ابزارآلات: که ابزار کارگاه‌ها برای تولید محصول می‌باشد.
    • اجناس اسقاطی: اجناسی هستند که مستهلک شده و غیرقابل استفاده‌اند و معمولاً به مزایده گذاشته می‌شوند یا مورد تعمیر مجدد قرار می‌گیرند.

    موجودی‌های مذکور باید در انبارها با نظم و طبقه‌بندی و جاگذاری و کدگذاری‌های مناسبی قرار بگیرند.   

فصل دوم | مزیت سیستم انبارداری | وظایف انباردار | وظایف رئیس انبار | انتظارات مدیریت یک انبار |
  • فصل  :  2 

    سیستم انبارداری و مزیت‌های آن:

    سیستم مجموعه‌ای از اجزاء و عناصرست که با هم دارای ارتباط متقابلی می‌باشند و هر سیستمی دارای هدف است و غالباً برآیندی غیر از برآیند حاصل جمع برآیندهای اجزاء خود دارد. وجود این کلیت جدا با ویژگی‌های خاص خود در امور انبارداری مزایای زیادی را عاید ما می‌سازد که اهم این مزایا عبارتند از:

    • شناسایی کالاهای موجود در انبار به نحوی آسانتر و دسترسی راحت‌تر به کالاها بخصوص در مؤسسات با حجم موجودی‌های زیاد و متنوع.
    • تشکیل فایل‌های اطلاعاتی دقیق‌تر در بخش‌های مختلف و تسریع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصمیم‌گیری‌‌های مدیریت.
    • دادن اطلاعات دقیق و صحیح به سایر بخش‌های مؤسسه و ارتباط سیستماتیک و منظم اطلاعات میان آنها.
    • رفع اشکال ناشی از اتکاء سیستم و مؤسسه به افراد معین در صورتی‌که فرد جدیدی مسئولیت انجام بخشی از فعالیت‌های سیستم را بر عهده گیرد در اسرع وقت از چهارچوب فعالیت‌ها و روابط سیستم اطلاع حاصل می‌نماید.
    • ایجاد اطمینان خاطر در مدیریت و مسئولین بخش‌ها در صورت وجود سیستم منظم و تصمیم‌گیری بجا و به موقع متکی بر اطلاعات صحیح و کافی.
    • ایجاد کنترل‌های دقیق در سیستم از طریق کنترل دائمی و ادواری موجودی‌های انبار و بررسی و رفع مغایرات احتمالی.
    • کاهش هزینه‌های مصرف بدون مواد یا سهل انگاری در مصرف و حفظ مواد، رفت و آمدهای زاید و پیش‌بینی‌های غلط به علت نداشتن اطلاعات صحیح و به موقع هزینه‌های دیگر.
    • پایه و اساسی جهت سیستم حسابداری صنعتی می‌گردد اگر سیستم نگهداری و ثبت میزان رسیده و مصرف مواد صحیح تعبیه شود.
    • تأثیر روحی ناشی از وجود نظم و آگاهی مسئولین از میزان دقیق موجودی‌های و کاهش یا حذف احتمال سوءاستفاده توسط متصدیان یا انبارداران و مدیران و رئیس انبارها.

    وظایف انباردار:

    • توصیه و پیشنهاد روش‌های انبارداری و اصلاحی دیگر.
    • اجرای سیستم و روش انبارداری مصوب توسط مقامات مجاز سازمان.
    • نظارت کلی نسبت به تمام انبارهای سازمان از طریق رؤسای واحدهای تابعه.
    • تعیین انواع مختلف کالاهایی که باید در انبار نگهداری شوند.
    • نگهداری مدارک مربوط به موجودی‌های واقعی کالاها در مؤسسه.
    • مراقبت و صدور دستور جهت محافظت از موجودی‌های انبار از لحاظ فساد و نابودی و سایر مخاطرات احتمالی.
    • اجرای بودجه مصوب انبارها.
    • مراقبت در رفع نواقص پرسنلی و تکمیل کادر انبارداران و انتخاب انبارداران با معلومات و تنظیم برنامه‌های آموزشی آنان.
    • مراقبت در ارسال گزارش‌های ماهیانه انبارها و سایر مکاتبات و انجام امور اداری.

    وظایف رئیس یا متصدی انبار:

    • حفظ و حراست کلیه اجناسی که در تحویل انبار می‌باشند و مراقبت آنها از فساد و مخاطرات احتمالی.
    • اطلاع از انواع موجودی انواع اجناس موجود در انبارها در هر موقع از زمان.
    • تشخیص و تعیین اشیاء اضافی و بدون استفاده و گزارش نمودن آن.
    • مراقبت در اینکه موجودی‌های انبار از حداقل و حداکثر مندرج در کارت‌های انبار کمتر نشده و یا تجاوز نکند.
    • نظارت در دریافت و تحویل کالا طبق دستورات صادره و تهیه اسناد مربوط به آن.
    • مراقبت در بسته‌بندی و حمل محصولات و توزین و شمارش کالاها.
    • مراقبت در ثبت مدارک و اسناد و دفاتر و کارت‌های انبار.
    • داشتن مهارت کافی در طبقه‌بندی، نگهداری، جاگذاری اجناس و ترتیب محل انبارها و کالاها و کد آنها.
    • خود را موظف به رعایت اصول امانت‌داری و حفظ منافع مؤسسه مربوطه بداند.
    • از روش‌ها و فنون انبارداری اطلاعا کافی داشته و دارای ابتکار شخصی در تسهیل امور انبارها باشد.
    • گزارشات هر دوره عملکرد (هفتگی ـ پانزده روزه ـ ماهیانه) را به نحوی صحیح و به موقع جهت ارائه به مدیریت‌ها تهیه نماید.

    انتظارات مدیریت یک مؤسسه از سیستم کنترل انبارها:

    • وجود همکاری بین واحدهای مربوط به خرید، دریافت، آزمایش، انبار و حسابداری.
    • تمرکز یافتن کلیه خریدها در قسمت خرید.
    • به مصرف رساندن مقرون به صرفه مواد و ملزومات.
    • انبار کردن تمام مواد و ملزومات بطرز خاصی که به نحو دقیق و با سرپرستی کامل محافظت گردند.
    • تعیین میزان حداقل و حداکثر موجودی هر جنس به نحوی‌که از آن حدود تجاوز یا کاهش ننماید.
    • انجام عملیات صحیح در مورد صدور اجناس بطوریکه تحویل آن طبق درخواست‌های مصوب در موقع لزوم انجام شود.
فصل سوم | طراحی و برنامه ریزی تامین کالا | عوامل موثر در انتخاب سیستم و شیوه طبقه بندی | انواع طبقه بندی | ...
  • فصل  :  3

    طراحی و برنامه‌ریزی تأمین کالا:

    برای اینکه قسمت انبارهای سازمان بتواند وظایف محوله را به نحو احسن به مرحله اجرا درآورد و از خرید کالاهای زاید و بلامصرف جلوگیری گردد و سازمان مواجه با کمبود مواد اولیه و لوازم و قطعات یدکی مورد نیاز نشود، مدیران و مسئولین کلیه قسمت‌های سازمان با همکاری مسئولین قسمت‌های خرید و انبارها، با برنامه‌ریزی صحیح و تحقیقات و محاسبه همه جانبه نیازهای واقعی سازمان را برآورد نموده و با ایجاد سیستم صحیح، از خریدهای بی‌رویه و اتلاف سرمایه و نیروی کار سازمان جلوگیری نماید. بطور کلی برنامه‌ریزی تأمین کالا، متناسب با سیستم کار سازمان، موقعیت جغرافیایی، امکانات مالی، فضای انبارها و امکانات نگهداری کالا و … باید طراحی و به مرحله اجرا درآید. ارائه طرحی بی‌چون و چرا که در کلیه سازمان‌ها قابل اجرا باشد میسر نبوده و مقرون به صلاح هم نخواهد بود. اما امید است با رعایت مراحل و نکات ذیل بتوان مسئولین امر را در این مهم یاری نمود:

    (1) تعیین انواع کالاهای مورد نیاز: در هر سازمانی باید مشخص شود که چه کالاهایی مورد نیاز است؟ برای تهیه صورت کالاهای مورد نیاز سازمان باید عملیات و مراحل ذیل را به مرحله اجرا درآورد:

    الف) قسمت‌های مختلف سازمان کالای مورد نیاز خود را با ذکر مشخصات دقیق به قسمت تدارکات ارسال می‌دارند.

    ب) قسمت تدارکات لیست‌های ارسالی از قسمت‌های مختلف را دقیقاً بررسی نموده و کالاهای مشترک‌المصرف و یا ملزومات عمومی را به صورت فهرستی تنظیم و ثبت می‌نماید.

    ج) سپس کالاهایی را که از طرف دو یا چند قسمت درخواست شده تحت عنوان کالاهای چند مصرفی به لیست‌های فوق اضافه می‌شود.

    د) سپس کالاهای اختصاصی قسمت‌های مختلف سازمان مشخص و به نام قسمت درخواست کننده به صورت کلی کالاهای مورد نیاز اضافه می‌شود. بدین ترتیب اسامی کلیه نیازها با ذکر قسمت‌های مصرف کننده آن مهیا می‌شود.

    (2) استاندارد کردن کالاهای مورد نیاز سازمان: در اجرای این اصل مشخصات فنی و میزان ایمنی و مرغوبیت کالاهای مورد نیاز توسط مسئولین فنی و کارشناسان ذیصلاح دقیقاً مشخص و با توجه به کیفیت و بهای آنها در مقایسه با کالاهای مشابه و قابل مصرف، مناسب‌ترین نوع یا مارک هر یک از کالاها را معین می‌نمایند. مسئولین خرید مکلفند تا همیشه کالاهای مورد نیاز را با مارک تعیین شده خریداری و از خریداری کردن مارک‌های غیرمجاز خودداری نمایند.

    (3) تعیین مقدار هر یک از اقلام کالاها: مقدار هر یک از اقلام با توجه به زمان و بودجه و اولیت کالاها تهیه می‌شوند.

    (4) شناسایی منابع خرید و تأمین کالا: جهت حصول اطمینان از دقت و سرعت و عدم ایجاد وقفه و تأمین کالاها با قیمت ارزان و کیفیت مرغوب باید کارخانجات و نمایندگی‌های معتبر فروش را مشخص کرد این مؤسسات و نمایندگی‌ها ممکن است در داخل یا خارج کشور باشند. همچنین برسی امکانات تهیه و تولید بعضی از کالاها با امکانات سازمان موجبات خودکفایی تقریبی را فراهم می‌آورد لذا علاوه بر صرفه‌جویی در قیمت خرید و حمل و نقل، موجب افزایش مهارت کارکنان شده و نگرانی کمبود و یا نبود این کالاها در بازار تا حدودی مرتفع خواهد شد. منبع دیگر تأمین کالا، وجود کالاهای بلامصرف و اضافه بر مصرف در سایر انبارهای سازمان است و لازم است انبارها از این لحاظ دائماً بررسی شوند تا در صورت احتیاج به قسمت‌های نیازمند دیگر انتقال و یا در صورت عدم نیاز به فروش برسند تا از رکود سرمایه و فرسایش کالاها در  انبارها جلوگیری شود.

    طبقه‌بندی

    تعریف طبقه‌بندی و نکات مهم در اجرای آن:

    به تقسیم انواع کالاهای موجود به گروه‌ها یا دسته‌هائی‌که دارای صفات مشترک و یا کاربرد مشترک باشند طبقه‌بندی گویند. طبقه‌بندی کالا به طور ناقص در منازل، سازمان‌ها و … به نحوی صورت گرفته و در بیشتر موارد برای نگهداری کالا ناگزیر به اجرای آن خواهیم بود. در انبارها برای نگهداری بهتر و تعیین آدرس و پیاده کردن سیستم کدگذاری و کنترل موجودی و طبقه‌بندی کالا اهمیت می‌یابد. معمولاً در سازمان‌ها و مؤسسات بزرگ صنعتی، با بررسی‌های دقیق و همه جانبه کلیه کالاهای مورد نیاز سازمان را با توجه به کاربرد و خصوصیات و شرایط نگهداری آنها به چند گروه الی و هر گروه اصلی را به یک انبار اختصاص می‌دهند. در انبار نیز کالاهای موجود را با توجه به تجانس و حجم کالا و کاربرد آنها و وسایل و امکانات نگهداری و گنجایش انبارها طبقه‌بندی می‌نمایند یعنی یک گروه اصلی کالا را به یک انبار اختصاص داده و چند گروه فرعی دیگر از آن تهیه می‌نمایند در طبقه‌بندی باید به نکات مهم زیر توجه نمود:

    • برای کلیه کارکنان انبار ساده و قابل فهم باشد.
    • با احتاجات مختلف سازمان منطبق و هماهنگ بوده و نیاز آنها را به راحتی تأمین نماید.
    • انعطاف‌پذیر بوده و با تغییرات کاهش یا افزایش تعداد اقلام کالاهای مورد نیاز قابل تطبیق باشد.

     

    عوامل مؤثر در انتخاب سیستم و شیوه طبقه‌بندی:

    • تعداد اقلام انبار و کالاها و همچنین ظرفیت انبارها
    • وسایل نگهداری کالا و میزان صادرات و واردات کالاها
    • موقعیت جغرافیایی قسمت‌های مصرف کننده
    • مقررات و نظریه مقامات مسئول سازمان.

    انواع طبقه‌بندی کردن کالاها:

    (1)طبقه‌بندی کردن کالاهای مورد نیاز سازمان.

    (2)طبقه‌بندی کالاهای موجود در انبار.

    (3)طبقه‌بندی کالا در سطح مواد مورد نیاز صنایع کشور یا طبقه‌بندی استاندارد.

    (4)طبقه‌بندی کالاها براساس طرح‌ها و برنامه‌ها.

    (5)طبقه‌بندی کالا بر حسب مراحل انجام کار و زمان مصرف.

    در نوع اول طبقه‌بندی کلیه نیازهای سازمان را به گروه‌های عمده تقسیم و هر گروه را در انباری با توجه به عملیات و فعالیت‌ها قرار داده و آن انبار را به همان نام می‌نامند مثل انبار مصالح ساختمانی، قطعات یدکی، برق، لوازم اداری و نوشت‌افزار و انبار ملزومات عمومی، انبار سوخت و روغن‌آلات و … .

    در روش دوم یک یا دو گروه اصلی کالا را به انبار اختصاص داده و سپس از نظر خواص و حجم و کاربر و میزان مصرف و امکانات نگهداری و … آنرا به گروه‌های فرعی تقسیم می‌نمایند. مثلاً انبار مصالح و لوازم ساختمانی به عنوان گروهی اصلی به گروه‌های فرعی آهن‌آلات، لوزام بهداشتی، لوازم برقی، لوازم لوله‌کشی، ابزار ساختمانی، مصالح ساختمان، لوازم تزئینی و … تقسیم و رده‌بندی می‌گردد.

    در روش چهارم کلیه کالاها و لوازم مختلف مربوط به اجرای یک طرح یا برنامه را برآورد و محاسبه نموده و کلیه این کالاها را به مقدار لازم در اختیار مجریان طرح قرار می‌دهند.

    در روش پنجم مطابق مراحل انجام کار و عملیات و زمان‌بندی اجرای هر برنامه کالاهای مورد نیاز آن مرحله را در یک گروه قرار می‌دهند مثلاً در شرکت نفت پس از کشف و تخمین مقدار ذخیره معادن نفت، جهت حفاری چاه‌ها و مهار آن و استخراج و انتقال نفت خام به یکی از پالایشگاه‌های کشور ابتدا کلیه لوازم حفاری بعد کلیه لوازم مهار چاه و بعد لوازم استخراج و بعد لوازم لوله‌کشی و انتقال نفت را تحویل داده و هر مرحله یک گروه را تشکیل می‌دهد.

    اما روش سوم یا استاندارد در کشورهای صنعتی با همکاری کلیه مؤسسات صنعتی دولتی و خصوصی به اجرا درمی‌آید. به طبقه‌بندی کلیه مواد مورد نیاز صنایع و تولیدات کشور طبقه‌بندی ملی یا استاندار گویند که مورد قبول و استفاده کلیه مؤسسات تولیدی قرار می‌گیرد.

    تعریف و فواید کدگذاری:

    به ایجاد رویه و سیستمی که هب وسیله آن اطلاعات و نشانه‌های مورد نیاز از شخصی به شخص دیگر یا از نقطه‌ای به نقطه دیگر به صورت خلاصه منتقل گردد کدگذاری گویند. که به معنی رمز یا نشان خاص است و جهت سهولت در کار و تقلیل حجم گفته‌ها و نوشته‌ها بکار می‌رود در کدگذاری ممکن است از عوامل متعددی چون رنگ‌ها، نورها، اشکال، اعداد، الفبا و … یا ترکیبی از آنها بهره گرفت اما مهمترین فواید سیستم کدگذاری عبارتند از:

    (1) جلوگیری از نوشتن جملات طویل و توصیفی و شناسایی کردن ساده و دقیق‌تر کالاها.

    (2)استاندارد کردن کالاها و کمک به جمع‌آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری و محاسباتی.

    (3)ثبت عملیات واردات و صادرات کالاها و نگهداری حساب دقیق موجودی انبار توسط ماشین‌های الکترونیکی پیشرفته.

    (4)صدور سفارش خرید بطور ساده و مطمئن و دقیق و پیگیری ساده‌تر امور و سهولت برنامه‌ریزی و کنترل.

    انواع روش‌های کدگذاری:

    • روش ساده با روش اعداد ترتیبی.
    • روش اعداد گروهی.
    • روش اعشاری یا روش دیوئی.
    • روش حروفی یا الفبایی.
    • روش نیمونیک یا روش استفاده اول نام کالاها.
    • روش مخفی.
    • روش کدینگ ویژه.
    • روش کدینگ استاندارد.

    در روش ساده کالاها به ترتیب ورود سریال می‌خورند مثل 1 و 2 و 3 … و برای انبارهایی تعداد اقلامشان محدود بود در قدیم استفاده می‌ِشد عیب این روش عدم توانایی در کنار هم‌گذاری کدهای دو کالای مشابه در صورت جدید‌الورود بودن یکی از آنها بود که با فاصله باز این مشکل رفع شد مثل 1 ـ 5 ـ 10 ـ 15 ـ … یعنی اعداد بین آنها که کد کالای مشابه با شماره‌های قبل و بعد از آن را نشان می‌دهد. در روش اعداد گروهی کلیه کالاها را به چند گروه کلی متناسب تقسم می‌نماییم. مثلاً‌350 قلم کالای مؤسسه را در 5 گروه تقسیم‌بندی می‌کنند لذا تعداد کالاها در هر گروه عبارتست از  70= 5 ÷ 350.

    یعنی 70 قلم در یک رده قرار می‌گیرد با 30% شماره اضافی هر رده شامل 100 قلم کالا می‌گردد که از شماره 70 تا 100 جهت کالاهای جدید‌الورود می‌باشد به همین ترتیب در هر رده 30% شماره اضافی از کل تعداد موجودی در هر رده در نظر گرفته می‌شود و رده دوم از 101 شمارش می‌شود و رده سوم از 201 و رده چهارم از 301 و رده پنجم از 401 این روش نقص روش ساده را ندارد در هر گروه کدهای اضافی تعبیه شده است حسن دیگر آن این است که عدد اول از سمت چپ نشانگر گروه خاص آن موجودی است. در مثال بالا 500 کد خواهیم داشت (برای 5 گروه اصلی ئ 350 موجودی واقعی و هر 70 قلم در یک گروه قرار می‌گیرد). در روش اعشاری دیوئی از عدد و اعشار استفاده می‌شود و بیشتر در کتابخانه‌ها متداول است مثلاً کد 7/15/24 عدد 24 بیانگر گروه کتاب و دو رقم دوم یعنی 15 نمایانگر نام مؤلف و عدد 7 نشانگر نام کتاب است.

    در روش حروف الفبایی از حروف و یا اعداد و حروف مرکب استفاده می‌شود که گروه اصلی با یک حرف و گروه فرعی و اصل کالا از حروف دیگر یا اعداد مشخص می‌شود. در روش نیمونیک یا حروف اول نام کالاها که برای انبارها با موجودی کم بکار می‌رود نام کالا یا مشخصات چیزی را به اختصار بیاد ما می‌آورد مثل نزاجا = نیروی زمینی ارتش جهموری اسلامی ایران یا ا.س.م = اسید سولفوریک مرگ و … . این روش محتاج به حضور ذهن خوب کارکنان انبارداری است. در روش مخفی ارقام علامات و یا حروفی که برای کدگذاری بکار می‌رود اول دارای معنی و مفهوم خاص بوده و درک آنها مستلزم شناخت قبلی یا مراجعه به راهنما یا کلی رمز خواهد بود مثل شماره خودورهای ارتش یا علاماتی که در مخابرات تلگرافی از آنها استفاده می‌شود.

    روش کدینگ ویژه جهت طراحی و کدگذاری اقلام انبا بنا به نیاز مؤسسه است. بعد از کدگذاری همه اقلام مؤسسه فهرست کاملی با ذکر مشخصات دقیق و واحد مصرف جنس تهیه می‌شود و جای خالی یا اعداد رزرو نیز در نظر گرفته می‌شود. پس از طی مراحل فوق دفتر راهنمای انبارها تهیه می‌شود که مورد استفاده مصرف کنندگان، انبار، مأمورین خرید و حسابداری قرار گرفته و به منزله زبان یکنواخت قسمت‌های مختلف عمل می‌نماید.

    در این دفتر مواردی چون نام و مشخصات کالا، واحد مصرفی جنس، شماره یا کد کالا و محل در انبار به چشم می‌خورد.

    برای دستیابی به شماره جنس در دفترچه راهنمای اقلام باید اقدامات زیر را به عمل آورد:

    • تعیین گروه اصلی مربوط به آن جنس.
    • تعیین گروه فرعی آن جنس که در داخل گروه اصلی قرار دارد.
    • تعیین شماره کالاهای مربوطه از داخل گروه‌های فرعی.

     

    سیستم Mesc:

    در سیستم Mesc که روش کدگذاری جدیدی به شمار می‌آید، هر قلم کالا توسط یک عدد ده رقمی نشان داده می‌شود. برای کلیه اقلام مصرفی و مورد مصرف آینده صنعت یکصد (99 تا 00) گروه پیش‌بینی شده است. هر گروه مشتمل بر یکصد گروه فرعی (99 تا 00) و هر گروه فرعی نیز شامل یکصد گروه فرعی دیگر می‌باشد. علاوه بر آن می‌توان به هر یک از ترکیبات این شش رقم، اعداد (999 ـ 000) یک عدد سه رقمی را اضافه نمود. اجزاء تشکیل دهنده نه (9) رقم اول Mesc به ترتیب زیر نشان دهنده موارد زیر می‌باشند:

    نمودار مشخصات کالا              فرعی   فرعی   اصلی

    ** ـ *** ـ    ـ      ** ـ   ** ـ   **

    به این ترتیب هر قلم کالا با 9 رقم اول شماره طبقه‌بندی (Mesc) مشخص شده و رقم آخر که نمودار نامیده می‌شود، اطلاعات خاص را درباره کالای مورد بحث به شرح زیر در اختیار می‌گذارد:

    نمودار 0: هنوز این کالا بکار گرفته نشده است.

    نمودار 1: نشان دهنده کالاها و لوازم وارداتی (غیر از قطعات یدکی وارداتی) است که به عنوان کالاهای استاندارد صنعت برگزیده شده‌اند.

    نمودار 2: نشان دهنده کالاها و لوازم و یا قطعاتی است که در ایران ساخته و یا تهیه می‌شوند و به عنوان کالاهای استاندارد برگزیه شده‌اند.

    نمودار 3: نشان دهنده قطعات یدکی وارداتی است که به عنوان قطعات یدکی استاندارد صنعت انتخاب شده‌اند.

    نمودار 4: نمایشگر شماره موقت کالا بوده و فقط بای استفاده دایره طبقه‌بند کالا می‌باشد.

    نمودار 5: نمایشگر لزوم مراجعه به یک شماره طبقه (Mesc) دیگر برای کسب مشخصات اصلی است.

    نمودار 6: نشانگر کالاهای غیراستاندارد اعم از لوازم عمومی و قطعات یدکی است که مجدداً نباید سفارش شوند. اقام دارای نمودار 6 به سرعت باید مورد بررسی قرار گیرند و طبق ضوابط مربوطه ترتیب حذف آنها از موجودی انبار داده شود.

    نموار 7: نشان دهنده کالایی است که قابل مصرف می‌باشد ولی کالای مشابه دیگری جانشین آن شده و دیگر سفاش داده نخواهد شد  و از مسئولین انبار خواسته می‌شود که قبل از سفارش و توزیع اقلام استاندارد، نسبت به توزیع و مصرف اقلام نمودار 7 نمایند.

    نمودار 8: نشانگر کالای مستعملی است که تعمیر شده و قابل استفاده می‌باشد و در انبار نگهداری می‌شود.

    نموار 9: نشانگر کالایی است که هنوز مشخصات آن با هیچیک از نمودارهای فوق قابل تطبیق نباشد و مادامی که تصمیم نهایی درباره آن گرفته نشده سفارشی نخواهد شد. پس از اتمام مطالعات درباره آن کالا مصرف کننده می‌بایستی فرم پشنهادی برای تغییر و اصلاح1 نمودار 9 به یک نمودار استاندارد یا غیر استاندارد با در نظر گرفتن ضرورت انبار نمودن آن قلم به منظور عملیات آتی به اداره طبقه‌بندی کالا ارسال نماید.

    اقلام نمودار 6 و 7 و 9 به علت استاندارد نبودن در کتاب طبقه‌بندی و کدگذاری آورده نمی‌شوند و در اسرع وقت می‌بایست بررسی و تعیین تکلیف گردند. جهت نیل به این هدف این گونه اقلام در فهرست موجودی انبار و همچنین در فهرست جداگانه‌ایکه در اختیار ادارات انبارها و تدارکات قرار خواهد گرفت و جهت هر گونه مراجعه بعدی موجود می‌باشد. فهرست کامل کدینگ آن به شر زیر است لازم به ذکر است که این سیستم در صنعت نفت کشور ما در حال حاضر به اجرا در آمده است و قابل پیاده کردن در نقاط و صنایع دیگر نیز می‌باشند فهرست طبقه‌بندی و کدگذاری کامل به شرح زیر است

    فهرست گروه‌های طبقه‌بندی و کدگذاری کالاها

    الف ـ حفاری و تولید:

    گروه 1. ماشین‌آلات حفاری و دکل حفاری

    گروه 2. ماشین‌آلات تولید و سیمان

    گروه 3. ابزارآلات حفاری و تولید

    گروه 4. ابزارآلات سیمان‌کاری دکل حفاری

    گروه 5. ابزارآلات تعمیرات

    گروه 6. ابزار دقیق حفاری

    گروه7. ابزار دقیق کنترل دکل حفاری و تولید

    گروه8. کالاهای حفاری دکل حفاری و سیمانکاری

    گروه9. کالاهای مورد استفاده در استخراج و تولید

    گروه10.دکل حفاری و متعلقات

    گروه11. دستگاه‌های عملیاتی و زمین‌شناسی و لرزه‌نگاری.

    ب ـ حمل و نقل (‍Transportation):

    گروه13. اتومبیل‌های اروپایی

    گروه 14. اتومبیل‌های غیراروپایی

    گروه 15. کامیون‌ها و اتوبوس‌ها (اروپایی)

    گروه 16. کامیون‌ها و اتوبوس‌ها (غیراروپایی)

    گروه 17. تراکتورها و تریلرها

    گروه 18. تراکتورها و تریلرها (کاتر پیلار)

    گروه 19. لوکوموتیوها، واگن‌ها و دستگاه‌های راه‌آهن

    گروه 20. وسایط نقلیه دریایی کوچک

    گروه 21. وسایط نقلیه دریایی نفتکش

    گروه 22.

    گروه 23. وسایط متفرقه نقلیه، متعلقات وسایط نقلیه

    گروه 24. دستگا‌ه‌های مربوط به تعمیرگاه و ابزارآلات مربوط به اتومبیل

    گروه 25. هواپیمایی.

    ج ـ متعلقات ماشین‌آلات و ابزار دقیق:

    گروه 26. متعلقات ماشین‌آلات، آلات متحرکه، تسمه‌ها

    گروه 27. قطعات یدکی ابزار دقیق و وسایل اندازه‌گیری

    گروه 28. ابزار دقیق، وسایل اندازه‌گیری و درجه‌ها.

    تعریف سیستم اطلاعاتی انبار و نتایج اجرای آن: منظور از سیستم اطلاعاتی ایجاد روشی سیستماتیک و منطقی است برای اجرای عملیات مربوط به کالای موجود در انبار و همچنین اعمال کنترل‌های لازم روی مراحل مختلف این عملیات، یا می‌توان گفت که ایجاد روشی است، سیستماتیک و منطقی که امکان انجام عملیات تهیه و نگهداری جنس را از مرحله درخواست اجناس تا مرحله تهیه کامل و تحویل به مصرف کننده میسر می‌سازد. جزئیات عملیات در واحدهای مختلف تولیدی یا خدماتی، بسته به نوع فعالیت و سازمان داخلی، ممکن است با هم تفاوت داشته باشند ولی نتایج زیر از اجرای هر طرح سیستم اطلاعاتی انبار عاید مؤسسه می‌شود:

    1. ایجاد رابطه‌های بهتر و منطقی‌تر در داخل کارخانه برای تبادل اطلاعات.
    2. تسریع در عملکرد قسمت‌های مختلف به کمک طرح فرم‌های مناسب.
    3. ایجاد کنترل‌های بهتر در مؤسسه (کارخانه).
    4. کمک به شناسایی بهتر کالاهای موجود در انبار با توجه به تنواع آنها.
    5. طرح‌های فرم‌های مناسب‌تر برای نگهداری حساب موجودی‌های انبار (مثل کارت انبار و …).
    6. طرح فرم‌های بهتر برای نقل و انتقالات کالاهای موجود انبار (مثل برگ درخواست ازانبار .

     

    متداول‌ترین فرم‌های مورد استفاده در سیستم اطلاعاتی انبار به شرح زیر می‌باشند:

    (1) کارت انبار: ‌این فرم جهت ثبت کلیه نقل و انتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار می‌گیرد و توسط انباردار تهیه می‌شود و برای موارد زیر بکار می‌رود:

    الف) ثبت مقادیر ورودی و خروجی هر یک از اقلام موجودی.

    ب) مبنای کنترل گردش اقلام موجودی.

    ج) مبنای مقایسه با کارت حسابداری انبار و اصلاح مغایرات.

    د) تشخیص اقلام کم گردش و راکد.

    ه) ضبط سوابق سفارش موجودی. 

    (2) برگ درخواست جنس از انبار: این فرم جهت دریافت کالا از انبار مورد استفاده قرار می‌گیرد و توسط مصرف کننده پر می‌شود و دارای کاربردهایی به شرح زیر می‌باشد:

    الف) ذکر مشخصات و مقادیر اقلام درخواستی از انبار.

    ب) مجوز تحویل جنس به درخواست کننده.

    ج) مبنای صدور درخواست خرید.

    د) مبنای صدور حواله انبار.

     

    (3) حواله انبار (برگ مصرف کالا): این فرم هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم می‌شود و توسط انبار پر می‌شود و دارای کاربردهای زیر است:

    الف) اعلام نوع و مقدار اقلام صادره از انبار جهت هر یک از واحدهای درخواست کننده.

    ب) مبنای ثبت کارت موجودی و حسابداری انبار.

    ج) مبنای تهیه صورت خلاصه گردش اقلام انبار.

    د) مبنای قیمت‌گذاری اقلام صادره.

     

    (4) برگ درخواست خرید: این فرم توسط انبار تکمیل می‌گردد و به منظور خرید اقلام برنامه‌ای یا براساس مصوبات شرکت مورد استفاده واقع می‌گردد و دارای کاربردهایی به شرح موارد زیر است:

     

    (5) برگ سفارش خرید: این فرم برای عقد قرارداد با فروشنده کالای مورد نظر استفاده می‌شود و توسط اداره خرید تهیه و برای خریدهای خارجی بر مبنای فرم درخواست خرید تنظیم می‌شود و دارای کاربردهای زیر است:

    الف) به عنوان درخواست خرید رسمی و قطعی از فروشنده است.

    ب) اعلام مشخصات دقیق و شرایط مورد قبول به فروشنده.

    ج) تأیید صسفارش توسط فروشنده از طریق امضاء و عودت یک نسخه از فرم.

    د) پیگیری اقلام سفارش شده توسط سرپرستی انبار یا انباردار.

    ه) مبنای کنترل اقلام مورد سفارش به هنگام دریافت آنها.

     

    (6) رسید انبار: هنگام دریافت و رسید کالا به انبار این فرم به منزله تأیید تحویل کالا به انبار بوده و توسط انبار تنظیم می‌شود. و دارای کاربردهای زیر می‌باشد:

    الف) اعلام و تأیید رسید اقلام وارده به انبار و ذکر مشخصات اقلام.

    ب) اعلام رسید محموله‌های برگشتی از فروش به انبار محصول.

    ج) اعلام رسید اقلام امانی به انبار (در صورت عدم وجود برگ برگشت کالاهای امانی).

    د) قیمت‌‌گذاری اقلام وارده.

    ه) ثبت کارت‌های موجودی و حسابداری.

     

    (7) برگ رسید و تحویل مستقیم: در شرایطی که اقلام خریداری شده می‌بایستی مستقیماً به درخواست کننده تحویل گردد این فرم توسط او تنظیم می‌ِشود و دارای کاربردهای زیر می‌باشد:

    الف) اعلامیه و تأییدیه رسید اقلام (غیر انبار) خریداری شده و ذکر مشخصات دقیق آنها.

    ب) مبنای رسید جنس به تحویل گیرنده نهایی (متقاضی).

    ج) مبنای قیمت‌گذاری اقلام خریداری شده.

     

    (8) کارت حساب انبار: این کارت توسط مسئول کاردکس مرکزی عمل می‌شود و تقریباً مثل کارت انبار است با این فرق که ستون مبلغ هم در آن وجود دارد. یک کارت حساب هم مقدار فیزیکی و هم ریالی را کنترل می‌نماید.

     

    (9) صورت‌حساب خرید: برای مشخص کردن کالاهای خریداری شده و توسط اداره خرید صادر می‌شود.

    بخش‌های درگیر در سیستم اطلاعاتی انبارها:

    طراحی سیستم اطلاعاتی انبار در کارخانه مستلزم آگاهی از قوانین، محدودیت‌ها و مسئولیت‌های مختلف نسبت به تهیه و نگهداری جنس و اطلاع از بخش‌هایی چون خرید، نگهداری بازرسی، انبار و حسابداری می‌باشد که در زیر خلاصه ارتباط آنها را با انبار متذکر می‌شود:

    حسابداری: جهت نگهداری حساب‌های مالی شرکت و آمارهای تولیدی دو بخش حسابداری وجود دارد حسابداری مالی و حسابداری صنعتی که حسابداری صنعتی ارتباط بیشتری با انبارها دارد چرا که جهت محاسبه سودآوری محصولات مختلف و متعدد محاسبه بهای تمام شده کالاهای فروش رفته و موجود حائز اهمیت است  و اطلاعات آن جز با سیستم اطلاعاتی صحیح امکان‌پذیر نیست و سایر وظایف بخش حسابداری و صنعتی عبارتست از:

    • اطلاعات مربوط به نقل و انتقال مواد در کارخانه از لحظه ورود تا خروج از طریق کارت حساب انبار و کنترل مقداری و قیمتی موجودی‌ها و انتقال اطلاعات مذکور ه دفاتر حسابداری.
    • قیمت‌گذاری مواد صادره از انبار به روش‌های مختلف بسته به نوع کالا و شرایط موجود و سیاست شرکت مثل روش‌های LIFO-FIFO میانگین وزنی در شیوه قیمت‌گذاری اداری و FIFO-LIFO شناسایی ویژه و میانگین متحرک روش قیمت‌گذاری دائمی یا روش قیمت‌گذاری استاندارد و محاسبه مغایرت‌های مربوط به نرخ مواد، مصرف مواد که خود به انحراف در ترکیب و بازده مواد تقسیم می‌شود که در خصوص روش‌های قیمت‌گذاری در فصلی جداگانه بحث خواهیم نمود.
    • بررسی دوره گردش موجودی و جلوگیری از رکود سرمایه‌ها، بطوریکه 10% کاهش در کالاهای صنعتی انگلیس در سال 1970 می‌توانست 1300 میلیون لیره سرمایه راکد را آزاد نماید (به استناد آمار انگلستان).
    • تعیین حداقل موجودی که تحت هیچ شرایطی موجودی انبار از آن مقدار کمتر نباید بشود. و حداکثر موجودی که بیشتر شدن موجودی از آن حد غیرلازم و غیراقتصادی است و نقطه سفارش یعنی میزانی که وقتی موجودی انبار به آن مقدار برسد انباردار اقدام به صدور درخواست خرید می‌کند این اطلاعات بر روی کارت انبار و کارت حساب انبار درج می‌گردد و کنترل دائمی از اقلام در انبار وجود دارد که از طریق دریافت یک نسخه از فرم‌های سیستم اطلاعاتی این اطلاعات کنترلی به روز درمی‌آید.

     

    خرید: تهیه و تدارک کالاها و خدمات از طریق عاقلانه و رقابتی یعنی با قیمت، کمیت، کیفیت مناسب و از منبع مناسب و در زمان مناسب از وظایف این بخش می‌باشد خریدهای اداره خرید بر سه دسته‌اند:

    • کالاهایی که به صورت برنامه‌ریزی شده و در آغاز هر سال معین شده است به صورت قرار داد خریداری می‌شود.
    • کالاهایی که براساس درخواست خرید از طرف قسمت‌های مختلف کارخانه توسط مأمور خرید تهیه می‌شود.
    • کالاهایی که براساس درخواست خرید از طرف قسمت‌های مختلف کارخانه بدون دخالت مأمور خرید تهیه می‌شود و برای آنها نمی‌توان در آغاز سال برنامه‌ریزی ارائه نمود.

     

    بازرسی: در بسیاری از واحدهای صنعتی برای کنترل کالاهای وارده یا صادره قسمتی به نام بازرسی وجود دارد که کنترل کمیت کالاهای صادره یا وارده را بر عهده دارد و در صورت عدم قبول کمیت لازم، عدم قبول آنرا در دستور جلسه بازرسی ذکر می‌کند تا فوراً به این امر رسیدگی شود. این اداره در مؤسسات بزرگ در محل درب ورودی کارخانه قرار دارد و در مؤسسات کوچک توسط نگهبانان بازرسی به عمل می‌آید در بعضی موسسات هم نگهبانان و هم دفتر یا اداره بازرسی با هم در یکجا قرار دارند. قسمت بازرسی به کالاهایی که جواز خروج به تأیید امضاء مجاز رسیده‌ باشد اجازه خروج (ورود) می‌دهد. و با فرمی به نام رسید کالا به بازرسی که دارای دو صورت وارده و صادره است ورود و خروج کالا در آن ثبت شده و در پایان روز یک نسخه از فرم جهت اطلاع مدیریت به آنجا ارسال می‌شود دستورالعمل‌های اجرایی ورود کالا به شرح زیر می‌باشد:

    • دریافت کالا و کنترل آن با فرم‌های مربوطه (مثل برگ درخواست خرید که در دست مأمور خرید است).
    • در صورت لزوم توزین کالا (وزن کردن) به وسیله باسکول و یا شمارش آن.
    • ثبت اطلاعات مربوطه در فرم رسید کالا به قسمت بازرسی (وارده) و دفتر بازرسی صفحه واردات{ این اطلاعات شامل تاریخ، نام راننده خوردو، شماره خودرو مقدار و نام و مشخصات و واحد کالا و … می‌باشد.
    • ارسال کالا به انبار مربوطه همراه یک نفر مأمور.
    • ثبت شماره مسلسل فرم رسید کالا به قسمت بازرس (وارده) زیر فرم‌های مربوطه و ثبت و شماره‌های بازرسی.
    • ارسال فرم‌های مربوطه به قسمت‌های ذینفع

    اهم مراحل سیستم تدارکات مواد و غیره:

    اول: قسمت مصرف کننده پس از تشخیص لزوم دریافت جنس، فرم درخواست کالا را پر نموده و پس از تأیید آن توسط مسئول مربوطه (امضاء مجاز) آنرا در اختیار انباردار می‌گذارد.

    دوم: انباردار از طریق مراجعه به کارت انبار از میزان موجودی جنس اطلاع حاصل می‌نماید.

    سوم: در صورتی‌که جنس به اندازه کافی موجود باشد طی فرم حواله انبار جنس را تحویل داده و پس از عملکرد در کارت انبار، حسابداری را از جریان مطلع می‌نماید.

    چهارم: در مواردی که جنس موجود نباشد و با در صورت لزوم درخواست خرید صادر نموده و به تدارکات ارسال می‌نماید.

    پنجم: قسمت تدارکات مبلغ لازم برای خرید اجناس را برآورد نموده و برای مشخص نمودن وضع اعتباری آنرا به حسابداری می‌فرستد.

    ششم: حسابداری پس از تشخیص و تثبیت وضعیت اعتباری، فرم مربوطه را به قسمت تدارکات برگشت می‌دهد.

    هفتم: تصمیم‌گیری در مورد خرید با توجه به آئین‌نامه و شرایط خرید از طرف مدیریت دستگاه و یا قسمت تدارکات.

    هشتم: در صورتی‌که با خرید جنس موافقت نشود و نتیجه طی برگشت فرم درخواست خرید به انبار و از طریق انبار به اطلاع درخواست کننده می‌رسد.

    نهم: عملیات مقدماتی سفارش جنس براساس قوانین مربوطه در قسمت تدارکات انجام و فرم سفارش خرید صادر می‌گردد.

    دهم: در مورد خرید اجناس داخلی و یا خارجی با توجه به مقررات مربوطه به خرید از جنبه نوع آن (کوچک، متوسط و بزرگ) تصمیم‌گیری لازم به عمل می‌آید.

    یازدهم: قسمت تدارکات ضمن انجام عملیات خرید از طریق ارسال یک نسخه از سفارش خرید انبار را در جریان عملیات سفارش قرار می‌دهد.

    دوازدهم: سفارش خرید کالای خریداری شده از طرف فروشنده و یا مأمور خرید به انبار وارد می‌شود.

    سیزدهم: انبار پس از کنترل کمی و کیفی جنس از طریق فرم رسید انبار وصول جنس را اعلام می‌نماید (قبض انبار).

    چهاردهم: در صورتی‌که جنس با مشخصات لازم مطابقت ننماید انباردار طی فرم گزارش کالای غیرقابل قبول نتیجه را هب اطلاع تدارکات می رساند تا اقدامات لازم به منظور تعویض جنس به عمل آید.

    پانزدهم: تدارکات پس از دریافت رسید انبار، مدارک لازم را تکمیل و جهت انجام امور مالی مربوطه به حسابداری ارسال می‌دارد.

    شانزدهم: انباردار پس از عملکرد در کارت انبار درخواست کننده را از جریان رسد جنس مطلع می‌نماید.

     (1)انباردار برگ درخواست خرید را در 4 نسخه تنظیم و آنرا به تأیید رئیس انبارها و در صورت لزوم سرپرست قسمت درخواست کننده، مدیر امور مالی و مدیرعامل می‌رساند.

    (2) انباردار دو نسخه فرم را به اداره خرید و نسخه سوم را به کاردکس مرکزی می‌فرستد و نسخه دیگر را پس از ثبت اطلاعات در کارت انبار تا زمان دریافت کالا موقتاً نزد خود بایگانی می‌نماید.

    (3) مسئول کاردکس مرکزی پس از ثبت اطلاعات مندرج در فرم روی کارت حساب انبار، آنرا بایگانی می‌نماید.

    (4): اداره خرید پس از انجام عملیات خرید نسخه دوم را بایگانی و نسخه دیگر را تا رسیدن کالا در بایگانی موقت نگه می‌دارد.

    (5): اداره خرید پس از رسیدن کالا به کارخانه نسخه اول فرم را به بازرسی می‌فرستد.

    (6) بازرسی پس از مقایسه نسخه اول برگ درخواست خرید با کالای رسیده آنرا تأیید کرده و پس از انجام تشریفات ورود کالا فرم را به اداره خرید و جنس را به انبار می‌فرستد.

    (7) انباردار بعد از دریافت کالا و مقایسه آن با نسخه برگ درخواست که بایگانی کرده بود، رسید انبار را براساس کالای دریافتی تنظیم می‌نماید و یک نسخه موجود در نزد خود را بایگانی دائم می‌نماید.

    (8) اداره خرید براساس فاکتورهای خرید صورتحسابی تهیه می‌نماید و آنرا به همراه یک نسخه برگ درخواست خرید و فاکتورها و اسناد ضمیمه دیگر به حسابداری ارسال می‌دارد و حسابداری فرم‌های دریافتی را با هم و با رسید انبار مقایسه کرده و پس از انجام عملیات مالی، نسخه برگ درخواست را همراه با سایر مدارک بایگانی می‌نماید.

    عملیات مربوط به کنترل و ورود جنس به انبار با توجه اسناد فرم رسید انبار، فرم سفارش خرید و فرم گزارش کالای غیر قابل قبول به عمل می‌آید. عملیات ورود جنس به انبار و دریافت آن باید در قالب آئین‌نامه معاملات سازمان یا شرکت انجام گیرد. انباردار در زمان ورود جنس به انبار موظف است اجناس وارده را با نسخه سفارش خرید که پس از عمل خرید به انبار رسیده است مطابقت نموده و از نظر کیفی و کمی اجناس را کنترل نماید. برای امر کنترل و در صورت احتیاج، انباردار می‌تواند از مصرف کننده تقاضای همکاری نماید و در صورت قابل قبول بودن اجناس اقدام به صدور فرم رسید انبار می‌نماید. در این زمان انباردار با مراجعه به برگ درخواست خرید بایگانی شده در انبار قسمت یا قسمت‌های مصرف کننده را از رسیدن جنس مطلع می‌نماید. انباردار دو نسخه از رسید کالا را به همراه سفارش خرید به تدارکات می‌فرستد که یک نسخه آن در آنجا بایگانی می‌شود و نسخه دیگر آن جهت انجام عملیات مالی به حسابداری ارسال می‌شود‌ (به همراه سایر اسناد و مدارک) یک نسخه را به تحویل دهنده و یک نسخه را به سرپرستی انبار و کاردکس مرکزی و نسخه‌ای دیگر را به حسابداری صنعتی ارسال می‌دارد در صورتی‌که اجناس وارده غیرقابل قبول باشند انباردار جنس را به همراه یک نسخه از دو نسخه فرم گزارش کالای غیرقابل قبول به تدارکات می‌فرستد و نسخه دیگر را بایگانی می‌کند. پس از تعمیر و یا تعویض و برگشت کالا توسط قسمت تدارکات، انباردار کالای برگشتی را کنترل نموده و نسخه اول گزارش کالای غیرقابل قبول را امضاء و از طریق قسمت تدارکات به قسمت حسابداری عودت داده می‌شود.

    شماره: …….                                               کارخانه α                            واحد برگشت دهنده: …….

    تاریخ: ……                                                  انبار …….                             شماره ترتیب انبار: ……

                                                               برگ مرجوعی کالا به انبار

    علت برگشت

     

     

     

     

     

     

     

     

    تحویل گیرنده: ……                                 تأیید کننده: ……                    تکمیل کننده: …….

                                                 در  کارت موجودی ثبت شد                 در کارت حسابداری ثبت شد

    توزیع نسخ      1. سفید و آبی حسابداری   2. سبز برگشت دهنده    3. زرد سرپرستی انبارها

    مبلغ ـ ریال

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    نرخ

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    مقدار برگشتی

     

     

     

     

     

     

     

     

    واحد

     

     

     

     

     

     

     

     

    وضعیت

    سالم

     

     

     

     

     

     

     

     

    اصلاحی

     

     

     

     

     

     

     

     

    اسقاطی

     

     

     

     

     

     

     

     

    نام جنس

     

     

     

     

     

     

     

     

    شماره جنس

     

     

     

     

     

     

     

     

    ردیف

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    شماره: ……..                                                کارخانه α                               شماره سفارش اعتبار: ……..

    تاریخ: …….                                                                                             شماره   سفارش خرید: ……..

                                                            رسید اقلام غیرانبار                            خرید داخلی            خارجی

    تحویل گیرنده نهایی:

    نام واحد: ………………….

    امضاء

     

     

     

     

     

     

     

    تحویل گیرنده: ……..            تکمیل کننده       تأیید سرپرستی انبارها              در کارت سفارش ثبت شد

    نام: ………..                         نام: ……..            نام: ………….                           در کارت معین هزینه ثبت شد

    امضاء ……….                      امضاء ……..           امضاء ……….                         در کارت دارایی ثبت شد

     

    توزیع نسخ    1. سبز سرپرستی انبارها    2. سفید حسابداری       3. آبی درخواست کننده      4. نارنجی تدارکات

    نام

     

     

     

     

     

     

     

    توسط حسابداری پر شود

    هزینه

     

     

     

     

     

     

     

    مبلغ

     

     

     

     

     

     

     

    نرخ

     

     

     

     

     

     

     

    توسط انبار تکمیل شود

    شماره جنس

     

     

     

     

     

     

     

    مقدار

     

     

     

     

     

     

     

    واحد

     

     

     

     

     

     

     

    شرح جنس

     

     

     

     

     

     

     

    شماره

     

     

     

     

     

     

     

    ردیف

     

     

     

     

     

     

     

                               

     

    برگ رسید انبار مستقیم در مواردی قابل استفاده است که جنس به عللی قابل تحویل به انبار نبوده و مستقیماً به محل کار و یا محل استفاده تحویل شود. دلایل آن را می‌توان به شرح زیر متذکر شد:

    1. 1. چون جنس مورد بحث از نظر مصرف کننده و مصرف ارتباطی با انبار ندارد و بلافاصله از تحویل مورد مصرف کامل فرد یا واحد مصرف کننده قرار می‌گیرد و دلیلی برای انبار کردن آن در انبار مرکزی وجود ندارد نقش رسید و حواله انبار را با هم بازی می‌کند.
    2. 2. برگ رسید انبار مستقیم از نظر زمانی کلیه عملیات تحویل و تحول، امار و حسابداری را ساده کرد، و به حداقل می‌رساند. موارد مصرف عمده آن عبارتند از تحویل مصالح ساختمانی که برای طرح یا پروژه بخصوصی درخواست و فقط توسط آن طرح صرف می‌شود. یا ارسال اقلامی که توسط انباردار به مصرف کننده عیناً تحویل می‌شود. برگ رسید انبار را نمی‌توان در مورد اجناس اموالی مورد استفاده قرار داد حتی اگر مربوط به قسمت خاصی باشد چرا که در این حالت از رسید و حواله استفاده می‌شود لذا در مورد استفاده از برگ رسید انبار مستقیم، قسمت مصرف کننده نقش انباردار مرکزی را پیدا می‌کند و مسئولیت تحویل و مصرف اقلام را تقبل می‌نماید و انباردار با تأیید و امضاء آن (رسید) حق نظارت در عملیات را ایفا می‌نماید. در موقع ورود جنس با توجه به آئین‌نامه معاملات واحد تولیدی یا خدماتی، انباردار مرکزی با نماینده قسمت مصرف کننده که حکم نمایندگی انبار مرکزی را دارد باید کالاها را با نسخه دوم سفارش خرید ارسالی از تدارکات و بارنامه آوردنده مطابقت نماید و در صورت مطابقت رسید اقلام غیر انبار یا مستقیم صادر می‌شود و با امضای تحویل دهنده و فرد مجاز مصرف کننده تکمیل می‌شود پس کلیه رسیدها و نسخه دوم سفارش خرید به انبار مرکزی ارسال می‌شود و بعد از تأیید انباردار نسخه چهارم آن توسط مصرف کننده بایگانی می‌شود. در صورتی که اجناس قابل قبول نباشد عملیات تحویل متوقف و اجناس برگشت داده می‌شود (به فروشنده). اگر اجناس توسط مأمور خرید سازمان به عمل آمده باشد و به محل حمل شده باشد در موقع تحویل و ناقص بودن کمی یا کیفی از برگ کالای غیر قابل قبول استفاده می‌شود. اگر رسید مستقیم صادر و به انبار تحویل داده شد انباردار امضاء مجاز و سفارش خرید را با رسید مستقیم تطبیق می‌نماید و سپس شماره‌ای به رسید می‌دهد که به ترتیب ورود می‌باشد بعد توزیع نسخ به عمل می‌آید یعنی یک نسخه در انبار بایگانی می‌شود و یک نسخه به مصرف کننده عودت داده می‌شود و دو نسخه دیگر به همراه فرم سفارش خرید به تدارکات ارسال می‌شود که بعد از بررسی تدارکات یک برگ آن به مالی می‌رود.

     

فصل چهار | سیستم اطلاعاتی انبارها و نقش کامپیوتر در آن | روش های مختلف انبار کردن کالا | نکات مهم در چیدن | ...

فصل  :  4 

سیستم اطلاعاتی انبارها و نقش کامپیوتر در آن:

سیستم را می‌توان شبکه‌ای از روش‌های مربوط به هم دانست که به منظور نیل به هدفی معین طرح‌ریزی شده باشد. هر سیستم اعم از سیستم مکانیکی (فیزیکی) و یا سیستم اطلاعاتی دارای پنج قسمت می‌باشد که عبارتند از: هدف ـ ورودی ـ روش‌ها ـ پرونده‌هاـ خروجی. یک سیستم اطلاعاتی هنگامی قابل کنترل است که اطلاعات صحیح را در زمان صحیح و در محل صحیح تهیه نماید. لذا هنگام طرح سیستم کامپیوتری به منظور جایگزین کردن مقداری از فعالیت‌های سیستم اطلاعاتی می‌بایست طوری طرح گردد که اطلاعات صحیح و به موقع و به فرم صحیح را در اختیار استفاده کنندگان قرار دهد و چه بسا کوتاهی در هر یا یک مورد آن باعث تصمیم‌گیری نادرست و ایجاد ضرر جبران‌ناپذیر گردد. سیستم اطلاعاتی انبارداری از جمله سیستم‌های تجاری است مثل سیستم حقوق دستمزد، سیستم حسابداری، سیستم پرسنلی و … به منظور طراحی صحیح سیستم اطلاعاتی فرد آنالیست باید از امور تجاری اطلاعات کافی داشته باشد کامپیوتر از ابزارهای بسیار متداول سیستم‌های جاری سازمان‌ها به شمار می‌رود در ایجاد یک سیستم کامپیوتری عملیات و اقدامات متنوع فوق و نیز تهیه دستورالعمل‌ها و اسناد مورد نیاز به منظور ایجاد یک سیستم در مراحل مختلفی انجام می‌گیرد.

روش‌های مختلف انبار کردن کالاها (موجودی‌ها):

                  (1)انبار کردن به ترتیب شماره یا حروف (با در نظر گرفتن حداکثر موجودی).

                  (2)انبار کردن به ترتیب شماره یا حروف (با در نظر گرفتن حداقل موجودی).

                  (3)انبار کردن به ترتیب ورود موجودی‌ها (کالاها).

                  (4)انبار کردن به ترتیب ورود با در اختیار داشتن سیستم شماره قفسه.

ـ انبار کرده به ترتیب شماره یا حروف با در نظر گرفتن حداکثر موجودی: این روش مستلزم داشتن کاتالوگ یا دفتر راهنمای اقلامی است که از طریق آن اقلام را یا به ترتیب شماره جنس و یا به ترتیب نام جنس (الفبا) در قفسه‌های انبار باید چید. برای استفاده از چنین روشی باید اقلام مورد استفاده استاندارد باشد یعنی اقلامی باشند که بطور مداوم مورد استفاده مؤسسه قرار گیرد و از طرفی حداکثر موجودی مورد نیاز ثابت و معلوم باشد. بدین نحو رجوع انباردار به اقلام مختلف به ترتیب مذکور بسیار ساده بوده و با مراجعه به شماره یا حرف مربوطه می‌تواند به آسانی به جنس مورد نظر دسترسی پیدا کند. از طرفی چنین روشی محتاج فضای زیادی است که بتوان برای هر قلم جنس به مقدار حداکثر موجودی جا در نظر گرفت ولی هیچ وقت از کل محل یا فضای در نظر گرفته شده استفاده نکرد. یکی دیگر از نکات منفی این روش این است که در صورتی که جنس جدیدی وارد انبار شود نمی‌توان به آسانی آن را در بین اجناس دیگر قرار داد چون یا از نظر فضای موجود در مضیقه خواهد بود یا اینکه اگر جنس جدید در محلی خارج از ترتیب شماره‌ای یا الفبا قرار گیرد آنگاه مزیت دسترسی ساده منتفی می‌شود.

ـ انبار کردن به تریب شماره یا حروف (با در نظر گرفتن حداقل موجودی): تفاوت این روش با روش قبلی در جلوگیری کردن از اتلاف فضای انبار است که محل اجناس را با در نظر گرفتن حداقل موجودی تعیین می‌کنند به این نحو که برای هر قلم جنس به مقدار حداقل مصرف و به ترتیب شماره جنس و یا حروف الفبا در قفسه چیده می‌شود مثال خوب این روش در سوپرمارکت‌ها مشاهده می‌شود که هر روز به میزان مصرف یک روز در قفسه‌ها جنس‌ها را چیده ولی در انبار اصلی به مقدار مصرف چند هفته یا چند ماه جنس وجود داشته و چیده خواهد شد. اما اشکال عمده این روش در این است که در صورت مفقود یا پنهان شدن اقلام از دید انباردار، انباردار دیر پی به این امر می‌برد ضمن اینکه در این روش نیز اقلام جدید در موقع ورود به انبار باعث جابه‌جا شدن اجناس قبلی و به طور کلی تغییر نظام موجود در انبار می‌گردد یا حداقل جابه‌جایی زاید و ضایعاتی را موجب می‌شود.

ـ انبار کردن به ترتیب ورود کالا: به منظور استفاده کامل از فضای انبار و همچنین آزاد بودن در مقابل تغییرات بازار یعنی آمادگی دریافت اجناس جدید یا بطور کلی اجناس جانشین، روشی که بیشتر به کار می‌رود، روش انبار کردن به ترتیب ورود است که برای هر گروه از اجناس یک فضای معینی در نظر گرفته می‌شود (مثلاً اجناس الکتریکی، مکانیکی یا یدکی خودروی خاص) و بعد از تعیین این گروه‌ها، اجناس به ترتیبی که وارد انبار می‌شود در این محل‌ها چیده می‌شوند. عیب این روش دسترسی مشکل به این اقلام است که به حافظه انباردار بستگی پیدا می‌کند و در موقع تحویل و تحول امکان‌ صرف وقت زیادی را ایجاد می‌کند.

ـ انبار کردن به ترتیب ورود با در اختیار داشتن سیستم شماره قفسه: با اعمال این روش نسبت به روش‌های قبلی می‌توان بهرین روش انبار کردن را به وجود آورد. ابتدا باید انبار را به قسمت‌های مختلف تقسیم نمود و به هر قسمت و یا هر قفسه شماره‌ای داد سپس اجناس را به ترتیب ورود در قفسه‌ها چیده و جلوی هر یک از اقلام کارتی نصب گردد که اطلاعات مربوط به آن جنس یعنی شماره جنس، نام و مشخصات جنس واحد مصرف و همچنین شماره قفسه در آن درج می‌شود. به این ترتیب شماره قفسه هر جنس بر روی کارت انبار مربوطه ثبت و در موقع تحویل و تحول می‌توان به فوریت به محل کالا پی برد و با آسانی به آن دسترسی پیدا کرد.

از نکات عمده در چیدن اجناس در قفسه‌ها توجه به وزن و حجم اجناس است به طوری که اجناس کم حجم و سبک در طبقه‌های فوقانی قرار گیرند.

جهت مشخص کردن محل اجناس در انبار، راهروها، قفسه‌ها و طبقات می‌بایست شماره‌گذاری شود. این شماره‌ها که بیان‌گر مکان اجناس است در کارت هر جنس در انبار ثبت می‌شود لذا بازیابی اجناس در مواقع احتیاج با مراجعه به کارت جنس مورد نظر به سادگی امکان‌پذیر است.

 

نکات مهم در چیدن اجناس در انبار:

چیدن صحیح کالا در انبار در بالا بردن راندمان و ایجاد نظم و کاهش هزینه‌ها و به خصوص وقت بسیار مؤثر است به تنظیم و نگاهداری کالا در انبار در یک محل خاص صفافی گفته می‌شود یکی از رایج‌ترین شیوه تنظیم و نگاهداری روش کد بندی کردن محل و قفسه و راهرو و طبقات است که در مؤسسات بزرگ به انبارها نیز کدهایی اختصاص می دهند اما مهم‌ترین عواملی که در چیدن اجناس در انبارها مؤثر است عبارتند از:

           (1) محبوبیت یا میزان تقاضا برای کالا.

           (2) وجه تشابه.

           (3) اندازه و حجم کالا.

           (4) مشخصات کیفی محصول.

محبویت زیاد، تقاضای زیاد برای یک کالا و در نتیجه حمل و نقل بیشتر آن سری از کالاهاست. در اکثر انبارها چون تحویل اجناس بصورت جزئی و به مقادیر کم صورت می‌گیرد لذا این قبیل اجناس و مواد را بایستی در دسترس و نزدیک محل کار قرار داد لذا اجناس را می‌توان در سه گروه قرار داد به ترتیب سریع ـ متوسط و کند به همان ترتیب انبارها را نیز می‌توان به سه دسته تقسیم نمود. مزایای این روش در این است که نیروی انسانی در مهمترین نقطه متمرکز می‌شود و در نتیجه سرپرستی ساده‌تر می‌گردد و اجناس کند دورتر قرار می‌گیرند یا اینکه در قسمت‌هایی که ساختمان آنها کمتر مورد احتیاج است. اصل دیگر تشابه اقلامی از کالاهاست که در کنار هم قرار می‌گیرند مثلاً انبار موتور در یک قسمت و اجزای جعبه دنده در یک قسمت و کلیه اجزاء روشنایی در یک قسمت انبار می‌شوند. نکته دیگر اندازه و حجم فیزیکی اجناس و مواد است از لحاظ کوچکی و بزرگی و تعداد زیاد و کم بودن یک کالا باید توجه خاصی نمود و فضای مناسب جهت اجناس را مهیا نمود. برای اجناس کوچک تکی قفسات کشویی بهترین شیوه انبار کردن است و اجناس کوچک با حجم زیاد را بایستی با پالت و در نزدیکی محل ورود و خروج اجناس انبار نمود. اجناس کوچک و با حجم کم و کوچک را بهتر است در نقاط دورتر انبار کرد. تعیین استانداردهایی برای اجناس بدون توجه به اندازه اجناس و حجم آنها موجبات عدم اکثر بهره بردن از فضا را فراهم آورده است.

نکته بعدی توجه به مشخصات و ویژگی محصولات و کالاهاست. اغلب دیده می‌شود دو ماده شیمیایی مختلف ترکیبشان موجب انفجار شده، چرا که در جوار هم بوده‌اند. اگر جنسی نفیس و گران‌قیمت باشد نباید دور باشد تا محتاج به سرپرستی بیشتر باشد لذا اجناس را از لحاظ خواص شیمیایی و قابل احتراق بودن و قابل اشتعال بودن، محافظت و فاسد شدن باید مورد مطالعه و بررسی قرار داد.

نکات مورد توجه در چیدن و حداکثر بهره‌وری از فضای انبار:

استفاده حداکثر از فضای بالاسری: یعنی حتی‌الامکان اجناس را نباید پخش چید بلکه به وسیله قفسه‌‌بندی یا استفاده از پالت بر روی هم قرار بدهید. از بالکن یا امکانات آویزان کردن بهره گیرید و با رعایت حداقل فاصله 60 سانتی‌متر از سقف بقیه فضا را پر و قفسه‌بندی نمایید تا در مواقع ضروری مثل حریق یا تعمیرات لوله و سیم‌کشی و تعمیر سقف و جای کافی برای جریان هوا، بتوان فضای کافی در اختیار داشت.

(1)   استفاده از فضای خارج ساختمان: بعضی از اقلام مانند آجر و قطعات را می‌توان بدون صدمه دیدن در محیط آزاد انبار کرد. بعضی دیگر از اجناس را نیز می‌توان با نایلون کشیدن یا برزنت یا زدن سقف‌های اران یا سایر وسایل با هزینه کم در فضای باز قرار داد. قطعات فلزی را نیز با بکار بردن موادی مثل ضد زنگ یا روغن خاص می‌توان در محیط یا فضای آزاد نگهداری نمود.

(2)  رعایت اندازه اجناس: در صورتی‌که قفسه‌ها طوری نصب شوند که اندازه ابعاد آن ضریبی از اندازه کالا باشد می‌توان حداکثر استفاده را از فضای داخل قفسه‌ها برد مثلاً اگر اندازه کالا 10 سانتی‌متر است درست کردن قفسه‌هایی به عرض 25 یا 35 یا 45 سانتی‌متری جایز نیست چون 5 سانتی‌متر عرض بلا استفاده می‌شود.

(3)  انبار کردن عمومی: در مواردی‌که جنس باریک ولی بلند باشد آنرا باید بصورت عمودی انبار کرد یعنی قفسه‌ها کم عرض و با ارتفاع بلند، متناسب با کالای خود را در برگیرند (مثل میله‌ها، تیرها و غیره …).

(1)  فاصله قفسه‌ها: فاصله بین قفسه‌های باید طوری در نظر گرفته شود که دو نفر به راحتی از آن عبور نمایند و در صورت استفاده از میزهای چرخ‌دار یا فروک لیفت یا وسایل دیگر به اندازه کافی فضا باید وجود داشته باشد.

الف)   در نظر گرفتن فصل مصرف: در مورد بعضی از اجناس که مصرف فصلی دارند می‌توان با جابه‌جا کردن محل آن استفاده از فضای انبارهای موجود نمود (مثل ضدیخ که بعد از زمستان باید جابه‌جا شوند).

ب)  در نظر گرفتن محل اندازه‌گیری و توزین: در خصوص کالاهایی که باید پیمانه، وزن یا متر شوند باید در نزدیک محل اندازه‌گیری باشند.

 

اهم اطلاعاتی که در خصوص انتخاب وسایل نقلیه ضروری است به شرخ زیر می‌باشد:

1)  عوامل مربوط به مواد و کالاهایی که حمل می‌شوند یا خواهند شد: مثل نوع و وضعیت مواد و قطعات (به صورت گاز، مایع، نیم‌مایع، جامد)، ابعاد و شکل کالاها، وزن کالاها، سخت و جامد و شکستنی بودن کالاها.

2)  عوامل مربوط به ظروفی که کالاها با آنها حمی می‌شوند: بطوری که بین نوع و وضع جنس با ظروف آن بستگی وجود داشته باشد. ظروف مورد احتیاج برای حمل مواد و قطعات جامد، مایع، نیم‌مایع و گازی با یکدیگر متفاوت می‌باشند و همچنین باید بین ابعاد و شکل‌ها و جامد یا شکستنی بودن و وزن جنس با ظروف آنها بستگی و تناسب وجود داشته باشد چرا که بسته‌بندی و ظروف سالم و متناسب موجب حفظ و سالم ماندن کالا می‌گردد.

1)  عوامل مربوط به مسیر و مسافت سرعت و مکانی که کالاها بدانجا حمل خواهد شد:

الف) مسیر حمل کالا می‌تواند عمودی یا افقی باشد.

ب) مسافت حمل در انتخاب وسیله حمل و نقل مؤثر است.

پ) سرعت نقل و انتقال کالا باید از نظر حفاظتی مورد مطالعه قرار گرفته ضمناً نوع سرعت که می‌تواند      یکنواخت یا متغیر باشد باید حداکثر و حداقل آن معین شود.                                                                                

ت) مکانی که کالا به آن منتقل می‌شود باید دقیقاً در نظر گرفته شود تا بتوان از هر گونه امکانات موجود استفاده نمود مکان‌هایی که ممکن است کالا را به آنجا حمل کرد عبارتند از:

انبار: جنس خریداری شده به صورت مواد اولیه نقل و انتقال می‌یابد.

کارگاه: مواد اولیه و قطعات در چه ظرفی (ظروفی) و به چه وسیله‌ای به کارگاه منتقل می‌شود.

انبار موقت: مواد اولیه و قطعات ساخته شده و به چه نحو در انبارهای موقت نگهداری می‌شوند و نقل و انتقال آنها به چه صورتی می‌باشد.

انبار محصول ساخته شده: کالاهای ساخته به چه صورتی به انبار منتقل و به چه نحوی نگهداری می‌شوند.

با توجه به اطلاعات فوق در خصوص انواع مختلف کالاهای واحد تولید یا خدماتی و تجزیه و تحلیل اطلاعات حاصله کالاهای مشمول حمل و نقل مشخص و سپس به گروه‌هایی که از نظر حمل و نقل وسایل مشابهی لازم دارند، تقسیم می‌گردند.

بازده اقتصادی در حمل و نقل انبارها:

حصول به بازده اقتصادی در حمل و نقل تنها از طریق کنترل دقیق حمل و نقل و هماهنگی آن با سایر فعالیت‌ها امکان‌پذیر است لذا تمامی وظایف مدیریت را (برنامه‌ریزی، سازماندهی، هماهنگی، هدایت، رهبری، کنترل) در این خصوص باید به مرحله اجرا درآورد. نکات زیر و توجه به آنها می‌تواند موجبات افزایش بازده اقتصادی حمل و نقل را موجب شود.

(1)  باید برنامه‌ریزی نمود تا کمترین میزان حمل و نقل و انتقال صورت گیرد (حمل را کمینه نمود چه از نظر تعداد مسافت).

(2)  باید تلاش نمود تا با ایجاد هماهنگی مناسب کالاها و مواد را به صورت دسته جمعی حرکت داد.

(3) وسایل و مواد و قطعات سنگین را با وسایل مکانیکی جابه‌جا کنید و کارگران انبار هیچ‌گاه نباید وزن‌های سنگین‌تر از 25 کیلو را از ارتفاع کمر خود بیشتر بلند کنند.

(4) گاهاً حتی حمل کالاهای سبک با وسایل مکانیکی از لحاظ اقتصادی ممکن است مقرون به صرفه‌تر باشند.

(5)  سعی نمایید تا میزان برداشتن و گذاشتن کالا را کمینه نمایید تا هزینه‌های ضایعات کمتر گردد.

(6)  مواد و قطعات را نباید مخلوط کرد تا در مراحل بعد نیاز به جدا کردن نداشته باشند.

(7) راه‌های مختلف حمل و نقل را بررسی نموده و تا حد ممکن آنرا سریع‌تر به انجام رسانید.

(8) وسایل حمل و نقل چند منظوره و همگانی را بکار گیرید نه وسایل حمل اختصاصی برای کالاهای مجزا.

(9) از طرفیت وسیله نقلیه حمل و نقل حداکثر استفاده را به مطلوب‌ترین شیوه ببرید.

(10) زمان بیکاری وسایل نقلیه را به حداقل ممکن تقلیل دهید.

(11) وسایل حمل و نقل را مورد بازرسی ادواری قرار دهید و برای آنها برنامه تعمیر و نگهداری پیشگیرانه تدارک ببینید.

(12) با آموزش افراد حمل و نقل کننده و تعلیم آنها ایمنی را افزایش و خطرات و صدمات مالی و جانی را کاهش دهید.

(13) در حمل و نقل با مشورت مهندسین امور حداکثر استفاده را از قوه نقل بنمایید.

 

انواع عمده وسائل حمل و نقل انبارها:

وسائل حمل و نقل داخلی واحدهای تولیدی متنوع و بسیارند اما به طور کلی می‌توان آن‌ها را به پنج گروه تقسیم کرد.

 

1ـ نقاله‌ها

الف) نقاله کمربندی (تسمه‌ای) متحرک

ب) نقاله تسمه‌ای ثابت

ج) نقاله غلتکی

د) نقاله گارمنی

ه) نقاله آویزی

و) نقاله هوایی نئوماتیک

ز) آسانسورهای سطلی

2ـ جراثقال‌ها

الف) جراثقال‌های دستی پایدار چرخی همه جارو

ب) جراثقال‌های زنجیری

ج) جراثقال‌های ریلی

3ـ ارابه‌های دستی

4ـ   ماشین‌های صنعتی

5ـ پالت (خرک)

الف) پالت چوبی

ب) پالت فلزی

 

کنترل انبار:

 موجودی‌گیری ادواری یا انبار گردانی چه در سازمان‌های دولتی و چه خصوصی به روش‌های مختلف صورت می‌گیرد. کنترل انبارها ممکن است توسط مقامات مجاز و مسئول سازمان به عمل آید که کنترل داخلی نامیده می‌شود یا این‌که توسط مقامات مجاز و با هیئت حسابرسی ویژه‌ای از خارج از سازمان به عمل می‌آید که به آن کنترل خارجی گویند. در طئول سال، ممکن است انبارها در چند نوبت و توسط گروه‌ها و مقامات مختلف آن هم به طور رسمی یا غیر رسمی مورد برریسی و کنترل قرار بگیرند، لذا کنترل دقیق و کامل گردش عملیات و موجودی انبارها در پایان سال از اهمیت خاصی برخوردار خواهد بود. و باید حتماً به مرحله اجرا درآید.

کنترل کمیت: کنترل کمیت جهت حصول اطمینان از گردش عملیات و موجودی‌ کالاهای انبار از نظر وارده صادره و موجودی انبار به عمل می‌آید و هدف از آن تعیین صحت و سقم موجودی کالا و محاسبه کسر یا اضافه موجودی کالا درانبارهاست و برای رسیدن به این هدف پس از ثبت کلیه اسناد صادرت و واردات در کارت‌های مربوطه، موجودی کالا شمارش و با موجودی کارت‌ها مقایسه می‌شود این نوع منترل کمی به طرق مختلفی صورت می‌گیرد که اهم آن‌ها عبارتند از:

الف )  کنترل نمونه‌ای: در این روش چند کارت انبار به طور تصادفی استخراج و شمارش و با موجودی واقعی مقایسه می‌شود

ب)  کنترل چند درصد: در این روش درصد معینی (10% یا 20% یا …) از کالاها با کارت‌هایشان مورد بررسی و مقایسه قرار می‌گیرند.

ج)   کنترل 100% یا کل موجودی: یعنی کلیه موجودی‌ها با مقادیر کارت‌هایشان مورد بررسی و مقایسه قرار می‌گیرند.

د)   کنترل مواد و کالاهای خاص که شمارش و یا توزین و اندازه‌گیری آن‌ها دشوار و پر هزینه است: در موادردی که کالاهایی به مقدار زیاد در انبارها وجود دارد ، یا معمولاً در فضای باز کنترل وتعیین آن‌ها مستلزم دقت و هزینه زیاد می‌باشد یا اینکه اندازه‌گیری دقیق آنها میسر نباشد معمولاً از روش تنظیم و تخمین استفاده می‌شود مثلاً شمارش تعداد زیادی پیچ از طریق وزن چندتا و تناسب‌بندی یا شمارش آجرها از روی تخمین حجم یا وزن کردن شن و ماسه یا ما کدام به شکل هندسی درآوردن آنها و برآورد وزن و حجم آن مقدور می‌باشد.

ه)  انبارگردانی یا کنترل جامع: در پایان هر سال در مواردی که احتمال سوء استفاده و اختلاف حساب مهمی در انبار مشاهده می‌شود، جهت کشف اختلاس و رفع اختلاف و تعیین میزان دقیق موجودی کالا و تنظیم صورت واقعی اقدام به انبارگردانی می‌شود. در این روش ابتدا کلیه موجودی انبارها را بدون توجه به کارت‌ها صورت‌برداری نموده و با اقلام موجود در کارت‌های بروز در آمده مقایسه می‌شوندو مغایرت گیری می‌شود و صورت مغایرات تهیه می‌شود. در صورت مغایرات، اسامی و تعداد و بهای واحد و کل مبلغ کالاهایی که کسر موجودی یا اضافه موجودی دارد در دو ستون جداگانه ثبت و بهای کل کسورات و اضافات نیز اضافه می‌شود درواقع این صورت، وضعیت انبارها را از نظر موجودی کالا نشان می‌دهد. هیئت کنترل انبار یا حساب‌رسان این صورت را ضمیمه گزارش انبارگردانی نموده و جهت اتخاذ تصمیم به مقامات سازمان ارائه می‌دهد.

شمارش موجودی‌ها و مزایای آن: موجودی‌ها یکی از اقلام عمده دارایی‌ها است و ارزش موجودی‌ها در پایان دوره مالی تأثیر بسزایی در سود و زیان شرکت‌ها دارد. لذا در هر دوره مالی ضروری است که حداقل یک‌بار تمام موجودی‌های شرکت مورد شمارش کامل قرار بگیرد تا از عدم مغایرت موجودی‌ها با کارت موجودی انبار و کارت حسابداری انبار اطمینان حاصل نمود. موجودی برداری می‌تواند دائمی و مداوم باشد یا ادواری اما حتی اگر هم سیستم کنترل مؤسسه، سیستم کنترل دائمی یا مداوم است باز هم لازم است تا سالی یک بار انبارگردانی کلی نمود.

 

انبارگردانی و شمارش موجودی‌ها دارای مزایایی به شرح زیر می‌باشد:

  • حصول اطمینان از ارقام و اعداد بکار رفته در صورت‌های مالی، کارت‌ها و دفاتر و اسناد و فرم‌ها.
  • صحت عملکرد حسابداران و انباردارها را افزایش می‌دهد.
  • جدا شدن یا جدا کردن اجناس اسقاط و ضایع شده و ایجاد نظمی مجدد در کالاها و انبارها.

روش‌های شمارش یا موجودی‌برداری بر دو دسته تقسیم می‌شوند اول شمارش موجودی دائمی، دوم شمارش دوره‌ای.

 

الف) شمارش موجودی دائمی: این روش معمولاً در مؤسسات بزرگ اعمال می‌شود و در آن گروهی جهت این کار تربیت می‌شوند تا دائماً و به طور تدریجی از موجودی اجناس مؤسسه شمارش یا توزین به عمل بیاورند و نتیجه آن را با موجودی ثبت شده در کارت موجودی مقایسه و میزان درستی عمل و صحت محاسبات را تشخیص دهند این روش دارای مزایایی به شرخ زیر است:

          1)   جهت موجودی‌برداری دائمی نیازی به تعطیل امور جاری مؤسسه نیست.

          2)   از اشخاص متخصص و وارد در این امر جهت شمارش بهره گرفته می‌ِشود.

           3)  انبارها و متصدیان مربوطه را وادار می‌کند که همه وقت در کار ثبت و نگهداری موجودی‌ها دقت کافی به عمل آورده و عملیات خود را همیشه بروز رسانند تا اگر مسئولین     موجودی‌برداری اقدام به کنترل غیرمنتظره نمایند، نتیجه نامطلوبی گزارش نشود لذا موجب کنترل و هراس از کنترل همیشگی در انبارداران می‌گردد.

ب) شمارش موجودی دوره‌ای: این روش انبارداری بهتر از جهت اقلام عمده بکار گرفته شود. زمان انبارگردانی باید کوتاه باشد تا موجب تعطیل بلند و طولانی مدت تولید نشود یا اینکه انبارگردانی در زمانی صورت گیرد که حجم فعالیت‌های مؤسسه در حداقل یا پایین‌ترین سطح خود قرار دارد.

در ضمن چون همکاری سایر واحدها در امر انبارگردانی یا موجودی‌برداری ضروری است حداقل باید تا یک ماه قبل از انجام عملیات شمارش کمیته‌ای جهت برنامه‌ریزی، هدایت، ایجاد هماهنگی و سازماندهی و کنترل در امر شمارش موجودی‌ها تشکیل گردد و همچنین مدتی قبل از شمارش فرم‌ها و وسایل انجام کار آماده و مهیا شود و به موقع در اختیار افراد زیربط قرار گیرد. اقدامات مسئولین انبارها در این رابطه به شرح زیر می‌باشد:

الف) موجودی‌ها باید مرتب و به شکلی قرار داده شوند که به آسانی قابل رویت و شمارش باشند و حتی‌الامکان اقلام دارای ماهیت مشابه در یک محل نگهداری شود اگر این کار مقدور نیست قبل از شمارش، محل‌های استقرار این‌گونه اقلام را باید مشخص نمود و در اختیار هماهنگ کننده شمارش قرار داد.

ب) برگه‌های شمارش که مشخصات اقلام در آن مندرج گردد را باید قبل از آغاز عملیات شمارش توسط مسئول انبار با نظارت سرپرست شمارش انبار بر روی اقلام مربوطه الصاق شود.

ج) اقلام نایاب، ناباب، ضایعات و اقلام راکد و موجودی‌های امانی دیگر نزد شرکت حتی‌الامکان باید جدا از سایر موجودی‌ها قرار داده شوند و صورت آنها باید به هماهنگ کننده شمارش موجودی تسلیم شود.

د) از کلیه اقلام امانی نزد دیگران بایستی صورتی تهیه نمود و در اختیار هماهنگ کننده قرار دادو

ه) آخرین شماره برگ‌ها و مدارک ثبت گردش موجودی‌ها باید قبل از شروع شمارش به هماهنگ کننده گزارش شود تا مبنای کنترل نقل و انتقالات موجودی‌های مربوط به دوره مالی قرار گیرند.

ز) کلیه کارت‌های موجودی و کارت‌های حسابداری انبار حتی‌الامکان باید قبل از شمارش بروز شوند.

قبل از آغاز شمارش و پس از ثبت نقل و انتقالات مربوط به گردش موجودی‌ها تا تاریخ مشخص، باید کارت موجودی انبار با کارت حسابداری انبار مطابقت داده شود و در صورت وجود اختلاف، پس از بررسی و کنترل مدارک مبنی ثبت کارت‌ها، رفع مغایرت گردد.

پس از آماده سازی فرم‌ها و تهیه مقدمات شمارش و آموزش کارکنان زیربط، عملیات شمارش طبق ضوابطی معین انجام می‌گیرد تا از یک طرف از پراکنده کاری و از طرف دیگر از بروز اشتباهات احتمالی جلوگیری شود. عملیات شمارش می‌تواند در صورت لزوم بیش از یک بار تا سه بار صورت گیرد و آخرین شمارش مبنای تصمیم ماست. پس از اتمام عملیات شمارش کلیه برگ‌های شمارش توسط مسئول تهیه صورت شمارش موجودی‌ها از نظر مسلسل شماری برگ‌ها امضاء‌های مجاز و غیره کنترل نهایی شده و سپس صورت شماره موجودی‌ها براساس اطلاعات برگه‌های شمارش تکمیل می‌شود. هدف اولیه از شماره موجودی‌هاؤ مطابقت مانده موجودی طبق کارت موجودی با موجودی‌های عینی شمارش شده و تعیین مغایرت (کسری یا اضافی) اقلامی است که در تحویل، رسید یا احیاناً سوءاستفاده و یا موارد دیگر ایجاد شده است. در صورت وجود مغایرت فرد هماهنگ کننده مسئول پیگیری علل مغایرت واقعی خواهد بود . و این کار را به کمک مسئولین حسابداری و انبار انجام می‌دهد.

پس از تصویب نتایج عملیات شمارش، تعدیلات لازم باید در کارت موجودی انبار، حساب‌های شرکت و کارت حسابداری انبار انجام شود تا مدارک مزبور نشان دهنده وضعیت واقعی موجودی‌ها جهت انعکاس در صورت‌های مالی باشد.

گردش موجودی‌ها: تعیین بهای اجناس به خصوص در مؤسسات تولیدی و انتفاعی دارای ارزش خاصی است به طور کلی تمام اقلام هزینه‌های مربوط به ورود جنس به انبار تا مرحله صدور آن از انبار در ردیف عوامل متشکله قیمت تمام شده کالا می‌باشد اما قبل از بیان شیوه‌های ارزیابی ادواری یا دائمی موجودی‌ها بهتر است تا ابتدا به گردش فیزیکی و بهای تمام شده که از بخش‌های خاص خود در ارزیابی‌های اقلام انبار و مصرف آنها است اشاره‌ای داشته باشیم.

گردش فیزیکی (Physical Flow): گردش فیزیکی موجودی‌ها می‌تواند به صور مختلفی صورت پذیرد در برخی از واحدهای تجاری تولیدی لازم است که موجودی‌ها به طور منظم گردش داشته و همراه کالاهای جدید و تازه در دسترس باشد مثلاً در یک کارخانه‌ رنگ‌سازی ممکن است ابتدا قوطی‌های رنگ قدیمی به فروش برسد و از ماندن زیاد و فساد آن جلوگیری گردد بدین روش که از اولین موجودی‌ها اول استفاده می‌شود روش اولین صادره از اولین وارده یا FIFO گویند (First In First Out) اما در مورد برخی اقلام دیگر موجودی، روش اولین صادره آن معمولاً از آخرین محموله وارده که در سطح بالا قرار گرفته است صورت می‌گیرد، اما دارو‌ها یا سبزیجات یا کالاهای زود فاسد شدنی باید ابتدا به مصرف برسد یعنی کالاهای اول وارده اول صادر شود. به روش اولین صادره از آخرین وارده LIFO گویند (Last In First Out). یا در صورتی که از لحاظ تاریخ مصرف یا ترکیب شیمیایی کالاها ماندن آنها اشکالی پیش نیاورد می‌توان از روش مصرف انتخابی نیز بهره جست.

 

گردش بهای تمام شده (Cost Flow): گردش بهای تمام شده کالای انتخابی بر روش موجودی پایان دوره و بهای تمام شده کالای فروش رفته اثر می‌گذارد لذا برخی از اقلام مندرج در ترازنامه و صورت‌حساب و سود و زیان مستقیماً تحت تأثیر گردش بهای تمام شده موجودی‌ها قرار می‌گیرند. در مواقعی که بهای تمام شده مواد و کالای ساخته شده نوسان زیادی نداشته باشد نگهداری آن آسان بوده. و فرض انتخابی در مورد گردش بهای تمام شده نیز اثر زیادی ندارد. اما غالباً چنین نوسانات قابل ملاحظه‌ای به وجود می‌آید در این‌گونه موارد، تصمیم‌گیری در مورد این‌که کدام یک از اقلام بهای تمام شده موجودی‌ها باید به موجودی‌های پایان دوره مالی و کدام‌یک به بهای تمام شده کالای فروش رفته تخصیص یابد، از ضروریان است برای اتخاذ این تصمیمات، چند روش پذیرفته وجود دارد. مثلاً ممکن است که جدیدترین اقلام بهای تمام شده به پیروی از روش FIFO به موجودی‌های آخر دوره اختصاص یابد یا به پیروی از روش LIFO کالاهای فروش رفته تخصیص یابد اما لزومی برای انطباق گردش بهای تمام شده بر گردش فیزیکی موجودی‌ها وجود ندارد و می‌تواند به دو نحو مختلف تؤاماً عمل نمود.

سیستم ارزیابی ادواری موجودی‌ها (Periodic Inventory System):

در اغلب واحدهای تجاری و ندرتاً در واحدهای تولیدی سیستم ادواری ارزیابی موجودی‌ها متداول است. در این سیستم هم بهای تمام شده کالای فروش رفته و هم موجودی‌های پایان دوره در پایان دوره مالی به هنگام تهیه صورت‌های مالی محاسبه می‌ِشود. در این روش موجودی‌های آخر دوره شمارش شده و ارزش آن بر مبنای یکی از روش‌های پذیرفته شده گردش بهای گردش تمام شده تعیین می‌شود و حسابدارها با کسر کردن ارزش آن از بهای تمام شده کالای آماده برای فروش (که خود از موجودی‌های اول دوره به علاوه خرید طی دوره به دست می‌آید) بهای تمام شده کالای فروش رفته دوره را محاسبه می‌نمایند:

ارزش کالای آماده برای فروش= ارزش موجودی در ابتدای دوره+ خرید موجودی طی دوره.

بهای تمام شده کالای فروش رفته= ارزش کالای آماده برای فروش ـ ارزش موجودی در پایان دوره.

روش‌های مختلف ارزیابی ادواری موجودی‌ها به سه دسته کلی تقسیم می‌شود که عبارتند از:

1)روش FIFO یا اولین صادره از اولین وارده (First In First Out).

2)روش LIFO یا اولین صادره از آخرین وارده (Last In First Out).

 3)روش میانگین وزنی (Weighted Average).

سیستم ارزیابی موجودی‌ها (Perpetual Inventory):

در این سیستم کلیه مبادلات خرید و فروش در حساب موجودی‌ها ثبت می‌شود. نظر به اینکه این سیستم باعث می‌شود که حساب موجودی‌های کالاها همواره با زمان منطبق باشد (بروز باشد). تحت این عنوان سیستم ارزیابی دائمی موجودی‌ها نامگذاری شده است. هرگونه ورود و خروج از انبار باید به قیمتی ارزیابی گردد اینجاست که انتخاب شیوه قیمت‌گذاری برای اقلام ورودی و خروجی از انبار الزامی شود مهمترین روش‌های نگهداری و ارزشیابی و تقویم دائمی موجودی‌ها عبارتند از:

                             1)  روش شناسایی ویژه Specific Identification

                         2)  روش FIFO (First In First Out)

                          3) روش LIFO (Last In First Out).

                          4)روش میانگین متحرک (Moving Average)

مقایسه سه روش ارزیابی موجودی‌ها:

انتخاب روش ارزیابی موجودی‌ها اثر قابل ملاحظه‌ای بر بهای تمام شده کالای فروش رفته و سود ناخالص دارد لذا برای مدیرانی که روشی را انتخاب می‌کنند، در صورت تمایل می‌توانند آنرا عوض کنند اما یکی از اصول بنیادی مفاهیم حسابداری رعایت یکنواختی یا ثبات رویه است و از وقوع تغییر روش مکرر و بی‌دلیل جهت تغییر در سودآوری جلوگیری به عمل می‌آورد اما نقاط قوت و ضعف هر روش قیمت‌گذاری یا ارزیابی چیست؟

مزیت‌ها و معایب شناسایی ویژه: مزیت ویژه این روش این است که تطابق (مقابله) صحیح اقلام بهای تمام شده با درآمد مربوط را امکان‌پذیر می‌سازد. نقطه ضعف مهم آن نیز فرآهم آوردن امکان اعمال نفوذ بر قم سود ناخالص برای مدیریت است. زیرا هنگام فروش، مدیریت می‌تواند به اقتضاء و بر مبنای سود مورد نظر رقم بهای تمام شده دلخواه را انتخاب کند بعلاوه اجرای این روش در بسیاری از واحدهای تجاری ـ تولیدی با اشکال مواجه شده و از این رو ، موارد استفاده آن تنها به محصولات گرانبها و منحصر به فرد محدود گردیده است.

مزیت‌ها و معایب روش FIFO:

 کاربرد این روش که متداول‌ترین روش ارزیابی موجودی‌هاست بسیار آسان است. گردش اقلام بهای تمام شده در این روش، معمولاً با گردش فیزیکی اقلام موجودی‌ها مطابقت می‌کند و موجب ارزیابی موجودی‌های آخر دوره با قیمت‌های نزدیک به جاری می‌شود. ضمناً اجرای این روش در دوره‌هایی که قیمت‌ها در حال افزایش است موجب ایجاد سود ناخالص بیشتر می‌شود. علیرغم مزایای فوق سود بیشتر موجبات مالیات بر درآمد بیشتر را فراهم می‌آورد و درآمدهای جاری با اقلام بهای تمام شده نسبتاً قدیمی مقایسه می‌ِشود و در نتیجه کارایی و سودآوری بیش از واقع نشان داده می‌شود ضمن اینکه برای جایگزینی اقلام موجودی‌ها بهای بیشتری نیز باید پرداخت گردد. تطابق (مقابله) اقلام بهای تمام شده قدیمی با درآمدهای جاری موجب ایجاد سود ناشی از نگهداری موجودی‌ها (Inventory Profit) می‌‌شود که به نوبه خود باعث نشان دادن قدرت سودآوری بیش از واقع و احتمالاُ گمراهی گروه‌های ذینفع می‌شود.

مزایا و معایب LIFO:

 مزیت عمده این روش این است که در دوره افزایش قیمت‌ها، سود ناخالص به میزانی کمتر محاسبه و مالیات بر درآمد کمتری پرداخت می‌گردد که موجب بهبود وضعیت نقدینگی و گردش وجوه نقد می‌شود ضمناً درآمد جاری با اقلام بهای تمام شده نزدیک به قیمت‌های جاری مقایسه و مقابله و در نتیجه سود ناخالص نیز سودآوری تجاری را بهتر نشان می‌دهد. اما اگر این روش در چند دوره مالی متوالی به کار برده شود اقلام موجودی‌های منعکس در ترازنامه با ارزش به مراتب کمتر از قیمت‌های جاری (در موقع افزایش قیمت‌ها) نشان داده می‌شود زیرا بر مبنای اقلام بهای تمام شده قدیمی و نسبتاً ارزان (که موجب پایین آمدن غیر عادی بهای تمام شده کالای فروش رفته است) محاسبه و ارزیابی شده است و افزایش سود غیر معقولی را موجب خواهد شد. در دوره‌هایی که قیمت‌ها  در حال افزایش باشد اجرای روش LIFO موجب محاسبه سود ناخالص کمتر در مقایسه با روش FIFO می‌شود گرچه سود کمتر موجب پرداخت مالیات کمتری می‌گردد اما سود هر سهم ارائه تصویری نادرست از قدرت سودآوری شرکت یا واحد تجاری را موجب می‌شود لذاست که مسئولین کشورهای صنعتی شرکت‌ها را مقید کرده‌اند تا جهت مقاصد مالیاتی در صورت استفاده از LIFO، آن را در محاسبه سود ناخالص به منظور گزارش‌گری مالی نیز بکار برند.

مزایا و معایب میانگین موزون و متحرک:

 این روش‌ها که به ترتیب در سیستم‌های ارزیابی ادواری و دائمی موجودی‌ها بکار می‌رود در مقایسه با روش LIFO، در برخی از کشورهای صنعتی کمتر متداول است زیرا کلیه نقاط ضعف دو روش LIFO و FIFO را داراست در حالی‌که مزیت عمده‌ای نیز ندارد. در صورت اجرای این روش‌ها، سود ناخالص و موجودی‌های آخر دوره هیچ یک با قیمت‌های جاری با قیمت‌های نزدیک به آن محاسبه نمی‌شود.

حفاظت و ایمنی انبارها:

مقدمه: امروزه حوادث برای صنایع ضایعاتی بس گران از لحاظ مالی و جانی می‌آفریند و کوتاهی و قصور در ایجاد محیط مناسب و بی‌خطر برای پرسنل امری غیرقابل بخشش می‌باشد جنبه‌های عملی و ذهنی جلوگیری از حوادث با هم مرتبط هستند. حوادث می‌تواند موجب صدمات بدنی به نیروی انسانی، منابع تولیدی و همچنین ناراحتی‌های فکری و ذهنی گردد جهت نیل به موفقیت در جهت جلوگیری از حوادث و صدمات و خطرات ناشی از آن باید به نکاتی خاص توجه نمود و چند اصل عمده زیر را در نظر داشت این اصول عبارتند از اینکه:

1)   این حقیقت را باید پذیرفت که هزینه‌ها و صرف وجوه در امور جلوگیری از حوادث گرچه جنبه محسوس دارد اما اگر درست هزینه شوند غیرمحسوس و حتی گاهاً محسوس آنهم بیشتر در بلند مدت عاید سازمان می‌نماید هزینه‌های مصروفه در امر تهیه وسایل حفاظتی مثل تهویه، روشنایی یا حفاظ دستگاه‌ها و تجهیزات کار یا سر صداگیر و … از ضروریات کار بوده و برای کار سودمند می‌باشد.

2)   کلیه اعضاء چه کارمندان چه کارگران و چه مدیریت باید از برنامه‌های ایمنی و حفاظت کار با علاقه واقعی حمایت نمایند.

3)  برنامه‌های ایمنی از برنامه کار و تولید و انبارداری مجزا نیست و جزئی از آن است در نتیجه مثلاً سرپرست انبار، مسئول برنامه ایمنی انبار نیز باید باشد و متخصصین و مجربین امر ایمنی و بهداشت حرفه‌ای مشاورین او نیز به شمار می‌آیند.

بازرسی‌های ایمنی و بهداشت از مسئولیت‌های عمده سرپرستان هر قسمت می‌باشد ایشان موظف به بازرسی‌های ایمنی و بهداشتی از قسمت خود می‌باشند چرا که این امر می‌تواند از بروز حادثه جلوگیری نماید. مهمترین قسمت‌ها یا بخش‌ها و وسایلی که مورد بازرسی قرار می‌گیرند و نکاتی که باید مسئولین امر از آنها آگاه باشند به شرح زیر می‌باشند:

(1) حمل و نقل مواد:

ـ انبار کردن.

ـ بار زدن و یا تخلیه و یا تخلیه بار در انبار.

ـ علائم دستی موجود در انبار.

ـ جراتقال‌ها ـ نقاله‌های متحرک هوایی و زمینی مثل ارابه‌های دستی و … موجود در انبار.

 

(2) محیط کاری:

ـ نظافت انبارها.

ـ استقرار ماشین‌ها و وسایل حمل و نقل و کیفیت استقرار آنها در انبار.

ـ راهروها و تناسب ایمنی کار در انبارها.

ـ پلکان‌ها ـ سطح‌های شیب‌دار و نردبان‌های انبار.

ـ زمین محیط‌های کاری انبار.

(3) آلات و ابزار دستی:

ـ وضعیت ابزارهای دستی انبارها.

ـ روش اشتباه (صحیح) در بکار بردن ابزارهای دستی انبارها.

ـ بازرسی و نگهداری ابزار دستی انبارها.

ـ اشکالات موجود در تهیه ابزار دستی انبارها.

ـ نظافت ابزارهای دستی و آلات موجود در انبارها.

(4) وسایل حفاظت فردی:

ـ عینک‌های حفاظتی و یا سایر وسایل و حفاظت از چشم.

ـ دستگاه‌های تنفسی، لوله‌های هوا، ماسک و غیره جهت مواقع ضروری.

ـ کفش، کلاه، دستکش، پیش‌بند و لباس‌های کاری متناسب با انبارها و کارهای آن.

ـ اشکالات موجود در تهیه وسایل حفاظت انفرادی.

ـ وسایل حفاظت فردی که مهیا شده اما بکار گرفته نمی‌شوند.

 

(5) سایر موارد:

ـ بازرسی الکتریسیته وسایل و برق‌کشی انبارها و ایمنی آنها.

ـ بازرسی محیط شیمیایی کاری و جنبه‌های ایمنی شیمیایی و فیزیکی کار.

ـ بازرسی گرد و غبار، دود، گاز و بخار و … در انبارها.

ـ بازرسی نحوه حمل و نقل مواد و آلات.

ـ بازرسی وسایل اطفاء حریق مثل اسپرینکلرها.

برنامه‌ریزی و کنترل موجودی‌ها

مقدمه:

 اجرای برنامه‌های صنعتی و اداره صحیح کارخانجات و مؤسسات که اینک نتایج و ثمرات آن روز بروز مشهودتر می‌شود فقط با استفاده از اصول مدیریت علمی امکان‌پذیر است و لازمه موفقیت و پیشرفت و توسعه صنایع نیز بکار بردن این اصول می‌باشد در آغاز ایجاد مؤسسات، مشکلات مسائل عملی بیشتر توجه خود را بر جنبه‌های مالی و فنی قرار داده بود و لذا مجال کمتری برای بکار بردن اصول و فنون مدیریت باقی می‌ماند و اینک که این مشکلات اولیه تا حدودی مرتفع شده است فرصت بیشتری برای استفاده از مبانی مدیریت علمی موجود است لذا بر مدیران لازم و ضروری است که به استفاده از اصولی که سبب بالا بردن کارایی می‌گردد توجه هر چه بیشتری بنمایند خوشبختانه اکثر مدیران کارخانجات به مزایای فنون مدیریت اعتقاد پیدا کرده‌اند و امید بر آن است که اعتقاد را جنبه‌ای عینی بخشند. فعالیت‌های مربوط به موجودی را می‌توان در دو بخش بررسی نمود یکی مدیریت موجودی‌ها و دوم کنترل موجودی‌ها. مدیریت موجودی‌ها عبارت است از تدوین سیاست‌ها و روش‌ها و ارائه خط‌مشیء اداره امور موجودی‌های واحدهای صنعتی و کنترل موجودی‌ها نقش اجرا کننده و بکار گیرنده این روش‌ها جهت اعمال سیاست‌های ارائه شده را در بر می‌گیرد. مدیریت موجودی‌ها مدیریت کارخانه دخالت مستقیم داشته و در حقیقت تعیین کننده اصلی سیاست‌ها و خط‌مشی‌ها در این زمینه به شمار می‌رود و امور کنترل موجودی‌ها به طور معمول زیر نظر مدیر تولید و در همکاری نزدیک با حسابداری صنعتی، فروش، خرید و قسمت‌های انبارها اجرا می‌شود.

تعریف موجودی: بطور کلی موجودی عبارتست از کالا یا متاعی که برای مدتی بخواهد نگهداری شود ولی به اختصار می‌توان گفت که عبارت است از اجناس، مصالح، مواد و قطعات که در امر تولید و فروش و اداره صنعت مورد مصرف قرار می‌گیرد موجودی‌ها قسمتی از دارائی‌های مؤسسه به شمار می‌آیند و شامل تمام دارائی‌ها نیست.

اهمیت موجودی‌ها: موجودی‌ها از جمله دارائی‌های است که نیازمند توجه دقیق مدیریت واحدهای تجاری ـ تولیدی می‌باشد. موجودی‌ها دو ویژگی مهم دارند که این دو ویژگی بذل توجه خاص طرح‌ریزی آنرا الزامی می‌نماید.

علت نگهداری موجودی‌ها: چند دلیل عمده از دلایل متفاوت و مختلف نگهداری موجودی‌ها به شرح زیر می‌باشند:

1)  به علت دیر رسیدن احتمالی مواد ا محصولات به کارخانه یا فروشگاه نگهداری موجودی ضروری است.

2) به علت تخفیف خرید مناسب یا تولید بیشتر در آینده موجودی بیشتری خریداری و نگهداری می‌شود.

3) در موارد فصلی یا متغیر بودن نقاضا یا فاسد نشدنی بودن و با دوام بودن موجودی‌ها موجودی بیشتر نگهداری می‌شود.

4) برای به حداقل رساندن احتمال عدم توانایی در پاسخگویی به تقاضاهای مصرف کننده ضررها و هزینه‌های ناشی از کمبود موجودی.

مزایای موجودی: در شرکت‌های تولیدی تهی بودن انبار از یک قلم کالا در پاره‌ای موارد ممکن است عملیات تولید را دچار وقفه و تعطیل سازد. در جهت خلاف اگر یک شرکت بیش از اندازه لازم موجودی را در انبار داشته باشد، هزینه انبارداری اضافی موجب پایین آمدن سود و حتی گاهی موجب زیان می‌گردد از این رو نگاهداری صحیح موجودی انبار عامل تعیین کننده در میزان سود یک شرکت به شمار می‌آید. موجودی کافی در هر سازمان انعطاف‌پذیری عملی زیادی در امر تولید و ساخت فراهم می‌نماید و عدم وجود موجودی کافی در صورت وجود مراکز گوناگون تولید موجب می‌شود تا برای هر قطعه لازم در جریان تولید، ماشینی نصب نماییم و قطعات را از این ماشین‌ها به مراکز مختلف انتقال دهیم علاوه بر نکات فوق موجودی در انبار دارای مزایای زیر است:

                       1)   عامل مهمی در افزایش سود در صورت نگهداری آن در حد مطلوب است.

                       2)  موجب جداسازی عملیات مختلف از هم می‌گردد.

                       3)  دست مدیران را برای برنامه‌ریزی‌های مستقل از هم با می‌گذارد.

                       4) برای مواقع وجود تقاضاهای متغیر و فصلی نقش ضربه‌گیر را ایفا می‌کند.

                       5)  وجود انبارها و نگهداری موجودی‌ها در مواقع تغییرات قیمت و فصلی بودن

                             کالا موجب تهیه ارزان و به موقع موجودی‌ها می‌شود.               

  الف)  برای مواردی که انتقال کالا از مبدأ به مصرف کنندگان زمان‌بر باشد و تقاضای مصرف کننده به موقع باید پاسخ داده شود، موجودی این فاصله را پر می‌کند و سبب پاسخ‌گویی به موقع به مشتریان می‌گردد.

 

مواضع مختلف بخش‌ها و گروه‌های دورن سازمان نسبت به حجم موجودی‌ها:

1) بخش حسابداری با توجه به اینکه موجودی برای مؤسسه ایجاد هزینه می‌نماید و سبب می‌شود که قسمت اعظمی از سرمایه در گردش در موجودی‌ها به صورت غیرفعال نگهداری شود و سایر هزینه‌های نگهداری بالا رود سعی و علاقه به نگهداری حجم کم آن دارد.

2)  بخش انبارها، بر مبنای نقش خود در مقابل موجودی، برای اینکه از مشکل کمبود جا، حمل و نقل و جابه‌جایی، چیدن اقلام در انبارها و خرابی‌ها و … رها شود مایل شود که حجم موجودی‌ها در سطح کمتری باشد.

3) بخش خرید و تدارکات با توجه به اینکه خرید در حجم زیاد سبب می‌شود که هزینه‌های سفارشی، مقدمات تهیه سفارش کمتر گردد و در مقابل از تخفیف‌های بیشتری استفاده شود تمایل دارد خرید و نگهداری کالا در حجم زیادتری صورت گیرد.

4) بخش تولید، با توجه به اینکه هرچه موجودی‌ها در سطح زیادتری به قسمت تولید برسند همواره احتیاج به تعویض خط تولید و آماده کردن ماشین‌آلات جهت تولید محصولات مختلف نیست لذا تمایل دارند تا در مراحل مختلف تولید موجودی نیمه ساخته و قطعات به میزان بیشتری وجود داشته باشد تا مشکل توقف خط تولید پیش نیاید.

5) بخش فروش، این بخش برای اینکه بتواند مشتریان را راضی نگهدارد و سهم بازار بیشتری را در اختیار بگیرد و در مقابل از مشکلات عدم رضایت مشتری خلاصی یابد تمایل دارد همیشه سفارشات را در سطح مطلوب و به موقع جوابگو باشد، بنابراین می‌خواهد که موجودی‌ها در حجم زیادتری باشند تا توقف در تولید و فروش پیش نیاید.

لذا بحث کنترل دقیق میزان موجودی‌ها از اهمیت خاصی برخوردار است اهم علت‌های آنرا می‌توان موارد زیر دانست:

ـ تغییرات سریع تکنولوژیکی.

ـ بحران انرژی و محدودیت‌های صنایع.

ـ بهینه کردن امور بطور سیستماتیک در ارتباط با بخش‌های دیگر سازمان.

ـ مققرات متغیر دولتی و امنیت یا عدم امنیت اقتصادی صنعتی بازرگانی حقوقی، اجتماعی و سیاسی و قانونی.

ـ استفاده حداکثر از حداقل منابع سازمان و به حداکثر رساندن کارایی و اثربخشی سازمانی.

 

هزینه‌های نگهداری و انبار کردن موجودی‌ها: این نوع هزینه‌ها جهت سهولت بیان، هزینه‌های انبارداری نامیده می‌شوند. هزینه‌های انبارداری به حجم موجودی‌های یک کارخانه بستگی دارد و هر قدر موجودی‌های یک کارخانه زیادتر باشد، هزینه انبارداری بیشتری را در بر خواهد داشت انواع هزینه‌های نگهداری عبارتند از:

الف) هزینه‌ سرمایه راکد: یا هزینه‌های ناشی از رکود وجوه صرف شده در موجودی‌ها، بهره وام جهت تهیه موجودی‌های راکد مانده است و یا هزینه فرصت یا بکار انداختن این سرمایه شخصی در امور و سرمایه‌گذاری‌های دیگر است لذا عدم استفاده از آن در جهت سودآوری، هزینه‌ای برای کارخانه به شمار می‌آید.

ب) هزینه‌ای محل و بیمه، مالیات و دستمزد انباردارها: جهت نگهداری اجناس و کالا به فضا، حرارت و تهویه، نگهبان و همچنین بیمه کردن کالا در مقابل خسارات آتش‌سوزی و سایر خطرات نیاز است و چنین عملیاتی هزینه دارد این علاوه بر هزینه دستمزد انباردارها و مدیران و متصدیان انبارها و مالیات بر موجودی‌هاست.

ج) هزینه ناشی از فاسد شدن و مفقود شدن و جابه‌جا کردن کالاها و فرسودگی و استهلاک موجودی‌ها و انبارها: بعضی از کالاها ممکن است با آمدن کالای جدیدتر به بازار، از رونق افتاده و خریداری نداشته باشند و غیرقابل یا بشوند و با نگهداری آنها و تحقق چنین موردی کارخانه متحمل زیان و خسارت خواهد گردید. همچنین بسیاری از کالاها و محصولات از جمله مواد غذایی و شیمیایی در صورتی که بیش از زمان معین در انبار بمانند فاسد می‌شوند و برای انبار هزینه‌ای به بار خواهند آور فرسودگی و استهلاک وسایل انبار و ساختمان‌ها و ماشین‌های حمل و نقل و خود موجودی که در انبار نگهداشته شده نیز هزینه‌های نگهداری موجودی کالا را بالا می‌برد.

کنترل موجودی: اصولاَ مدیران عملیاتی درصددند که طرحی برا کنترل موجودی داشته باشند ولی با توجه به اثرات محیطی نمی‌توان یک طرح عمومی و کلی ارائه داد بلکه بایستی به تجربه شرایط محیطی را کشف و بعد نسبت به طراحی طرحی مناسب با شرایط پرداخت و بعد با سیستم کنترل اثر آن را مورد ارزیابی قرار داد. کنترل موجودی با برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی ارتباط نزدیکی دارد اما مدل‌های کنترل موجودی را می‌توان به صورت زیر دسته‌بندی نمود.

انواع مدل‌های کنترل موجودی:

  • مدل‌های کنترل موجودی در شرایط اطمینان.
  • مدل‌های کنترل موجودی در شرایط ریسک ( با وجود توزیع احتمال متغیرهای تصادفی )
  • مدل‌های کنترل موجودی د رشرایط عدم اطمینان.
  • مدل برنامه‌ریزی و کنترل (Material Requirement Planning) M.R.P.
  • مدل‌های موجودی صفرZeroinventory یا .Stockless

 

ـ نحوه محاسبه عملی هر یک از اقلام فرمول EIQ در موسسات:

محاسبه هزینه‌های ثبت سفارش: برای محاسبه ثبت سفارش، هزینه ثبت سفارش یک واحد ریالی کالا می‌بایست محاسبه شود و آن از حاصل تقسیم هزینه‌های کل تدارکات به قیمت کل خریدهای انجام شده طی یک سال بدست می‌آید

و چنان‌چه بخواهیم هزینه ثبت سفارش یک ریال کالایی که در داخل تهیه شده است را بدست آوریم و آن را از هزینه سفارش خرید خارجی جدا کنیم باید ابتدا به تفکیک هزینه‌های تدارکات خارجی و داخلی جداگانه برآورد و یا محاسبه شود و سپس کل خریدهای خارجی و داخلی نیز باید معلوم باشد تا هزینه سفارش یک ریال خرید خارجی و داخلی هزینه سفارش هر قلم کالا محاسبه می‌شود:

 

(4) هزینه سفارش یک ریال کالا * قیمت کالا = هزینه سفارش هر قلم کالا

 

  • محاسبه هزینه‌های نگهداری و انبارداری: هزینه نگهداری هر ریال کالا را ابتدا محاسبه و بعد در قیمت هر کالا ضرب می‌کنیم و به دو روش محاسبه می شود اول بر مبنای قیمت کل مواد انبار شده در انبارها چه برای کلیه انبارها یکجا و چه برای تک‌تک انبارها جداگانه و دوم بر مبنای حجم اشغال شده انبارها توسط هر قلم کالا.

 

 

الف) ـ محاسبه هزینه نگهداری به روش قیمت انبار:

مجموع هزینه‌های سرشکن شده به انبار مربوطه

                                                                 = هزینه نگهداری یک ریال کالا یا موجودی

قیمت کل موادی که در این انبار نگهداری می‌شود

 

 

مبنای سرشکن کردن هزینه‌های مشترک نیز دلخواه بوده و می‌تواند ارزش نسبی ریالی موجودی‌های هر انبار باشد یا می‌تواند مبنای دیگر بنا به صلاحدید ومدیریت و بحث و تبادل نظر با مقامات و مسئولین دست‌اندرکارانبارها باشد.

(6) هزینه نگهداری یک ریال کالا یا موجودی * قیمت خرید موجودی = هزینه نگهداری کالا و موجودی

 

ب) برای محاسبه هزینه نگهداری به روش حجم اشغالی توسط هر قلم کالا بر داشتن گام‌های زیر ضروریست :

محاسبه حجم هر انبار به طور جداگانه به طوری‌که ارتفاع انبارها را 4 متر می‌سازند و با محاسبه کل حجم انبار بعد از کسر حجم‌های تلف شده، حجم مفید هر انبار محاسبه می‌شود ( انبار می‌تواند کم‌ارتفاع‌تر یا بلندتر باشد).

 
 

4* مساحت انبار = حجم ناخالص انبار

تلفات فضا – حجم ناخالص انبار = حجم خالص انبار

 

 

با فرض 4 متر ارتفاع   (7)

 

و برای محاسبه کردن هزینه نگهداری هر قلم کالا بایستی حجم اشغالی هر موجودی یا کالا در انبار را مشخص کرد و آن را در هزینه نگهداری متر مکعب کالای محاسبه شده در فرمول (9) ضرب نمود:

 

مثال: با توجه به اطلاعات ذیل هزینه‌های سفارش برای خریدهای داخل و خارج را به همراه هزینه‌های نگهداری برای یک ریال موجودی محاسبه نموده و سپس برای کالاهای مورد نظر در اطلاعات مسئله هزینه سفارش و نگهداری را معین نمود و با توجه به قیمت هر کالا مقدار سفارش اقتصادی  EOQ را محاسبه نمائید:

ـ اصول اجرای وظایف انبارها: حفظ میزان موجودی کالا در حد مطلوب و تعیین اقلام کالا و میزان موجودی از وظایف مهم قسمت انبارها به شمار می‌آید. در اجرای این اصل نباید اقدامی نمود که موجب غفلت شود و هیچ‌گاه نباید یک و یا چند قلم کالا در انبار نایاب گردد و موجبات رکود و کندی کارها فراهم شود.

ـ از طرف دیگر وجود کالاهای بلامصرف و اضافه بر مصرف در انبارها با صرفه و صلاح نیست و موجبات رکود سرمایه، بالارفتن هزینه‌های انبارداری، انباشته شدن بی‌رویه انبار و اشتغال فضای آن، فرسایش کالا در انبار و صدمات و مضرات دیگر خواهد شد. برای جلوگیری از زیان‌های ناشی از نایابی کالا یا وجود کالاهای اضافی در انبارها معمولاَ برای هر یک از اقلام کالا، مقادیر و یا حدودی در نظر گرفته و به طریق مختلف محاسبه می‌نمایند.

محاسبه و تعیین این حدود و بکارگیری آن‌ها باعث می‌گردد که کالاهای ضروری در حد متناسب با احتیاجات سازمان همیشه در انبارها موجود باشد. این مقادیر و یا حدود که به حفظ میزان موجودی کالا در حد مطلوب کمک می‌نمایند عبارتند از: 

 

  • الف) حد نقطه سفارش: نقطه سفارش یا حد سفارش به آن مقدار از کالا گفته می‌شود که وقتی موجودی کالا در انبار به آن مقدار رسید، باید برای خریداری مجدد آن کالا درخواست خرید صادر و به جریان گذاشته شود. صدور درخواست خرید به موقع موجب می‌شود که هیچ‌گاه انبارها با کمبود و یا نبود کالاها مواجه نشوند.
  • ب) حداقل موجودی یا ذخیره احتیاطی: کمترین مقداری‌که موجودی هر یک از اقلام کالاهای اقلام از آن مقدار نباید کمتر شود، حداقل موجودی یا ذخیره احتیاطی نام دارد. این مقدار از کالا را برای موارد پیش‌بینی نشده از قبیل تأخیر در خرید مجدد کالا و . . . در نظر می‌گیرند.

انباردار مکالف است به محض این‌که موجودی کالا به مقدار حداقل رسیده مراتب را به مقامات مسئول سازمان گزارش داده و به جز موارد ضروری و کسب مجوز از مسئولین، اجازه تحویل آن‌ها را به متقاضی نخواهد داشت.

  • ج) حداکثر موجودی: بیشترین مقدار هر یک از اقلام کالا را که انباردار مجاز به نگهداری آن‌ها د رانبار می‌باشد، حداکثر موجودی گویند. به عبارت دیگر حداکثر موجودی هر کالا به آن مقدار از کالا گفته می‌شود که موجودی انبار نباید از آن مقدار بیشتر گردد. تعیین حداکثر موجودی باعث می‌شود که، کالاهای اضافه بر مصرف و بلا مصرف در انبارها، انباشته نشده و از رکود سرمایه و فرسایش کالا جلوگیری شود.
  • د) مقدار سفارش جدید یا با صرفه‌ترین مقدار سفارش: مقدار سفارش جدید، یعنی آن مقدار از کالا که درخواست خرید، برای خریداری قید می‌گردد. تعیین این مقدار فرمول یا طرز محاسبه معینی ندارد چرا که در بعضی از انبارها مقدار مصرف بین سفارش قبلی و فعلی را در نظر می‌گیرند مثلاَ اگر در 6 ماه قبل برای کالای معینی درخواست خرید صادر نمائیم به کمک کارت این کالا می‌توان محاسبه کرد که در این مدت 6 ماه چه مقدار مصرف نموده‌ایم سپس معادل همین مقدار مصرف شده، درخواست خرید صادر می‌نمائیم

 در جای دیگر ممکن است باصرفه‌ترین مقدار سفارش، در نظر گرفته شود و آن نیز همان‌گونه که ذکر آن آمد مقدار کالایی است که با کمترین هزینه می‌توان برای مؤسسه تدارک دید و تعیین مقدار آن محتاج به بررسی همه جانبه می‌باشد چرا که با افزایش برنامه‌های تولید در آینده به طور ناگهانی، یا تغییرات فصلی مصرفی کالا، یا شرایط و امکانات خرید، نوع بسته‌بندی، عمر مفید کالا و قیمت کالا، بودجه سازمان     و . . . مقدار آن تحت تأثیر قرار می‌گیرد و همان‌گونه که در فرمول‌های EOQ با استفاده از تکنیک لاگرانژ آمد عوامل و شرایط و اوضاع سازمان و ظرفیت انبارها و محدودیت‌های دیگر را نیز باید مورد بررسی قرار داد و بعد از بررسی همه جانبه و سیستماتیک، برای آن درخواست خرید صادر نمود.

 

  • ه) حد مطلوب یا متوسط موجودی‌ها: برای اطمینان از صحت گردش کار انبارها و سنجش نحوه مدیریت انبارها و رعایت موازین اقتصادی حد مطلوب را ملاک عمل قرار داده و کالاهای موجود در انبار را صورتبرداری نموده و با حد متوسط ( مطلوب ) موجودی مقایسه می‌نمایند.

 در انبارهایی که بیش از پنجاه درصد کالاهای انبار دارای موجودی معادل حد مطلوب داشته باشند، می‌توان نتیجه گرفت که این انبارها با مدیریت و اصول اقتصادی متناسبی از نظر وضعیت و مقدار موجودی اداره می‌شوند.

طرز محاسبه حدود کالا: محاسبه حدود کالا در انبارها به طریق مختلف صورت می‌گیرد و در هر سازمانی با توجه به موقعیت خاص آن سازمان و مقررات و در هر سازمانی با توجه به موقعیت آن سازمان و مقررات و دستورالعمل‌ها، از روشی که مقرون به‌ صرفه و صلاح باشد استفاده می شود. به هر حال برای تعیین حدود کالا و محاسبه آن باید عوامل زیر را در نظر گرفت چون هر یک از عوامل و تغییرات آن‌ها در کاهش و یا افزایش حدود کالا دخالت مستقیم داشته و بر آن اثر می‌گذارند این عوامل مهم عبارتند از:

  • میزان مصرف کالادر سال‌های گذشته.
  • در نظر گرفتن طرح‌ها، برنامه‌ها و فعالیت‌های آینده سازمان و نوسانات مصرف در آینده به علت کاهش و یا افزایش تولیدات و یا تغییر و حذف بعضی از آن‌ها .
  • در نظر گرفتن مدت زمانی‌که از صدور درخواست خرید تا ورود جنس به انبار به طول می‌انجامد با توجه به احتمالات تأخیر در عملیات خرید و دیرتر رسیدن کالاها.
  • توجه به مدت یا دوره مصرف کالا که معمولاَ در انبارهای اصلی برای مدت 6 ماه تا یک سال و برای انبارهای فرعی برای مدت 3 تا 6 ماه در نظر گرفته می‌شود.
  • در نظر گرفتن حداقل و حداکثر و میانگین مصرف روزانه کالاها.
  • سرعت مصرف مواد یا میزان مطلوبیت آن‌ها و زمان مصرف کالا از نظر اجرای عملیات.
  • در نظر گرفتن با صرفه‌ترین مقدار سفارش و مقایسه آن با مقدار مصرف واقعی.
  • توجه به فاسد شدنی و فرار بودن کالاها و مدت زمانی که این مواد فاسد نمی‌‌شوند.

در این‌جا روشی جهت محاسبه سیستماتیک حدود کالا یا موجودی در انبارها ارائه می‌شود که به شرح زیرند:

(1/1) حداکثر مدت تحویل کالا* حداکثر مصرف روزانه کالا = نقطه یا حد یا زمان سفارش کالا

           (2/1) ذخیره احتیاطی + مصرف در مدت تدارکات کالا = نقطه سفارش یا حد سفارش

(3/1) موجودی + کل سفارش در راه > نقطه سفارش

 (2) ( میانگین مقدار مصرف روزانه * مانگین مدت تحویل کالا ) ـ  حد یا نقطه = حداقل موجودی کالا (حداقل مصرف روزانه * حداقل مدت تحویل کالا ) – ( مقدار سفارش جدید + نقطه سفارش ) = حداکثر موجودی کالا در انبار

 

ـ عملیات مربوط به سیستم سفارش: در سیستم انبارها و تدارکات واحدهای تولیدی عموماَ پیش‌بینی می‌شود که اقلام مصرفی و یدکی که به طور دائم مورد استفاده قرار می‌گیرد. در هر زمان موجود بوده و قبل از اتمام آن‌ها در انبار به وسیله انباردار درخواست و خریداری می‌شود. به این منظور هر ساله یک بار مسئول انبار موظف است لیستی از اقلام مصرفی مختلف تهیه نموده و پس از تکمیل اطلاعات این لیست توسط قسمت‌‌های ذیصلاح، میزان سفارش و نحوه سفارش هر جنس را محاسبه و برای استفاده مدت سال در کارت انبار ثبت نماید. این لیست برای نوع اقلامی که مصرف کننده یا گروه مصرف کنندگان مشخص داشته باشند جداگانه تهیه شده و برای مسئول گروه مصرف کنندگان ارسال می‌شود.

در این صورت مسئول مربوطه موظف است ستون‌های پیش‌بینی مصرف سال جاری، ارزش ریالی پیش‌بینی مصرف سال جاری و حد ارزش ریالی را با در نظر گرفتن کل مصرف سال قبل و برنامه‌های سال آینده تکمیل نموده و لیست مزبور را به قسمت انبار ارسال دارد. حد ارزش ریالی مصرف یک جنس، در این ستون را می‌توان با لغات بالا، متوسط و پایین مشخص نمود. چون بودجه و هزینه مربوط به سازمان‌های مختلف، متفاوت می‌باشد امور مالی هر سازمان حدود مزبور را بنا به حجم عملیات و مقتضیات زمانی خود به مسئولین مربوطه ابلاغ می‌نماید.

مدل‌های کنترل موجودی د رحالت ریسک:

این شرایط از تصمیم‌گیری، تصمیم‌گیری در شرایط عدم اطمینان است. متغیرهای غیر قابل کنترل، تحت شرایط ریسک از تصمیم‌گیری، از قوانین موجود برای توابع احتمالی گسسته ( برنولی ، هندسی ، فوق هندسی و پوآسن ) یا پیوسته ( نرمال ) پیروی می‌نماید و لذا می‌توان از معیارهای معتبر ریاضی برای تجزیه و تحلیل آن‌ها استفاده کرد. توابع احتمالی گسسته یا پیوسته برای تجزیه و تحلیل این متغیرها، از اطلاعات موجود از گذشته در مورد وقوع این متغیرها نیز نتیجه می‌شوند.

تصمیم‌گیری در این شرایط ( ریسک ) به سه دسته عمده تقسیم می‌شود:

  • تصمیم‌گیری بدون استفاده از نمونه‌گیری.
  • تصمیم‌گیری با استفاده از نمونه‌گیری.
  • تصمیم‌گیری با استفاده از منحنی توزیع نرمال.

این مطالب و مثال‌های آن را در هر کتاب آمار کاربردی می‌توان یافت. در اکثر موارد تقاضا برای مسئولین امر قابل پیش‌بینی نمی‌باشد. در این‌جا با استفاده از قوانین احتمالات و پیش‌بینی تقاضای مورد انتظار می‌توان مدل مربوط را بسط داده و بدین وسیله سیاست انبارداری را مشخص نمود. وقتی پارامترهای فرمول معین نشود          ( مثلاَ تقاضا ) هر آن بیم کمبود موجودی می‌رود و احتمال ورشکستگی مؤسسه را با خود به ارمغان می‌آورد و لذا برای کمبود هم هزینه‌ای در نظر می‌گیریم که با افزایش کمبود این هزینه‌ها افزایش می‌یابد پس کل هزینه موجودی عبارتست از:

هزینه کمبود + هزینه سفارش ( نصب ) + هزینه نگهداری = TLC (هزینه کل)

 

مهمترین مدل‌های این مورد دو مدل است اول مدل فصلی                         (Single Episode Model)  و دوم مدل پیوسته (Continuing Model)  . مدل‌های فصلی به کالاهایی مربوط است که در فصول مختلف دچار تغییر و نوسان در تقاضا می‌شوند و در صورتی که موجودی این کالاها در فصل مربوط کاملاَ مورد استفاده ( فروش ) قرار نگیرد مازاد آن می‌بایست با مقداری ضرر در فصل دیگر مورد استفاده قرار گیرد مثلاَ در خصوص مسائلی چون تعیین مناسب‌ترین تعداد قطعات یدکی که با یک وسیله خریداری می‌گردد و یا مشکل فروش درخت‌‌های کاج در فصل کریسمس از این مدل بهره گرفته می‌شود. اما مدل پیوسته کنترل موجودی مربوط به اکثر کالاهای عادی می‌شود که قابل انتقال از فصلی به فصل دیگر هستند. این مدل شامل سفارشات مکرر برای کالاهایی بوده که اساس آن‌ها تعیین نقطه سفارش یا معیار فاصله زمانی باشد. وقتی که تقاضا ثابت باشد، زمان سفارش مجدد و مقدار سفارش هر دو مشخص است اما در مدل احتمالی با تقاضای نامعلوم چنین نیست.

سایر مدل‌های تصمیم‌گیری و کنترل موجودی‌ها: بررسی مدل‌های عدم اطمینان کامل و تصمیم‌گیری د رشرایط تعارض در خصوص موجودی‌ها درکتب معتبر O.R یافت می‌شود و برای جلوگیری از مبسوط شدن کلام در این مبحث و توجه بیشتر به جامعیت این کتاب، جستجوی مدل‌های کمی دیگر را به دانش‌پژوهان عزیز واگذار و محول می‌نمائیم.

 اما تصمیم‌گیری یا مدل‌های کنترل موجودی به روش M.R.P را در قسمت مربوط به کنترل سفارشات به طور مبسوط با مثالی تشریح نموده‌ایم. و برای آشنایی بیشتر با آن دانش‌پژوهان می‌توانند به کتب برنامه‌ریزی تولید و کنترل موجودی‌ها مراجعه نمایند تا با جنبه‌های وسیع‌تر آن آشنا شوند.

کنترل سفارشات: جهت کنترل صحیح و منظم موجودی‌ها، معمولاَ دو موضوع اساسی مورد نظر است (1) مقدار سفارش چقدر باید باشد؟ این سؤال با محاسبه EOQ قابل محاسبه است که بحث آن شد. (2) در چه مواقعی سفارش داده شود؟ برای پاسخ به این سؤال سیستم‌های مختلف سفارشات را باید مورد بررسی قرار داد. بدیهی است، تعیین زمان‌های سفارش به عواملی نظیر مقادیر سفارش، میزان سفارش، میزان مصرف، مقادیر ذخیره جنس در انبار میزان اطمینان به تأمین تقاضاهای مشتری و زمانی که بین صدور سفارش و دریافت جنس در انبار طول می‌کشد، بستگی دارد.

 در تشکیلات صنعتی ـ بازرگانی، ممکن است تعداد و تنوع انواع مواد اولیه قطعات یدکی، محصولات تمام شده و . . . آن‌قدر زیاد باشد که کنترل عینی آن‌ها مطابق نیاز و ضرورت را غیر ممکن نماید و یا منترل موجودی‌ها هزینه‌هایی را دربرداشته باشد که مقرون به صرفه نباشد که کنترل دقیق و عینی به عمل آورد برای طبقه‌بندی کردن ارزش کالاها و اهمیت آن‌ها و میزان دقت در کنترل آن‌‌ها می‌توان از روش طبقه‌بندی ارزشی اجناس یا روش A.B.C  بهره گرفت.

محدودیت زمانی و اهمیت وقت مدیران می‌طلبد تا توجه آن‌ها همواره به اقلامی معطوف شود که از نظر ارزشی دارای اهمیت بیشتری هستند این روش بر این حقیقت متکی است که در هر مجموعه تعداد کمی از اقلام، قسمت  اعظمی از ارزش و یا خواص این مجموعه را دربرمی‌گیرد به عنوان مثال در بعضی کشورها ممکن است 20 درصد جمعیت 80 درصد ثروت را تصاحب کرده باشند یا 20 قلم هزینه 80 درصد کل هزینه‌ها را دربرگیرد.

 در یک مجموعه یا انبار نیز بر اساس همین حقیقت، می‌توان اجناس را به سه دسته اصلی تقسیم کرد:

اجناس یا طبقه A : حدود 20 درصد از اقلام، با ارزشی برابر با 80 درصد موجودی‌ها.

اجناس دسته یا طبقه B : حدود 40 درصد از اقلام، با ارزشی برابر با 15 درصد موجودی‌ها.

اجناس دسته یا طبقه C : حدود 40 درصد از اقلام، با ارزشی برابر با 5 درصد موجودی‌ها.

 

درصد تجمعی مصارف سالیانه

نمودار موجودی یک انبار براساس روش یا قاعده ABC

 

به این دسته‌بندی و منحنی آن منحنی پارتو گفته می‌شود برای مثال در زیر مثالی از کارخانه‌ای ارائه می‌شود که تعداد زیادی کالاهای متنوع را د رانبارهای خود نگهداری می‌کند با استفاده از روش یا قاعده A.B.C اقلام این انبارها را دسته‌بندی می‌نمائیم برای این کار جدولی طراحی می‌کنیم که ستون‌های شماره کالا، ارزش ریالی واحد، ارزش ربالی مصرف سالیانه در آن به چشم می‌خورد.

فصل پنجم | سیستم های مختلف سفارش | طراحی فیزیکی انبار | اهداف بخش خرید | خرید متمرکز و یا غیر متمرکز | منابع اطلاعاتی برون سازمانی | ...

فصل  :  5

سیستم‌های مختلف سفارش‌دهی:

سیستم‌های معمول و رایج جهت سفارش جنس به 5 گروه قابل تقسیم است که عبارتند از:

  • سیستم ظرف ذخیره (Two Bin System) .
  • سیستم بازدید عینی (Visual Review System) .
  • سیستم نقطه سفارش (Order Point System) .
  • سیستم دوره سفارش (Periodic Review System) .
  • سیستم برنامه‌ریزی کالای مورد نیاز

         (Material Rement Plannig =M.R.P) .

 

  • سیستم ظرف ذخیره: در این روش مقدار معینی از کالا ( که همان مقداری است که باید در آن نقطه سفارش مجدد داد ) در ظرف کوچکتری نگهداری شده و بقیه موجودی کالا در ظرف و یا قفسه بزرگتری قرار می‌گیرد. کلیه برداشت‌های انبار از ظرف بزرگتر انجام می‌گیرد و وقتی موجودی ظرف بزرگتر به صفر رسید، عملاً موجودی به نقطه سفارش رسیده است، د راین زمان سفارش جهت تهیه کالا به مقدار ثابت و معینی صادر می‌گردد و تا زمان دریافت این کالا از ظرف کوچکتر مصرف ( برداشت ) می‌شود. بدیهی است که مقدار موجودی ظرف کوچکتر، طوری تعیین می‌شود که موجودی آن به صفر نخواهد رسید.
  • سیستم بازدید عینی: در این روش در دوره‌های ثابت زمانی، از مقدار موجود بازدید عینی به عمل آمده مقدار لازم جهت رسانیدن مقدار کل موجودی و سفارش شده به حداکثر، سفارش می‌شود. در این روش پس از بازدید عینی، در صورتی‌که مقدار موجودی به حداکثر نزدیک باشد ممکن است از صدور سفارش خودداری شود و انجام این امر به بازدید دوره بعد موکول بشود.
  • سیستم نقطه سفارشی: این روش به روش مقادیر ثابت و دوره‌های متغیر مشهور است که در آن هر جنس برای خود، نقطه و مقدار سفارش دارد یعنی به محض رسیدن اجناس انبار پس از برداشت‌های متوالی به حد نقطه سفارش، سفارش خرید به جریان می‌افتد و مقدار سفارش شده نیز میزان ثابتی است که کمینه‌ترین هزینه موجودی را بر مؤسسه تحمیل نماید.
  • سیستم دوره سفارش: در این روش دوره‌های زمانی سفارش ثابت اما مقادیر ممکن است متفاوت باشد یعنی در هر هفته یا ماه یا هر چند یکبار سفارش داده می‌شود با بررسی که در زمان سفارش از انبارها به عمل می‌آید به نحوی تعیین می‌شود که مقدار سفارش شده موجودی با هم به حداکثر معینی برسد.

                 **سیستم برنامه‌ریزی کالای مورد نیاز (M.R.P) : د راین سیستم سفارش ابتدا  باید در    پی پاسخ‌گوییبه حداقل 3 سؤال برآمد. چه محصولی تولید خواهیم نمود؟ محصول به چه قطعاتی و به چه تعدادی نیاز دارد؟ و در چه زمانی به آن نیاز دارد؟ در پاسخ به سؤال اول مقادیر مصارف هر محصول بنابر پیش‌بینی‌های منبعث از آمارهای گذشته و پیش‌بینی‌های آینده و استراتژی و اهداف شرکت و تغییرات مقادیر محصول در آینده نزدیک و دور تعیین می‌شود.

در این حالت از بررسی به فصلی بودن برنامه‌های تولید و فروش نیز باید توجه کافی داشت چرا که بعضی از محصولات در ماه‌های زیادی از سال ممکن است به طور کلی تولید نشوند و لذا نگهداری قطعات و کالاهای لازم در تمام موارد سال برای ساخت و مونتاژ این محصولات ممکن است که مقرون به صرفه نباشد جهت پاسخ‌گویی به به سؤال دوم لیست قطعات کامل کلیه محصولات شرکت مورد نیاز است و پاسخ‌گویی به سؤال سوم منوط به دردست داشتن برنامه تولید است.

پس از اطلاع از مقادیر لازم و زمان‌های مربوط، لازم است برنامه‌ای جهت سفارش کالای مورد نیاز تهیه شود. بنابراین باید دانست از آن مقدار کالای مورد نیاز، چه مقدار موجودی در انبار در هر موقع زمانی در انبارها موجود است یا سفارش جهت آن‌ها صادر شده است. این مقدار از کل مقدار مورد نیاز کسر شده و مقدار قابل سفارش به‌دست می‌آید.

مقدار موجودی انبار یا سفارش شده ـ مقدار کل مورد نیاز = مقدار قابل سفارش

و برای پاسخ‌گویی به سؤال سوم، فواصل زمانی تحویل و یا فاصله زمانی میان سفارش و رسیدن جنس به انبار را باید محاسبه یا برآورد نمود و در این صورت است که برنامه سفارشات کالا به طور جمعی تهیه می‌شود.

طراحی فیزیکی انبارها:

در ابتدا باید محل مناسب انبار را تعیین نمود در این راستا مهم‌ترین عواملی که بر تعیین محل مؤثرند به شرح زیر می‌باشند:

  • ظرفیت مورد انتظار : یعنی تعیین ظرفیت فعلی و آتی انبارها بر حسب مقدار کالایی که در آن‌ها ذخیره می‌شود یا خواهد شد.
  • تعیین تقریبی مبدأ و مقصد کالاهایی که انبار می‌شوند: به طوری‌که مسافت کل ( هزینه حمل و نقل ) به حداقل ممکن برسد برای این کار به بررسی میزان ورودی از هر مبادی و مسافت آن و خروج و مسافت آن تا محل مصرف باید پرداخت در این راستا از تکنیک‌های Operation Research یا OR بهره گرفته می‌شود مثال این مورد تعیین بهترین محل انبارها برای توزیع کارهای وارداتی است.
  • نوع حمل و نقل: از طریق آبی، هوایی، راه‌آهن یا بزرگ‌راه‌ها و راه‌های فرعی و تعیین بهترین طریق آن.
  • اهداف خاص: ساختن سیلو برای غلات و حبوبات در کنار نواحی کشاورزی و یا سردخانه برای انبار کردن صیدهای ماهی از دریا یا میوه در کنار دریا و یا باغ‌های میوه یا سایر مواردی که مورد نظر ماست.
  • آزادی عمل و فضای کافی برای تسریع امور: فضای کافی برای تخلیه، بارگیری یا عبور وسایل نقلیه یا تردد افراد.
  • محدودیت زمین: گرانی زمین درون شهری و ارزانی خارج از شهر موجبات گسترش عمودی یا ارتفاع انبارها در داخل شهر می‌شود و ایجاد انبار در خارج از شهر تردد در مدخل ورودی‌های شهر را با ترافیک مواجه خواهد ساخت.
  • هزینه‌های راه‌اندازی و آماده‌سازی Setup : هزینه‌های تسطیح و خاک‌برداری و خاک‌ریزی را باید کمینه نمود و بتوان آب باران و فاضلاب‌ها را به راحتی هدایت نمود لذا زمین‌های مسطح و با ارتفاع مناسب و شیب کم ارجح‌تر است.
  • محدودیت‌های قانونی: که موجب منع احداث انبار در ناحیه یا نواحی خاص می‌شود.
  • تناسب با محیط: یعنی باید تردد وسایل نقلیه و سر و صدا، مزاحم همسایگان نشود و در محل و محیط غیر مسکونی مناسب احداث شود.
  • تبلیغات و نمایاندن شرکت: از طریق مثلاَ ایجاد انباری با ساختمان و نمایی زیبا در کنار جاده‌هایی اصلی یا فرعی.
  • خدمات شهری: محل انبار در جایی باشد که از امکاناتی چون آب، برق، تلفن و ایمنی بتوان بهره گرفت.

این موارد از نکات عمده‌ای هستند که در طراحی و تعیین مناسب محل انبارها قبل از ایجاد آن باید مورد توجه قرار گیرند. اما جهت طراحی سیستم فیزیکی انبارها می‌توان از فلوچارت یا نمودار گردش کار آن هم جهت نظام‌دهی امور و رعایت تقدم و تأخر کارها بهره گرفت .

جهت طراحی انبار یا مجتمع انبار مناسب باید بخش‌های مختلفی را در نظر گرفت این بخش‌ها را می‌توان در سه دسته کلی قرار داد:

الف) ـ سالن‌های ذخیره‌سازی اقلام کالا وم مواد: در طراحی ساختمان سالن‌های ذخیره‌سازی کالا رعایت موارد زیر مهم است:

  • شگل انبار که در دو مورد هزینه دیوارکشی و کارایی عملیات حمل و نقل مؤثر است.
  • نوع ساختمان انبار و توجه به شیب سقف و نوع سقف انبارها و استفاده از تیر، ورق یا خرپا در جای مناسب آن.
  • نوع درب‌های ورودی و خروجی از نظر عبور و مرور افرار و تجهیزات حمل و نقل و حفاظت و ایمنی انبارها و جلوگیری از ورود افراد متفرقه و عدم تبادل حرارتی بین انبار و محوطه بیرون. ابعاد درها با توجه به عبور تجهیزات حمل و نقل باید طراحی و ساخته شود و بهتر است که به صورت کشویی و یا کرکره‌ای باشد و وجود و نصب درهای کوچک جهت عبور و مرور افراد ضروری‌است تا فقط در موارد خاص از دربهای کشویی استفاده گردد.
  • نحوه دریافت و ارسال کالا و این‌که از سکوی تخلیه و بارگیری بهره گرفته می‌شود یا خیر و به طوری باشد که از کارایی برخوردار باشد و ترافیک کامیون‌های در انتظار بارگیری یا تخلیه را ببار نیاورد و برای این کار راهروهای جداگانه‌ای جهت دریافت و راهرو یا راهروهای دیگری برای ارسال و بارگیری در صورت لزوم تعبیه گردد.
  • ایجاد سکوهای تخلیه و بارگیری با ارتفاع و زوایای مورد نظر و مناسب و رعایت شرایط اقلیمی در ساخت سکوها.
  • پس‌سازی و کف‌سازی مناسب در قسمت‌های حساس انبار مثل دیوارهای حایل، ستون‌ها و راهروها و مسیر وسایل نقلیه سنگین و سکوهای تخلیه و بارگیری و . . .
  • بکارگیری مواد ساختمانی مناسب مثلاَ فولاد در ساختمان ستون‌ها و دیوارها و سقف انبارها و ورق آلومینیم در پوشش سقف‌ها و دیوار انبارها و ساختمان‌های صنعتی و در صورت امکان به علت صرفه‌جویی و با رعایت اقدامات ایمنی استفاده از چوب در ساختن اسکلت انبارها و بکاربردن آجر به علت خنک‌تر کردن فضا کمتر کردن هزینه گرم‌سازی ساختمان‌ها نسبت به پوشش‌ها سقفی و دیواری و فلزی.
  • بکارگیری بتون‌های سیمانی و قطعات پیش‌ساخته بتونی چرا که زمان ساخت بنا را کم و انبار و نسبت به آتش‌سوزی مقاوم می‌نماید گرچه ساخت آن نسبتاَ زیاد است. امروزه در ساخت انبارها از مصالح متعدد و متنوع بهره گرفته می‌شود مثل بتون برای پی‌ها و شناورها، ورق فلزی برای پوشش سقف‌ها و پروفیل برای خرپاها و اسکلت سقف‌ها.

ب) ـ بخش‌های اداری و مالی: گستردگی این بخش اداری و مالی متناسب با میزان فعالیت انبار و تعداد افراد است.

ج) ـ بخش‌‌های خدماتی: این بخش‌ها نیز متناسب با میزان فعالیت‌های هر انبار می‌تواند گسترده یا محدود باشد.

اما در زیر به بخش‌های خدماتی موجود در یک مجتمع بزرگ انبار اشاره می‌شود:

ـ شعبه بانک جهت سهولت انجام امور مالی

ـ مراگز آتش‌نشانی و خدمات ایمنی

ـ پمپ بنزین جهت وسایط نقلیه حمل و نقل

ـ تعمیرگاه مجهز تجهیزات حمل و نقل

ـ کارگاه بخاری، آهنگری، جوشکاری

ـ انبار قطعات یدکی و ملزومات مصرفی

ـ پارکینگ برای استفاده کارکنان

ـ ترمینال جهت استفاده کامیون‌ها و کانتیرهای در انتظار تخلیه

ـ ساختمان مسکونی برای کارکنان و نگهبانان و برج‌های دیده‌بانی

ـ رخت‌کن دوشی و نمازخانه و رستوران و ناهارخوری برای کارکنان

ـ سرویس‌های بهداشتی و دست‌شوئی‌های عمومی برای کارکنان

اما مهم‌ترین تأسیساتی که در یک مجتمع انبار مورد نیاز است عبارتند از:

  • تأسیسات مربوط به برق و آب
  • تأسیسات فاضلاب و آب‌های سطحی
  • تذسیسات گرمازا و سرمازا و وسایل مورد نظر آن
  • تأسیسات اغلام خطر در هنگام حریق و اطفاء آن و سایر خطرات

اما در طراحی باید به نکات زیر توجه نمود:

  • نوع کالاهایی که عموماَ نگهداری می شود.
  • ظرفیت مورد نظر انبارها.
  • شرایط جغرافیایی و اقلیمی.
  • میزان دسترسی به زمین.
  • شبکه ارتباطی کشوری و درون مجتمع انبارها.
  • وسایل حمل و نقل خارجی و داخلی.
  • توسعه آینده انبارها و در نظر گرفتن نکات و فضا و برنامه‌های آینده.
  • بررسی‌های اقتصادی این بررسی‌ها می‌تواند در زمینه‌های مختلف زیر صورت پذیرد:

A . بررسی ایجاد مجتمع انبار در محل‌های مختلف

B . بررسی ایجاد مجتمع انبار در یک محل با توجه به سیستم‌های مختلف و متفاوت و استقرار تجهیزات و کار عمده‌ترین هزینه‌ها در هنگام مقایسه و بررسی طرح‌های مختلف جهت انتخاب بهترین آن‌ها عبارتند از:

الف) هزینه‌های سرمایه‌ای مثل تسطیح و خاک‌برداری و آماده‌سازی آن‌ها، ساخت جاده فرعی یا راه‌آهن هزینه خاک‌برداری و پی‌سازی و کف‌سازی و ساختمان و محوطه‌سازی و خیابان‌کشی و دیوارکشی و هزینه خرید تجهیزات حمل و نقل و لیفت‌ترک‌ها و … و هزینه‌های انبار نمودن مثل انواع قفسه‌ها و پالت‌ها و … و هزینه کارمزد وام‌های بانکی تا زمانی که استفاده از انبار شروع نشده چرا که در دوره بهره‌برداری باید به حساب هزینه عملیاتی منتقل شود نه سرمایه‌ای.

ب) هزینه عملیاتی مثل نیروی انسانی (حقوق و دست‌مزد کارگران و کارکنان) و هزینه سوخت و نگهداری و تعمیرات تجهیزات حمل و نقل و قفسه‌ها و پالت‌ها و هزینه بیمه و آب، برق و تلفن و تبلبغات و کارمزد بانکی.

پیش‌گفتار: سیر تکاملی بشر و به ویژه پیشرفت‌های تکنولوژی قرن حاضر در زمینه‌های مختلف از جمله ارتباطات و حمل و نقل، دنیای بزرگ ما را به جهانی کوچک و به هم وابسته تبدیل نموده است.

برجسته‌ترین ویژگی و تمایز جهان امروز از دنیای قرون گذشته، ضرورت ارتباطات و هم‌زیستی در سایه هم‌یاری و داشتن روابط با دیگر اقوام و ملل می‌باشد. در پاسخ به این‌که علت تجارت بین کشورها چیست باید گفت که در دنیای امروز نیازها و خواست‌‌ها متنوع و نامحدودند و هیچ کشوری را نمی‌توان یافت که بتواند کلیه نیازمندی‌های خود را اعم از کالا و خدمات، خود تولید نماید عوامل تولید به طور نابرابر روی کره زمین توزیع شده است و کشورها نیز از لحاظ منابع طبیعی، موهبات الهی، منابع معدنی، آب و هوا، منابع مالی و انسانی، توانایی‌های تکنولوژیکی و مهارت‌های سازمان و مدیریت و دیگر عوامل نعیین‌کننده با یک‌دیگر فرق می‌کنند و این مهارت‌ها باعث می‌شوند که برخی کشورها بتوانند بعضی از کالاها و خدمات را با بیشترین کارایی و به بهترین کیفیت و کمیت در مقایسه با سایرین تولید نمایند. لذا تجارت داخلی که مبادله کالا و خدمات میان اشخاص حقیقی یا حقوقی مقیم داخل محدوده یک کشور معین با کشورهای خارجی و یا بین‌المللی که مبادله کالا و خدمات میان یک کشور معین با کشورهای خارجی و یا بقیه کشورهای جهانی است از جهات ذیل متفاوت می‌باشد:

  • حرکت عوامل تولید: این حرکت سرمایه و نیروهای انسانی در داخل یک کشور از نقطه‌ای به نقطه دیگر آسان‌تر از حرکت آن‌ها در داخل یک کشور از نقطه‌ای به نقطه‌ دیگر آسان‌تر از حرکت آن‌ها در خارج از کشور و میان کشورهاست.
  • حرکت کالا: حرکت کالا و خدمات از لحاظ سلامت و هزینه‌های حمل و نقل توجیه است اما در حرکت کالا و خدمات میان کشورها علاوه بر موانع مسافت و هزینه، به علت عبور از مرزهای مختلف با سدهایی مثل عوارض واردات و صادرات، سیاست‌های کنترل ارزی، موانع غیر تعرفه‌ای و . . . مواجه می‌باشد.
  • تفاوت بازارهای داخلی و بین‌المللی: سیاست‌های پولی و مالی، مزدها و قیمت‌ها، تکنولوژی، تسهیلات زیربنایی، وفور و قیمت عوامل تولید وضعیت بازارها از لحاظ رقابت کامل یا ناقص و یا نوع انحصارات و الگوها و شیوه‌های مختلف مصرف و فروش در کشورهای دنیا متفاوت بوده و در تجارت بین‌المللی باید بع آن‌ها توجه نمود.
  • واحد پول: در محدوده یک کشور قوانین پولی و سیستم‌های مالی و سایر ترتیباتی از این قبیل در تمام نقاط یکسان است در داخل کشور یک واحد پول در مبادله کالاها و خدمات بکار می‌رود در حالی‌که درکشورهای مختلف به علت وجود واحدهای پولی متفاوت، خرید و فروش و مبادله کالا با تبدیل این واحدهای پولی با یک‌دیگر صورت می‌پذیرد. واحدهای پولی متفاوت دارای ارزش یکسانی مشکل نمی‌آفریند چرا که در آن صورت پول‌ها به یکم‌دیگر تبدیل می‌شد اما نکته مهم این است که ارزش پول‌ها دائماَ در حال تغییر است. عدم توجه به مکانیسم‌های پیچیده قیمت‌گذاری پول‌ها با هم می‌تواند موجبات زیان هنگفتی را فراهم آورد. سازمان‌های جامعه جهت تأمین نیازها یا ورودی‌های (Input) خود اقدام به خرید یا تدارک و سفارش می‌نمایند همچنین جهت عرضه محصولات (Output) خود اقدام به فروش می‌نمایند لذا می‌توان گفت که خرید و فروش در کلیه شرکت‌ها از جمله وظایف اصلی است یعنی با نبودن آن هیچ فعالیتی نمی‌تواند صورت گیرد. از این روست که مبادلات داخلی و خارجی نمود عینی می‌یابد می‌توان گفت تهیه و توزیع از جمله وظایف عنده بخش لجستیک سازمان‌هاست که در زیر به شرح دقیق‌تر وظایف و عملکردهای بخش مدیریت لجستیک اشاره خواهیم نمود. شکل متعاقب مفاهیم مدیریت سیستم‌ها را در ارتباط با گردش مواد و فعالیت‌های مربوط به آن در سیستم مواد شرکت به صورت تصویری و با جزئیات دقیق نشان می‌دهد.

اهمیت بخش خرید: هدف هر فعالیت صنعتی ساخت محصولاتی است که در داد و ستد سودآور باشد. دست‌یابی به سود چه در مؤسسات صنعتی  و چه بازرگانی و غیره نیز تنها از طریق ترکیب مناسب M 5 ( ماشین ، مرد یا نیروی انسانی، مواد پول یا سرمایه، مدیریت ) امکان‌پذیر است امروزه مواد در صنعت نقش حیاتی بر عهده دارد و بدون آن مؤسسه قادر به ادامه فعالیت نیست و این مواد نیز باید در زمان مناسب، به مقدار مناسب، در زمان مناسب و با قیمت و کیفیتی مناسب تهیه شود و ضعف در تهیه آن موجب بیکاری M4 دیگر و افزایش هزینه‌ها و بهای تمام شده و در نهایت موجب کاهش سود‌آوری مؤسسه می‌شود.

 به طور متوسط بخش خرید نصف درآمدی که مؤسسات از طریق فروش بدست می‌آورند را هزینه می‌نماید و بیشترین مقدار هزینه صرف مواد می‌شود. در کشور ایران که حداکثر مؤسسات برای ادامه کار خود از خریدهای خارجی بهره می‌گیرند نیز بخش با اهمیتی به شمار می‌رود لذا به بررسی بیشتر ان می‌پردازیم.

اهداف بخش خرید:

  • حمایت از واحدهای عملیاتی مؤسسه ا طریفق جریان مداوم و منظم مواد و خدمات.
  • به حداقل رساندن زیان ناشی از فساد و از مد افتادگی و سرقت موجودی‌ها در مؤسسه.
  • تهیه و شناسایی و تعیین جایگزینی مطمئن برای عرضه کالا و مواد و . . .
  • برقراری روابط مداوم و خوب با فروشندگان کالاها تا رفتار حمایتی فروشندگان را موجب گردد.
  • ایجاد هماهنگی کامل با سایر ادارات مؤسسه.
  • کمک در بهبود و توسعه سیاست‌ها و روش‌هایی که رسیدن به اهداف دیگر را به نازل‌ترین قیمت میسر نماید.
  • آموزش و رشد کارکنان بخصوص کارمندان شایسته چرا که آن‌‌ها ذخیره‌های آینده مدیریتند.
  • خرید عاقلانه و رقابتی. خرید رقابتی یعنی بخش تدارکات باید به طور دائم از وضعیت نیروهای عرضه و تقاضا که قیمت و دست‌رسی به مواد را تنظیم می‌نماید. آگاهی داشته باشد و خرید عاقلانه یعنی این‌که تدارکات باید در جستجوی دائمی برای بدست آوردن کالا با ارزش مناسب باشد.

اما 5 اصل زیر را باید در تمام خریدها رعایت کرد چرا که خرید عاقلانه و رقابتی را امکان پذیر می‌‌سازند:

الف) ـ کیفیت مطلوب (Right Qualiy) .

ب) ـ مقدار مناسب (Right Quantity) .

ج) ـ قیمت مناسب (Right Price) .

د) ـ منبع مناسب (Right Sources) .

ه) ـ زمان مناسب (Right time) .

ـ جهت انجام امر خرید با کیفیت خوب شناخت تولیدکنندگان در سطح کشور یا خارج از کشور و تاریخچه نحوه تولید آنان از ضروریات است. بررسی کشور نه تنها از طریق داده‌های عمومی و مطالعات کافی بلکه از طریق نمونه‌گیری از کالاهای مورد مطالعه و بررسی کیفیت فنی و آنالیز قطعات صورت می‌گیرد. در سازمان‌های پیشرفته تدارکات خود مجهز به آزمایشگاه‌های خاص جهت کنترل کیفیت محصولات می‌باشد.

ـ در خریدها باید هماهنگی لازم با واحدهای درون سازمانی از یک طرف و فروشندگان از طرف دیگر مورد بررسی قرار گیرد. با خرید پیش از حد، سرمایه در انبار راکد و با خرید کمتر در تولید وقفه ایجاد می‌شود. ( تعیین بهترین مقدار در قسمت دروس انبارها مفصلاَ مورد بحث و بررسی قرار گرفته است ).

ـ با توجه به وابستگی زیاد قیمت تمام شده کالاهای ساخته شده و فروش رفته باید با در نظر گرفتن مطلوبیت و کیفیت کالا از بین فروشندگان مناسب‌ترین قیمت را برای کالاهای خود انتخاب نمود که این کالا به مطالعه و ارزیابی و ایجاد هم‌بستگی بین تولیدکنندگان و فروشندگان  علاقه و وابستگی به تولیدات نهایی را می‌توان در آن‌‌ها ایجاد نمود.

ـ منظور از فروشندگان مط.مئن و منابع مناسب فروشندگانی است که در تولیدات خود دارای هدف بوده و به تعهد در تولیدات توجه دارند در این مورد رعایت نکات زیر مورد توجه می‌باشد:

الف) ـ استانداردها و مشخصات کالاهای تولیدی.

ب) ـ نحوه نظام اداری و تاریخ گذشته و فعالیت‌های کارخانه‌ای.

ج) ـ امکان اعتصاب و مشکلات انسانی.

د) ـ امکانات تولیدی و موجودی و رسانیدن به موقع مواد اولیه.

ه) ـ شخصیت مدیران و تصمیم‌گیرندگان شرکت فروشنده.

ـ انتخاب زمان مناسب چه از لحاظ مواد اولیه و چه از نظر مسائلی مثل نوسانات اقتصادی، حجم تولید کالا در بازار و یا خریدهای فصلی می‌تواند با قیمت تمام شده اثرات منفی و یا مثبت بر جا گذارد.

ارتباط بخش خرید با بخش‌های دیگر و نظام ارتباطی میان آن‌ها:

بنا به نظرات صاحب‌نظران مدیریت، سازمان سیستم یا مجموعه‌ای از اجزاء مرتبط و وابسته به یک‌دیگر است به نحوی که هر گونه تغییری در هر جزء منجر به تغییر در کل می‌شود. اجزاء سیستم سازمان بخش‌هایی چون مالی، تعمیر و نگهداری، انبارها، تدارکات، تولید و غیره می‌باشد که با هم در تعاملند.

 تبادل اطلاعات بین اجزاء و واحدهای سازمان‌های پایه سیستم اطلاعاتی مناسب به شمار می‌رود. هر یک از قسمت‌های کارخانه یا مؤسسه دارای اطلاعاتی است که می‌تواند در عملکرد بخش خرید مثمر ثمر واقع گردد لذا بخش خرید نیز همانند هر سیستم دیگر محتاج به اطلاعات دقیق و به موقع است که می‌باید از کلیه قسمت‌های یک مؤسسه یا از محیط خارج از مؤسسه به این بخش برسد. اطلاعاتی که به بخش خرید می‌رسد را می‌توان به سه دسته تقسیم نمود:

الف) ـ اطلاعاتی که از بیرون ( محیط خارج ) به بخش خرید می‌رسد.

ب) ـ اطلاعاتی که از بخش خرید به قسمت‌های مؤسسه می‌رسد.

ج) ـ اطلاعاتی که از داخل مؤسسه به بخش خرید داده می‌شود.

خرید متمرکز و یا غیر متمرکز:

در سازمان‌دهی نیروهای خرید عوامل متعددی دخالت دارند. اهم این عوامل عبارتند از میزان یا ارزش کالای مورد نیاز شرکت، تعداد نیازمندی و پرسنل یا کادر موجود و مورد نیاز در تدارکات و درجه تخصص مسئولیت واحد وکارکنان تدارکات و نحوه اداره امور قسمت تدارکات و . . .

ساختار سازمانی و جایگاه تدارکات در سازمان‌های متعدد متفاوت است گاهاَ مدیر تدارکات زیر نظر مدیرعامل است و گاهی تدارکات زیر نظر یکی از اعضاء هیئت مدیره است و حتی در شرکت‌های کوچک این امر توسط خود مدیرعامل تحقق می‌یابدو این کار با همکاری متخصصین امر بازرگانی و بازاریابی و بانک و بیمه و ترخیص صورت می‌گیرد.

خرید معمولاَ به صورت متمرکز به عمل می‌آید چرا که فواید زیر از آن ناشی می‌شود:

ـ ایجاد تخصص در انجام دادن خریدها.

ـ جمع‌آوری نیازها و افزایش نیاز و حجم و بالاخره امکان دریافت تخفیف مقداری.

ـ کنترل بهتر انبارها و در نتیجه کاهش هزینه‌های انبارداری.

ـ صرفه‌جویی در نیروی کار مربوط به خریدها.

ـ صرفه‌جویی در هزینه‌های مربوط به خرید.

به دلیل مزایای فوق حتی الامکان و در صورت دور و متفرق نبودن بخش‌ها و کارخانجات متعدد نیازمند، خریدها به صورت متمرکز صورت می‌گیرد. اما دفتر مرکزی نسبت به خریدهای مشابه کارخانجات یا نیازمندان به کالا اقدام می‌نماید لذا خریدهای متمرکز در صورتی مفیدتر خواهد بود که نیازها مشابه باشد اما با این وجود در صورت پراکندگی جغرافیایی کارخانجات متعدد یک شرکت، یا غیر مشابه و یا تخصصی بودن هر قلم از نیازمندی‌ها ممکن است خریدها به صورت غیر متمرکز انجام گیرد عدم تمرکز ممکن است دربعضی موارد خلاقیت و علاقه و تخصص و آموزش را در واحدهای متفرق و یا تابعه بالا ببرد لذا گاهاًَ نیز از خریدهای متمرکز مفیدتر و مؤثرتر واقع می‌گردد

 

منابع اطلاعاتی برون سازمانی تدارکات:

واحد تدارکات یا خرید جهت دست‌یابی به منابع خرید به روش‌های متفاوتی متوسل می‌شود. اهم روش‌هایی که جهت شناسایی منابع عرضه کالا یا فروش آن وجود دارند به شرح زیر می‌باشد:

الف) ـ از طریق مراجعه به سفارت‌خانه‌های کشورهای بیگانه در داخل کشور و مشاوره با مشاورین بازرگانی آن‌ها و دریافت کاتالوگ‌ها و یالیست مواد یا قطعات و کالاهایی که نیازمندیم همچنین شرکت‌ها و مؤسساتی که عرضه کننده آن‌ها می‌باشند.

ب) ـ از طریق شرکت‌های مشابه می‌توان به منابعی دست یافت البته باید توجه داشت ارتباطی بین شرکت رقیب و شرکت تأمین کننده مواد و کالا از قبل وجود نداشته باشد.

ج) ـ از طریق سوابق موجود در شرکت و تهیه فهرست و وضعیت شرکت‌های طرف قرارداد و تأمین‌کننده نیازهای مادر قبل و مقایسه و تجزیه و تحلیل وضعیت اعتباری و توان تولیدی و موجودی آنان.

د) ـ از طریق مراجعه به اطاق بازرگانی و تهیه لیست اقلام صادراتی و صادرکنندگان طرف قرارداد خود.

ه) ـ از طریق منابع داخلی و حمایت از صنایع داخلی و بوجود آوردن و تحقق بخشیدن به اصل خود کفایی که در حال حاضر از اهمیت بسزایی برخوردار است.

فرآیند یا مراحل خرید خارجی:

در کشورهای مختلف فرآیند یا مراحل خرید و سفارشات متفاوت می‌باشد اما آن‌چه که می‌توان به عنوان شیوه‌ای کلی و عملی و تجربی متذکر شد گام‌هایی است که اهم آن‌ها به شرح زیر می‌باشد:

  • بررسی نیازمندی‌ها و برنامه‌ریزی جهت آن‌‌ها و تهیه برنامه سفارش خرید مناسب.
  • بررسی راه حل‌ها یا گزینه‌های متعدد ( بسازیم، بخریم اگر آری از چه طریقی و منابعی اجاره کنیم و . . . ).

بررسی راه حل‌های متعدد: در سازمان‌های امروزی مدیریت در پی آن است که بهترین راه حل را برگزیند و بهترین راه حل با توجه به معیارهایی چون هزینه تأمین می‌شود و زمان که گاهاً خود در جرگه هزینه به شمار می‌آید ما نیز به مثالی از بررسیگزینه‌های متعدد و انتخاب بهترین راه حل می‌پردازیم.

مؤسسات جهت تأمین نیازها می‌توانند خود سازنده باشند و مصرف‌کننده و یا نیازمندی خود را اجاره کنند و یا آن را بخرند چه از داخل و چه از خارج از کشور و شیوه‌های تأمین مالی خرید نیز متفاوت است که می‌تواند از طریق وام بانکی باشد یا از منابع خود شرکت که بررسی هزینه هر روش الزامی و ضروری است در مثال ما فرض بر این است که مؤسسه سه راه حل در پیش روی خود دارد اجاره کردن، ساختن یا خریدن.

سیاست خرید و اتخاذ قیمت:

استعلام بها بدون دریافت ضمانت تثبیت قیمت: در این روش شرکت خریدار، جهت دریافت قیمت: به فروشندگان تلکس مخابره کرده و با توجه به سوابق تجاری شرکت و با در نظر گرفتن کیفیت کالا و بعد از مذاکراتی که ممکن است از طریق تلکس، تلفن و یا حضوری انجام شود اقدام به خرید کالا می‌کند. این روش تأمین نیازها از معمول‌ترین روش‌‌های دریافت قیمت و خرید کالاست.

از طریق مناقصه آزاد: بدین ترتیب که به منظور تأمین نیاز شرکت، از طریق جراید و نشریه‌های بین‌المللی مربوطه به آن صنعت به طور آزاد از فروشندگان دعوت به شرکت در مناقصه می‌شود و کلیه شرایط از طریق روزنامه و یا مجله به اطلاع فروشنده می‌رسد و بعد از پایان مهلت کلیه پیشنهادات می‌رسد. جمع‌آوری و در حضور ذیصلاح ( بر طبق اساس نامه شرکت ) پاکت‌های رسیده گشایش شده و برنده مناقصه مورد نظر مشخص می‌شود.

مناقصه محدود: بدین ترتیب است که شرکت نیاز خود را از طریق تلکس به طور محدود به تعدادی از فروشندگانی که در اثر مرور زمان به عنوان تأمین کننده نیازمندی‌ها به این شرکت مشخص شده‌اند مخابره می‌کند و کلیه شرایط مناقصه از طریق تلکس به همه آن‌ها مخابره می‌شود و در پایان مهلت مقرر شده پاکت‌های رسیده گشایش یافته و برنده مناقصه مشخص می‌شود.

 لازم به ذکر است که در اکثر مناقصات خریدار به منظور متعهد نمودن فروشنده در یکسان نگه داشتن قیمت تا زمان نگه داشتن قیمت تا زمان گشایش اعتبار تقاضای چند درصد ضمانت‌نامه می‌‌‌کند و به این ضمانت‌نامه Bidbond یا ضمانت‌نامه تثبیت قیمت گویند.

روش تلفیقی: روش تلفیقی بدین شکل است که خریدار پس از تماس با فروشندگان و دریافت قیمت نهایی و قبل از انجام هر گونه اقدام جهت گشایش اعتبار از فروشنده تقاضا کرده تا ضمانت‌نامه‌ای به مبلغ حدود 5 درصد به عنوان Bidbond  به نفع خریدار گشایش کند چنان‌چه روش مناقصه و استعلام بها بدون ضمانت‌نامه یا دیگر روش‌ها با هم تواماً به کار روند به آن روش تلفیقی گویند.

مذاکره: مذاکره عملی است طبیعی که باید به صورت حرف‌هایی در خرید‌های مورد نیاز انجام گیرد و این عمل قسمت اعظم وقت و انرژی یک مسئول خرید را به خود مشغول می‌کند، باید با قدرت کامل نسبت به کیفیت فروشنده و عادلانه بودن قیمت صریحاً اظهار نظر شود. البته پرداخت قیمت پایین تنها بهترین خرید نخواهد بود بلکه باید سعی کرد بعد از بررسی‌های لازم در مورد کیفیت و مشخصات فنی با پرداخت پایین‌ترین قیمت نسبت به بهترین خرید اقدام شود لذا باید در خریدها به اصل قیمت و کیفیت و . . . توجه شود.

 خریدار جهت مذاکره با فروشنده باید اطلاعات کافی در مورد محیط فروشنده داشته باشد تا با به کار بردن این اطلاعات کارایی بهتری را در انجام مذاکرات بوجود آورد.

تعریف، اهداف و تکنیک‌های مذاکره و خصوصیات مذاکره‌کننده ماهر و عوامل مؤثر بر چانه‌زنی خریدار و فروشنده:

تعریف: مذاکره به معنی گفتگو بحث یا چانه‌نی جهت رسیدن به یک توافق در معاملات بازرگانی است. مذاکره یک فرآیند برنامه‌ریزی، ارزیابی، مرور و تجزیه و تحلیل است که به وسیله خریدار و فروشنده مورد استفاده قرار می‌گیرد تا به یک توافق و مصالحه قابل قبولی دست یابند این موافقیت و تفاهم شامل کلیه جنبه‌های عملیات تجاری و بازرگانی می‌شود.

 بنابراین مذاکره با جنگ و رقابتی که در آن می‌بایستی یک طرف بازنده باشد و یک نفر برنده تفاوت دارد. در مذاکرات موفقیت آمیز هر دو طرف چیزی را بدست می‌آورند. البته نه به طور مساوی بلکه طرفی که مهارت بیشتری دارد پاداش بیشتری می‌برد:

اهداف:

ـ دست‌یابی به قیمت مناسب برای جنس ( با کیفیت مناسب ) مشخص.

ـ تأکیدی است تا فروشنده ( عرضه کننده ) به موقع کارش را انجام دهد.

ـ اعمال کنترلی فوق‌العاده بر قرارداد انجام یافته.

واداشتن و ترغیب نمودن تهیه کننده به حداکثر همکاری خریدار و توسعه روابط سالم و مستمر با تهیه‌کنندگان صلاحیت‌دار قیمت منطقی و منصفانه باید به وسیله تجزیه و تحلیل هزینه یا قیمت تعیین شود.

خریداران باید توجه داشته باشند که انجام به موقع کار یا تحویل به موقع کالا بر مبنای جداول تحویلی حائز اهمیت بسیار است زیرا عدم برخورد صحیح با میزان تعهدات تهیه‌کننده و توان تأمین تعهدات آن‌ها مطمئناً تأخیراتی را در تحویل مورد قرارداد موجب می‌گردد.

یک تهیه‌کننده با دفتر بزرگ ثبت سفارشات قادر نیست سفارشات را با دقت تهیه‌کننده‌ای که با ظرفیت موجود تولید را در توان دارد جدول‌بندی یا تسزیع نماید. در خصوص مورد کنترل فوق‌العاده باید گفت که نارسائی‌هایی موجود در عمل‌کرد تهیه‌کننده می‌تواند عملیات مؤسسه خریداری کننده را مختل نماید.

کنترل‌ها بعضی مواقع د رزمین‌هایی از قبیل ظرفیت و سطح فعالیت فروشنده سطوح استعدادهای علمی، احتیاجات مربوط به آزمایش ویژه دستگاه‌ها و میزان و نوع کاری که به طور فرعی در قرارداد گنجانده می‌باشند .

در مورد نکته همکاری مستمر باید گفت که همکاری، همکاری می‌آورد. این همکاری از طریق سیاست سفارشات بیشتر در آینده به دست می‌آید اضافه بر این تهیه‌کنندگان خوب انتظار احترام، روابط کاری مطلوب از مشتریان خود دارند.

تکنیک‌های مذاکره: تکنیک‌های مذاکره ( تاکتیک‌ها ) ابزارهای کار مذاکره هستند این ابزار در دست یک فرد ماهر سلاح پر قدرت و در دست فرد متبدی دام خطرناک و احمقانه است نمونه‌های آن به شرح زیرند:

(1) سازمان‌دهی مطالب و موضوعات: کلیه مذاکرات بر موضوعات ویژه‌ای متمرکز هستند، یکی از مشکل‌ترین وظایف مذاکره تشریح کامل موضوع است که در جلسه مورد بحث قرار می‌گیرد و سپس حصول اطمینان از این‌که اطراف این موضوعات محدود است لذا سازمان‌دهی موضوع مسئله مهمی است.

(2) آشنایی با اتحادیه‌های کارگری: در مورد تکنیک‌های مذاکرات موفقیت‌آمیز مطالب زیادی را می‌توان از اتحادیه‌های کارگری آموخت، اتحادیه‌ها بر اهمیت برنامه‌ریزی کامل و جلسات مقدماتی مذاکرات تأیید می‌کنند.

(3) اطمینان یافتن از اختیارات طرف مقابل: قبل از شروع مذاکره باید خریدار کاملاً مطمئن باشد که نمایندگان فروشنده قدرت کامل قانونی برای عقد قرارداد و امضاء برای شرکت فروشنده را دارا می‌باشند. در صورت شک و تردید بایستی با مقام رسمی شرکت فروشنده مذاکره صورت گیرد.

(4) حفظ نگهداری ابتکار عمل: یک حمله کننده خوب بهترین مدافع می‌باشد خریدار باید تهیه‌کننده را در حالت دفاعی با مواجه کردن نکته‌ای بعد از نکته‌ دیگر نگه دارد و مستمراً او را در موقعیتش توجیه کند.

(5) تغییر جهت دادن و به‌کارگیری موضوع در جای مناسب: زمانی که کنترل خلق و خوی از دست فرد خارج می‌شود، مذاکره کننده با تجربه سریعاً جهت توجه‌‌اش را از موضوع دور می‌کند در چنین مواقعی یک لطیفه یا یک حکایت یا یک چای و قهوه عامل مؤثری در برطرف کردن عصبانیت می‌باشد. این موضوع بیشتر وقتی بروز می‌کند که شرکت‌کنندگان در مذاکره می‌دانند چه موقعیتی برای طرف دیگر آزاردهنده‌ترین است.

(6) ارائه سؤالات منظم شده: مذاکره کننده با ردیف کردن سؤلات و زمان‌بندی صحیح می‌تواند پیشرفت و روند مذاکره را کنترل نماید با یک سؤال محسوس او می‌تواند با توسل به زور و در عین حال حضور ذهن، به موقعیت تهیه‌کننده حمله کند و مشابه همین می‌تواند به طور مؤثر از موقعیت خود دفاع کند. تکنیک پاسخ دادن مناسب به اندازه تکنیک سؤال کردن مناسب اهمیت دارد. مذاکره کننده می‌داند چه زمانی بطور واضح پاسخ دهد و چه زمانی مبهم. پاسخ صحیح پاسخی است که یا تاکتیک‌های کوتاه مدت مذاکره کننده را تقویت کرده و به پیش برد یا به استراتژی درازمدت وی کمک نماید. مذاکره کننده موفق درک می‌کند که جلسات مذاکره کلاس درس نیست که پاسخ صحیح نمره بالاتری داشته باشد. در مذاکرات، هدف آن است که موضوعات مورد نظر فروشنده کنکاش گردد و تا جایی که ممکن است درک شود که او تا به چه حد تمایل به مانور دادن بر روی موضوعی دارد. برای این منظور پاسخ‌های دقیق بعضی مواقع پاسخ‌های غلط می‌باشند. درجه صحیح و دقت با استفاده از موقعیت‌های هر مذاکره مشخص می‌گردد.

(7) شنونده خوبی بودن: فروشنده کلاًَ از صحبت کردن لذت می‌برد، خریدار باید بگذارد آنها حرف بزنند. به هنگام حرف زدن فروشنده اغلب برای خودش امتیازاتی را مطرح می‌کند که یک خریدار هرگز نمی‌تواند آنها را از طریق مذاکره کسب کند. گوش دادن و تشخیص نیاز اساسی یک فروشنده و کلمات انتخابی او برای صحبت کردن و تن صدا و حرکت بدن می‌تواند سررشته‌های زیادی را در موقعیت مذاکرات برای خریدار به دست دهد.

(8) رعایت و ملاحظه کردن فروشنده: برای اکثر شرکت‌ها یعنی آنهایی که به دنبال روابط مناسب و مستمر و سودآور می‌باشند یک تکنیک منطقی و تؤام با ملاحظه توصیه می‌شود. ارضاء کردن روحیه و نیازهای روحی فروشنده هیچ امتیازی را در مذاکرات از خریدار نمی‌گیرد ولی باید توجه داشت که دادن امتیاز روحی زیاد به فروشنده سبب نگردد که خریدار ناخودآگاه تسلیم خواسته‌های او گردد.

(9) هرگز چیزی را کنار نگذارید (از دست ندهید): به عنوان یک استراتژی یک مذاکره کننده موفق به طور دوره‌ای می‌گذرد که فروشنده وی را به قبول یکی از پیشنهادات سوق دهد این بدین معنی نیست که مذاکره کننده چیزی را از دست می‌دهد. او هرگز چیزی را از دست نمی‌دهد بلکه همیشه انتظار دارد هر امتیازی که از طرف فروشنده ارائه شده را تلفیق نماید و در جریان تبادل نظرها مذاکره کننده موفق امتیازات کمتری را از رقیب خود که کمتر موفق بوده است کسب می‌نماید. با ادامه این جریان تبادل نظر، یک موفقیت که نزدیک به موضوعات مورد نظر طرفین است به دست می‌آید.

(10) منابع به طور مساوی تقسیم نمی‌شود: بعضی‌های مذاکره موفقیت‌آمیز را مذاکره‌ای می‌دانند که منتهی به تقسیم مساوی امتیازها گردد گرچه هر دو طرف از یک قرارداد که به طور مناسب مورد مذاکره قرار گرفته است بهره‌مند می‌شوند ولی به ندرت به طور 50 ـ 50 از آن بهره می‌برند به عنوان اصلی کلی درصد بیشتر از منابع یک قرارداد به طور طبیعی نسیب فرد ماهرتر می‌شود

خصوصیت مذاکره کننده ماهر:

ـ فرد مذاکره کننده به تنهایی از تجربیات تجاری وسیع و مهارت کافی برخوردار باشد.

ـ او اطلاعات و دانش کاری خوبی را که از کلیه عملیات تجاری کسب نموده به کار می‌گیرد. او می‌داند که چگونه ابزارهای مدیریت، حسابداری، روابط انسانی، اقتصادی و حقوق تجاری را به کار گیرد.

ـ او به نقش خود در زمان هدایت یک گروه مذاکره آگاه است و می‌داند که هماهنگ کننده یک گروه نامتجانس از متخصصین مختلف است که انتظار می‌رود موضوعات مشابه را از دیدگاه متفاوت مد نظر قرار دهند لذا او بایستی این نظریات مختلف را در جهتی هدایت کند که به هدف مذاکره متنهی شود. (او بر حسب خریدی که انجام می‌دهد، دو نقش اساسی را ایفا می‌کند اول او تنها مذاکره کننده خریدار می‌باشد دوم او در رأس یک گروه یا تیم مختصص که به نمایندگی از طرف خریدار در مذاکره شرکت می‌کنند عمل می‌کند لذا در حالت دوم مدیر مذاکره کنندگان است).

ـ او در مورد تکنیک‌های مذاکره و محصولاتی که می‌خرد مطلع است. او قادر است کنفرانس‌هایی تشکیل دهد و متخصصین را به صورت یک تیم فعال و هماهنگ به صورت یک پارچه درآورد، علاوه بر مجرب بودن و داشتن تحصیلات، مذاکره کننده موفق، در قضاوت نیز قاضی خوبی است او با ترکیب مهارت آگاهی و قضاوت، برنامه‌های استراتژیکی را بسط و توسعه می‌دهد.

عوامل مؤثر بر توان خریدار و فروشنده در مذاکره:

قدرت فروشنده در تمایل به چانه‌زنی بستگی به سه عامل عمده دارد:

  • علاقه و تمایل فروشنده برای قرارداد.
  • اطمینان فروشنده از بدست اوردن قرارداد.
  • مدت زمان موجود برای مذاکره.

هر چه نیاز یا خواسته فروشنده به یک قرارداد کمتر باشد، موفقیت چانه‌ زدن او قویت‌تر می‌شود ولی وقتی فروشنده خود را در یک رکود و سرماخوردگی عمومی یا در یک درماندگی صنعتی یا حرفه‌ای ببیند،‌ موفقیت چانه زدن او به طور قطع تضعیف می‌شود لذا خریدار باید از منابع گوناگون اطلاعات لازمه را در مشخص کردن اینکه فروشنده با چه فوریتی قرارداد را می‌خواهد بدست آورد. اگر فروشنده متوجه شود که قیمت‌های او کمتر از رقبای وی می باشد یا از نظر تکنیکی نسبت به دیگران ارجحیت دارد، یقیناً نتیجه‌گیری می‌کند که شانس او برای عقد قرارداد قریب به یقین می‌باشد. در چنین حالتی امتیاز گرفتن از او کار مشکلی است و بعضی مواقع برای خریدار تنها یک راه انتخاب وجود دارد آنهم قبول کردن شرایط تهیه کننده. اگر خریدار در چنین موقعیتی گرفتار شد می‌تواند تمدید نماید که در جستجوی منابع دیگر خواهد بود. کوتاهی زمان به طور جدی توان مذاکره خرید را کاهش می‌دهد. و برعکس توان چانه زدن فروشنده را قوی می‌کند. فروشنده از فرصت بهره برده و شرایط خودش را در آخرین دقایق که خریدار تحت فشارهای مختلف برای عقد قرارداد است به او تحمیل نماید.

قدرت چانه زدن خریدار معمولاً بستگی به سه عامل اساسی زیر دارد:

  • وسعت و میزان رقابت در بین تهیه کنندگان بالقوه.
  • کفایت تجزیه قیمت یا هزینه.
  • اطلاعات کلی دیگری که برای مذاکره لازم است.

وجود رقابت بین تهیه کنندگان موقعیت خریدار را تقویت می‌کند. رقابت همیشه زمانی که تعدادی از فروشندگان رقیب مشتاقانه تمایل به سفارش دارند، ‌شدت پیدا می‌کند لذا خریدار باید        رقابت را تشدید نماید. همچنین در زمانی که قرارداد اولیه برای قسمتی از ظرفیت تولید تهیه کننده به جای یک محصول تمام شده بسته شود تجزیه و تحلیل هزینه‌ها دارای اهمیت خاصی است، در این موقعیت مذاکره کننده، منطقی بودن پیشنهاد تهیه کننده را در میان نمی‌گذارد تا اینکه تجزیه و تحلیل دقیق برای همه هزینه‌هایی که وجود دارد، صورت گیرد. در قراردادهای جاری، تجزیه و تحلیل قیمت جهت اطمینان دادن به خریدار که قیمت عادلانه و منطقی است کفایت می‌کند. روی هم رفته مبلغ هزینه، قیمت و اطلاعات مالی بزرگ‌ترین شانس برای خریدار می‌باشد تا یک مذاکره موفقیت‌آمیز داشته باشد. در ضمن اطلاعات بیشتری که مذاکره کننده در مورد تئوری و تمرین موقعیت مذاکره فروشنده و محصولی که خریده می‌شود بدست می‌آورد موجب تقویت موقعیت مذاکره کننده می‌گردد. یک مذاکره کننده بدون اطلاعات کامل از محصولی که خریداری می‌شود (چگونگی استعمال، متدهای متناوب تولید، چه محصولی می‌تواند جانشین آن شود و نیازهای آتی کمپانی برای محصول چه می‌باشد و …) کاملاً ناتوان و علیل می‌باشد و همچنین اگر مذاکره کننده همه جزئیات پیشنهادات فروشنده را تجزیه و تحلیل و مطالعه نکرده باشد ناتوان و عاجز است. آگاهی از شرایط اقتصادی در بازار برای محصول مورد بحث نیز عامل مهم در آمادگی خریدار می‌باشد. اما مذاکرات قیمت نسبت به مذاکرات هزینه دارای حداقل سه تفاوت اساسی می‌باشد:

ـ مذاکرات قیمت به زمان مذاکره کوتاه‌تری نیاز دارد.

ـ حمایت متخصصین تکنیکی را به ندرت می‌طلبد.

ـ اطلاعات قیمت‌گذاری راحت‌تر از اطلاعات هزینه‌ای بدست می‌آید (مگر قیمت‌گذاری بر مبنای هزینه باشد).

انتشارات دولتی، انتشارات تجاری، ژورنال‌های تجاری و مشتریان رقیب منابع عالی برای اطلاعات قیمت‌گذاری هستند که خریداران از طریق آنها می‌توانند لیست قیمت‌ها، کاتالوگ‌ها و اطلاعات قیمت‌گذاری و هزینه‌های عادی قیمت را فراهم کند و لذا اطلاعات مشتریان رقیب خریدار می‌تواند دو اصل مهم را معین کند:

اول طبیعت بازار (قابل رقابت بودن یا نبودن).

دوم دامنه علاقه مشتری در این خرید مشخص می‌شود.

قراردادهای خرید و مفاد قراردادها:

تعریف: قرارداد متن توافق‌هایی است که پس از انجام مذاکره میان خریدار و فروشنده منعقد می‌شود و حدود وظایف، مسئولیت‌ها و ریسک هر یک از طرفین قرارداد را مشخص می‌کند لذا تمام وظایف و مسئولیت‌ها از طریق قرارداد مشخص می‌گردد و تا حد امکان باید گویا و روشن باشند. قرارداد زمانی تحقق می‌یابد که دو طرف قرارداد در یک معامله اتفاق نظر داشته باشند و به طور کلی زمانی که مفاد یک طرف تماماً از سوی طرف دیگر قبول شد قرارداد منعقد و معامله انجام می‌شود. گاهاً قبول یا عدم قبول بعضی از مفاد یک قرارداد به قوانین موجود در کشورهای دیگر بستگی داشته و با رعایت آن موارد قرارداد منعقد می‌شود در معاملات روزمره و کوچک معمولاً قراردادی امضاء نمی‌شود و تنها زمانی که مبلغ قرارداد قابل توجه و یا مدت قرارداد طولانی و یا شرایط خاص مدنظر باشد قراردادی منعقد می‌شود یعنی باید مشخص شود که:

الف) چه کسی مسائل و مسئولیت حمل را به عهده خواهد گرفت.

ب) چه کسی هزینه‌های بسته‌بندی را پرداخت خواهد کرد.

ج) هزینه‌های صدمات احتمالی تخلیه مجدد یا بارگیری به علت محدودیت‌های موجود بر عهده چه کسی یا کدام طرف معامله است.

در آداب و رسوم بین‌المللی هدف اصلی مفاد قرارداد و اختصارات بازرگانی مشخص کردن وظایف فروشنده است تا کالا به خریدار تحویل شود. در این رابطه دو وظیفه عمده را می‌توان در ذیل نام برد:

  • وظیفه اصلی ـ یعنی اینکه حدود مسئولیت‌ها، تعهدات در برابر هزینه و چگونگی پرداخت هزینه‌ها معین شود.
  • وظایف فرعی ـ وظایف دریافت مجوزهای صادراتی و یا وارداتی:

ـ مشخص کردن اسناد و نحوه اخذ آنها.

ـ مشخص کردن بیمه و نوع آن.

ـ وظیفه مطلع کردن طرفین قرارداد از اقدامات هر یک.

ـ روشن کردن نحوه و چگونگی بسته‌بندی کالا.

ـ وظیفه پرداخت و یا انجام بازرسی‌های لازم.

مفاد قرارداد:

مفاد قرارداد متعدد بوده و از قراردادی تا قراردادی دیگر متفاوت می‌باشد اما می‌توان گفت که یک سری مواد یا مندرجات در تمامی قراردادها لازم‌الوجود می‌باشد که اهم آنها عبارتند از:

  • مشخصات طرفیت قرارداد: ذکر دقیق مشخصات شرکت فروشنده و همچنین نام کامل فرد مسئول در مذاکرات از ضروریات هر قرارداد می‌باشد و اینکه آیا شخص مقامی مسئول در آن شرکت به حساب می‌آید و آیا در لیست سهام‌داران، مسئولان و یا مدیران است و اینکه آیا مقام او در شرکت اختیار امضاء قرارداد را به او می‌دهد یا خیر؟
  • موضوع قرارداد (Subject): در این قسمت مشخصات عمومی کالای مورد قرارداد ذکر می‌شود.
  • مدت قرارداد (Time of contract): منظور زمان شروع و ختم قرارداد است که در طی آن دوره نیز محموله‌های هر مدت در میان این دوره و زمان نسب و راه‌اندازی و آموزش و تحویل قطعات ماشین کاملاً باید روشن باشد.
  • مبلغ قرارداد (Amount of cantract): ذکر دقیق قیمت هر واحد از کالای خریداری شده جداگانه و هزینه‌های حمل و جنسی در صورتی که فروشنده موظف به انجام آن است و کل مبلغ قرارداد به حروف و عدد، به ارضی که در قرارداد قبلاً مشخص شده است و اساس پرداخت وجه (Coof یا Fob) و همچنین لازم است تا اشاره‌ای نیز به شرایط پرداخت آنهم به طور مختصر بشود.
  • مشخصات (Specification): در اینجا خصوصیاتی دقیق نظیر استانداردهای سازنده یا استانداردهای کشور سازنده یا استاندارد بین‌المللی و استاندارد ملی را باید متذکر شد و تعریف دقیق هر یک از استانداردهای فوق که در قرارداد ذکر شده برای خریدار و فروشنده باید صریحاً مفهوم باشد.
  • بسته‌بندی (Packing): در زمان انعقاد قرارداد باید بسته‌بندی دقیقاً مشخص شود بعضی از فروشندگان جهت کاهش هزینه‌ها از بسته‌بندی صحیح و دقیق خودداری می‌کنند که این موجب مشکلاتی میان طرفین است.
  • مبدأ و مقصد کالا (Origin & Destination): مبدأ کالا مبین کیفیت و قیمت کالای مورد مذاکره است و گاهاً فروشندگان بعد از انعقاد قرارداد و گشایش اعتبار جهت صرفه‌جویی و ارزان کردن کالا اقدام به اخذ قبولی جهت تغییر مبدأ می‌کنند و کشور یا محل ساخت کالا را عوض می‌کنند که در اینجا خریدار باید بصیرانه عمل کند. همچنین مقصد کالا یعنی بندر یا گمرک در کشور خریدار باید معین باشد چرا که گاهاً فروشنده ممکن است در جایی کالا را تحویل دهد یا خالی کند که ارزان‌تر است و خریدار را به دردسر بیاندازد و مجبور به حمل مجددش نماید.
  • تحویل کالا (Delivery): با توجه به زمان سفارش و Leadtime و میزان موجودی انبار و زمان لازم جهت اخذ مجوزهای ارسال کالا زمان تحویل طوری تعیین می‌ِشود که به خریدار لطمه نخورد. معمولاً برای فروشنده فرصتی جهت ساخت در نظر می‌گیرد ولی تمدید این مدت ممکن است دال بر ناتوانی او در انجام تعهدات یا دستیابی به بازارهای بهتری باشد لذا بررسی و مطالعه در خصوص تمدید مهلت جهت تحویل کالا یا موضوع نیاز خود موردیست که خریدار باید با آگاهی کامل نسبت بدان اقدام نماید.
  • حمل (Shipment): در قرارداد باید میسر حمل و اینکه با چه وسیله‌ای زمینی یا با کامیون و قطار یا از راه دریا یا به صورت هوایی یا به صورت مشترک زمینی و دریایی حمل می‌شود کاملاً معین باشد.
  • شرایط پرداخت (Terms of Pagment): شرایط پرداخت وجه کالا از طریق بانک کارگزار فروشنده باید دقیقاً مشخص باشد یعنی شرایطی که در ازای اجرای آن فروشنده می‌تواند وجه کالا را از بانک خود بگیرد. شرایط اغلب خریدهای خارجی به شرح زیر می‌باشد:

ـ ارائه فاکتور اصلی که به تأیید اتاق بازرگانی محل رسیده باشد.

ـ ارائه گواهی مبدأ که توسط اتاق بازرگانی صادر شده باشد.

ـ ارائه گواهی بازرسی که نشان‌گر مطابقت کالا با نمونه آن از لحاظ کمی و کیفی باشد.

ـ ارائه بارنامه که وجوه آن پرداخت شده باشد (در صورت خرید C&Fو CIF).

ـ ارائه لیست بسته‌بندی کامل.

ـ ارائه گواهی بهداشت در صورت بهداشتی بودن کالا.

ـ ارائه گواهی بیمه کشتی که نزد شرکت لویدز ثبت و بیمه شده باشند.

  • ضمانت‌نامه (Performance): از ضمانت‌نامه‌های عمده در معاملات بازرگانی و خرید می‌توان به دو نوع عمده آن اشاره کرد:

اول ضمانت‌نامه پیش‌پرداخت که فروشنده باید در هنگام پیشنهاد خود مبلغی معادل پنج تا ده درصد از مبلغ کل خرید را به نفع خریدار در بانک وی گشایش نماید ضمانت‌نامه پیش‌پرداخت باید مورد تأیید بانک خریدار باشد و بدون قید و شرط باشد و دارای مدت باشد و قابل تمدی باشد و هرگونه تغییر به درخواست کتبی خریدار یا بانک کارگذار خریدار انجام پذیرد و وجه ضمانت‌نامه برابر دستور کتبی خریدار و یا با ارائه اسناد حمل کاهش یابد و باید مبلغ ضمانت در ارتباط با موضوع خرید باشد نه به صورت اعتبار اسنادی جداگانه و در ضمانت‌نامه مفاد اصلی و دقیق قراردادی که فروشنده ملزم به اجرای آن خواهد بود ذکر شود.

دوم ضمانت‌نامه حسن انجام کار که به منظور اجرای تعهدات فروشنده و یا جهت تضمین در برابر ارائه کالا با کیفیت مناسب به میزانی که در قرارداد ذکر شده از او دریافت می‌شود. جهت صدور آن بانک خارجی اعتباری در بانک کشور خریدار باید به وجود بیاورد و بعد بانک کشور خریدار برای ذینفع یا فروشنده ضمانت‌نامه‌ای صادر می‌کند.

  • فروس ماژور (Forcemageure): جهت رفع اشکالات احتمالی که ممکن است در مواقع بارگیری و یا تخلیه در بندر مقصد و مبدأ پیش آید و تعیین حدود مسئولیت و اختیارات طرفین و رفع مصائب حقوقی که منجر به پرداخت مبالغ زیادی حق‌الوکاله و صرف وقت می‌شود، تعریف دقیق مسئولیت مشکلات آتی توسط طرفین الزامی است.
  • دموراژ (Demurrage): دموراژ به پرداخت هزینه کشتی که جهت تخلیه مجبور به توقف بیش از حد (یا حدی که در قرارداد معین می‌شود). باشد گویند لذا زمان بارگیری و تخلیه حد مجاز آن باید دقیقاً مشخص باشد و در صورت معطلی، مسئولیت هر طرف باید در قبال هزینه معطلی کاملاً معین باشد.
  • بازرسی (Inspection): جهت حصول اطمینان بیشتر در معاملات بازرگانی بازرسی کالا توسط مؤسسات مستقل ضروری است. در بازرسی باید به نکات زیر توجه داشت:

ـ بازرسی مشخصات کالا با مشاهده عینی.

ـ بازرسی نحوه بسته‌بندی کالاها.

ـ برابری با استاندارد ملی کشور حمل کننده و یا استاندارد بین‌المللی.

شرکت‌های مهمی چون لویدز و SGS با دریافت مبلغی بازرسی لازم را به عمل می‌آورند. اتاق بازرگانی نیز هزینه آن را بر عهده خریدار دانسته اما غالباً بر عهده فروشنده منتقل می‌نمایند.

  • حمل مجدد: حمل مجدد یا Transshipment یکی از شرایط معمول در بازرگانی است که در آن امکان حمل یک سره کالا از مبدأ به مقصد وجود ندارد و باید در میان راه تخلیه و مجدداً با وسیله نقلیه دیگر بارگیری شود اما اهم عواملی را که می‌تواند موجبات پذیرش محل مجدد توسط فروشنده و مجاز شمردن آن را فراهم نماید عبارتند از:

ـ در مواقعی که امکان حمل با یک وسیله نقلیه میسر نیست و به محل زمینی، دریایی یا هوایی متعدد نیاز است.

ـ در صورت کاهش هزینه‌های حمل، فروشنده تقاضای حمل مجدد می‌نماید.

ـ هزینه‌های اضافی در حمل مجدد به علت تخلیه و بارگیری مجدد کالا مثل هزینه‌های بارگیری انبارداری و احتمالاً حقوق و عوارض گمرکی که ممکن است حمل مجدد را با مشکلاتی مواجه نماید.

ـ در قراردادی که حمل مجدد کالا مجاز است، کالا دیرتر به خریدار می‌رسد و این موجب پایین رفتن نقدینگی شرکت و در صورت تأمین مالی خرید از طریق وام، پرداخت بهره بیشتر و در مواقعی که شرکت بدون مواد اولیه باقی بماند، موجب توقف خط تولید و زیان‌های قابل ملاحظه می‌شود.

ـ بالا رفتن درصد و هزینه‌های ضایعات، حمل و تخلیه و بارگیری مجدد در حمل مجدد شامل ضایعات و خساراتی است و هزینه‌های ضایعات ناشی از آن را افزایش می‌دهد همچنین خطراتی از قبیل آتش‌سوزی اعتصابات و تغییر در روابط سیاسی ـ اقتصادی با کشور طرف قرارداد که موجب از دست رفتن کالا می‌شود نیز باید مورد بررسی قرار گیرد و مجاز بودن یا نبودن حمل مجدد را تأمین نماید.

مندرجات (P/I):

پروفرما اینوایس سندی است که توسط فروشنده تنظیم و مهر و امضاء می‌گردد و شامل مشخصات کامل نام و نشانی فروشنده و خریدار و نوع کالا و وزن و قمیت واحد و کل آن می‌باشد و بر حسب دستورات خریدار در یک یا چند نسخه صادر می‌شود. گاهاً فاکتور بایستی توسط اتاق بازرگانی محل گواهی و امضاء شود و علاوه بر آن از فروشنده خواسته می‌شود که حصت امضاء اتاق بازرگانی محل توسط کنسولگری و یا سفارت کشور وارد کننده کالا تأیید گردد بنابر تصمیمات بانکی ایران فاکتور باید توسط اتاق بازرگانی محل گواهی شود و گواهی مبدأ جداگانه ضمیمه اسناد باشد. در خریدهای خارجی به لحاظ کسب اطمینان کامل از حسن اجرای قرارداد قبل از تنظیم پروفرما بایست نکات زیر دقیقاً بررسی شود تا مسئولیت هر یک از طرفین قرارداد کاملاً‌مشخص گردد:

  • میزان کالای خریداری شده Quamtity
  • کیفیت کالای خریداری شده (Quality)
  • مشخصات کالای خریداری شده (Specification)
  • نحوه یا شرایط پرداخت (Terms of Payment)
  • زمان و شرایط تحویل (Delivery & Shipmmt)
  • بازبینی کردن کالا (Surveillance)
  • فروس‌ماژور (Force major)
  • حکمیت (Arbitration)

قبل از تشریح مراحل بعدی خرید لازم است تا از دولتی کردن بازرگانی خارجی و نقش سازمان‌های بازرگانی خارجی ایران سخنی بیان آید تا جایگاه و اهداف و عملکرد هر کدام در این فرآیند به وضوح مشخص شود.

   

 فهرست منابع:

  • انبارداری ـ انتشارات سازمان مدیریت صنعتی
  • روش شمارش موجودی ـ مؤسسه حسابرسی سازمان صنایع ملی ایران
  • طراحی انبار ـ انتشارات جهاد دانشگاهی
  • اقتصاد بین الملل و بازرگانی خارجی ایران ـ دکتر سید محمد حسین عادلی   
  • امیر مدنی فر .حسابدار . حسابرس. (پشتیبان نرم افزار حسابداری خرید و فروش. انبار گردانی  سدنا .همکاران سیستم ) مشاور کسب وکار اینترنتی . مجری و برنامه نویس  نرم افزار های انبارداری

                                                                                                        https://Qzparadise.ir